تقدم "أنظمة إدارة التعلم" أدوات وميزات تساعد على تحسين تجربة التعلم وتحقيق النتائج المطلوبة من مبادرات التدريب، وقد قدم الجزء الأول من المقال  4 صعوبات يواجهها مستخدمو "أنظمة إدارة التعلم" وشرح الحلول اللازمة للتغلب عليها وضمان تحقيق أقصى فائدة ممكنة من النظام، ويبحث الجزء الثاني والأخير منه في بقية الصعوبات، فتابعوا معنا السطور الآتية.

10 صعوبات يواجهها مستخدمو "أنظمة إدارة التعلم"

5. تمكين المستخدم من إجراء التعديلات التي يحتاج إليها

تضمن إمكانية التعديل استخدام "نظام إدارة تعلم" يأخذ بالحسبان أهداف الشركة واحتياجاتها التدريبية، ولكن تكمن المشكلة في صعوبة التوفيق بين المرