تحظى "أنظمة إدارة التعلم" (LMSs) بشعبية كبيرة في الوقت الحالي؛ نظراً لدورها في زيادة فاعلية برامج التعلم والتطوير، ومع ذلك يشتكي بعض المستخدمين من صعوبة إدارتها والاستفادة من ميزاتها في تحسين تجارب التدريب.
10 صعوبات يواجهها مستخدمو "أنظمة إدارة التعلم"
1. ضعف اندماج المتدربين
يمكن أن تواجه صعوبة في تشجيع المتدربين على المشاركة والتفاعل خلال التجربة، وخاصة عند الانتقال من التدريبات التقليدية التي تجري على أرض الواقع إلى البيئات الافتراضية عبر الإنترنت.
يقتضي التغلب على هذه المشكلة تطبيق الخطوات الآتية:
1.1. توضيح فوائد "أنظمة إدارة التعلم"
يمكن التغلب على مشكلة ضعف اندماج الموظفين عبر إجراء حملة تسويقية ضمن المؤسسة بهدف إعلام القوى العاملة بفوائد استخدام "أنظمة إدارة التعلم" وعلى رأسها تنظيم إجراءات التدريب، وتحسين برامج تطوير المهارات.
ويمكنك على سبيل المثال أن ترسل تجارب النجاح التي حصلت ضمن المؤسسة عبر النشرات الإعلامية إلى الموظفين بهدف توضيح دور "أنظمة إدارة التعلم" في التقدم والتطوير المهني.
2.1. تحفيز المستخدمين
يُعدُّ وجود الحافز ضرورياً لتشجيع الموظفين على الاندماج، وذلك يتم عبر تقديم المكافآت عند إتمام الدورات التدريبية بهدف تحفيز الموظفين على المشاركة الفاعلة في التجربة.
حيث تستخدم بعض منصات التعلم عناصر التلعيب والتعلم الاجتماعي مثل قوائم المتصدرين، والشارات بهدف تأمين بيئة تعلم تنافسية وتعاونية في آنٍ معاً.
3.1. اختيار "نظام إدارة تعلم" يعمل على الهاتف المحمول
يُنصَح باختيار "نظام إدارة تعلم" يتيح إمكانية دراسة المحتوى عبر الإنترنت في أثناء التنقل بهدف ترسيخ ثقافة التعلم المستمر وضمان تقديم تجربة مفيدة ومريحة للمشاركين.
لهذا السبب ينبغي أن تختار "نظام إدارة تعلم" يعمل على الأجهزة المحمولة ويضمن إمكانية الوصول لمواد التدريب في الوقت والمكان الذي يناسب المشاركين.
حيث تتيح هذه المرونة للموظفين إمكانية التحرر من القيود الزمانية والمكانية التي كانت تُفرَض عليهم في بيئات التعلم التقليدية التي تتطلَّب استخدام حاسوب مكتبي.
وبالتالي، يُنصَح باختيار "نظام إدارة تعلم" سريع الاستجابة وقابل للعمل على الأجهزة المحمولة.
4.1. إعداد محتوى تفاعلي ومتنوع
يُنصَح بإعداد محتوى متنوع وممتع من أجل الحفاظ على اهتمام الموظفين واندماجهم خلال التدريب، وهذا يضمن مراعاة اختلاف أنماط التعلم من جهة، وتحسين نتائج التجربة من جهة أخرى.
ولقد أكد أحد مستخدمي منصة "ريديت" (Reddit) أنَّ الانتقال للتعلم الإلكتروني خلال جائحة "كوفيد-19" (Covid-19) تطلب التركيز على نشاطات تلطيف الأجواء، والنقاشات التفاعلية، ومحتوى الوسائط المتعددة.
يتحدث هذا المستخدم عن التجربة بقوله: "لقد استخدمنا الصور، ومقاطع الفيديو، والتسجيلات الصوتية، والعناصر التفاعلية، والاختبارات".
كما تساعد "أنظمة إدارة التعلم" المدعومة بتكنولوجيا الذكاء الاصطناعي على إعداد مواد تدريبية تراعي احتياجات المستخدمين، وهذا يتيح إمكانية تقديم تجربة ممتعة وفعالة في تحقيق النتائج المرجوة.
تُستخدَم منتديات النقاشات الجماعية من ناحية أخرى في تشجيع المتدربين على تبادل المعلومات وبناء مجتمع خاص بتجربة التعلم.
5.1. تشجيع الموظفين على تقديم التغذية الراجعة
يُنصَح بتوفير أدوات لتقديم التغذية الراجعة، وتأمين الدعم، والسماح للموظفين بالمشاركة والتفاعل المستمر بهدف الحفاظ على اهتمامهم وضمان حصولهم على الدعم الذي يحتاجون إليه خلال التجربة.
بناءً على ما سبق، عليك أن تختار "نظام إدارة تعلم" يحتوي على أدوات لتقديم التغذية الراجعة مثل استطلاعات الرأي، ومنتديات النقاش، وميزة التواصل المباشر لكي يُتاح للمتدربين إمكانية مشاركة آرائهم، وطرح الأسئلة، وطلب المساعدة.
2. إسناد المهام
تعبر هذه المهام عن المسؤوليات وأذونات وصول المستخدمين ضمن "نظام إدارة التعلم"، وهي تشمل المهام الإدارية، والتقنية، والتدريس.
وتكمن المشكلة في صعوبة تحديد الأشخاص المناسبين للقيام بهذه المهام، ويقتضي الحل تحديد المهام المرتبطة بكل وظيفة، وإسنادها إلى أشخاص أكفاء يمتلكون المهارات والمؤهلات المطلوبة لتأديتها.
هذا ويجب إجراء اجتماع لمناقشة الموضوع وإسناد المهام إلى الموظفين، مع الحرص على توضيح الحدود والمسؤوليات المطلوبة من كل واحد منهم.
فيما يأتي نموذج عن أدوار المستخدمين في منصات "أنظمة إدارة التعلم":
- المتعلم: المتعلم هو الشخص الذي يسجل في التدريب الإلكتروني ويستفيد من المواد والمحتوى الذي يقدمه "نظام إدارة التعلم".
- المدرس: يُمنَح المدرس امتيازات إضافية تسمح له بإنشاء المنتديات الافتراضية خلال الدورة التدريبية.
- المدرب: المدرب مسؤول عن قيادة الدورة التدريبية، وإدارة إجراءات التدريب، ورفع المواد، ومتابعة عمليات التسجيل، والاطلاع على التقارير، وتقييم المستخدمين، ومتابعة جداول الحضور، وإضافة التسجيلات إلى الدورات التدريبية التي تجري بقيادة مدرب.
- المدير: تقتضي وظيفة المدير متابعة نشاط أعضاء الفريق وإدارة إجراءات تجربة التعلم، وتسجيل المستخدمين في الدورات والخطط التدريبية، وبناء فِرَق خاصة به اعتماداً على ترتيبات المنصة.
- الخبير: يتميز الخبير بسعة اطلاعه وتخصصه في مجال أو موضوع محدد، وتقتضي وظيفته مساعدة المتعلمين على مراجعة المحتوى، والإجابة عن الاستفسارات، والمساهمة في تخزين معلومات المنصة.
ويضمن تفويض المهام سير العمل بسلاسة، وفرض المحاسبة، والإدارة الفاعلة "لنظام إدارة التعلم".
3. تقييم فاعلية تجربة التعلم
تواجه بعض المؤسسات صعوبة في تقييم نتائج تجربة التعلم، وهذا يمنعها من تقدير فاعلية مبادرات التدريب عند استخدام 'أنظمة إدارة التعلم".
وتهدف أدوات التقييم إلى تحديد الإجراءات التي ساهمت في تحقيق الأهداف المرجوة من التدريب والأخرى التي أعاقت فاعلية العمل.
ويمكن التغلب على هذه المشكلة عبر استخدام "نظام إدارة تعلم" يحتوي على أدوات تساعد على جمع بيانات التغذية الراجعة من المشاركين وتوفير الوقت على الفِرَق المسؤولة عن إجراء التقييم.
كما تحتوي بعض "أنظمة إدارة التعلم" على أداة لتذكير المشاركين بملء استبيانات التغذية الراجعة، وغالباً ما تكون الواجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، وهذا يزيد من عدد المجيبين على الاستبيان.
هذ وتحتوي بعض المنصات على أدوات لإصدار التقارير وعرض رسوم بيانية توضح سير العمل ضمن لوحة التحكم، وهو ما يتيح إمكانية مقارنة نتائج التعلم مع معايير الأداء العالمية.
وتتيح أدوات التعقب التي تقدمها "أنظمة إدارة التعلم" إمكانية متابعة تقدم المشاركين في الزمن الفعلي، ويمكن أن تستفيد المؤسسة من هذه البيانات في اتخاذ قرارات مدروسة بشأن برامج التدريب الحالية والمستقبلية.
4. ضمان خصوصية البيانات
تواجه معظم الشركات صعوبة في ضمان حماية بياناتها عند استخدام "أنظمة إدارة التعلم".
ويؤكد "النظام الأوروبي العام لحماية البيانات" (GDPR) على أهمية حماية البيانات والحفاظ على خصوصيتها بهدف ضمان الثقة والنزاهة.
ويفرض "النظام الأوروبي العام لحماية البيانات" توجيهات صارمة للتعامل مع البيانات الشخصية التي تجمعها وتحللها منصات "أنظمة إدارة التعلم".
فيما يأتي 4 خطوات للتغلب على مشكلة حماية البيانات:
1.4. إعلام الموظفين بمعايير "النظام الأوروبي العام لحماية البيانات"
يمكن أن تشمل هذه الإجراءات تعيين موظف مسؤول عن حماية البيانات أو استشارة خبير في الأمن الإلكتروني.
ويُنصَح من ناحية أخرى بإجراء تدريب امتثال خاص بقواعد "النظام الأوروبي العام لحماية البيانات" عبر "نظام إدارة التعلم" بهدف ترسيخ ثقافة أمن البيانات بين العاملين في الشركة.
2.4. تطبيق إجراءات أمنية مشددة لحماية البيانات
تواجه المؤسسات صعوبة في حماية بيانات المستخدمين من الثغرات الأمنية، لهذا السبب يُنصَح بتطبيق إجراءات أمنية مشددة مثل التشفير وتأمين عمليات تسجيل الدخول.
ويُنصَح بإجراء اختبارات دورية على الإجراءات المتبعة لحماية البيانات بهدف تحديد الثغرات الأمنية وتداركها.
3.4. وضع سياسات مدروسة لحفظ البيانات
يجب تحديد مدة تخزين بيانات المستخدمين ومواعيد حذفها من أجل ضمان الحفاظ على خصوصيتهم.
ويُنصَح من ناحية أخرى بوضع سياسات واضحة تتوافق مع المتطلبات القانونية لتخزين البيانات، وتقدم معلومات مفصلة عن مدة التخزين وإجراءات الحذف.
4.4. ضمان الشفافية وطلب موافقة المستخدمين
يجب إعلام المتدربين المشاركين بتفاصيل استخدامات بياناتهم وطلب إذنهم والحصول على موافقتهم قبل التصرف فيها.
وبناءً على ما سبق، يجب توضيح سياسات الخصوصية وشروط استخدام البيانات، وطلب الحصول على موافقة صريحة من المستخدمين، وخاصة عند التعامل مع البيانات الحساسة، مع الحرص على إعلام المتدربين المشاركين بالهدف من استخدام بياناتهم والتعهد باحترام حقوقهم.
تستطيع المؤسسات أن تحافظ على بيانات المستخدمين عندما تطبق إجراءات أمنية مدروسة، وتستخدم "نظام إدارة تعلم" يعطي الأولوية لأمن البيانات والامتثال لمعايير "النظام الأوروبي العام لحماية البيانات".
في الختام
تقدم "أنظمة إدارة التعلم" أدوات وميزات تساعد على تحسين تجربة التعلم وتحقيق النتائج المطلوبة من مبادرات التدريب، وقد قدم الجزء الأول من المقال 4 صعوبات يواجهها مستخدمو "أنظمة إدارة التعلم" وشرح الحلول اللازمة للتغلب عليها وضمان تحقيق أقصى فائدة ممكنة من النظام. ويبحث الجزء الثاني والأخير منه في بقية الصعوبات، فتابعوا معنا السطور الآتية.
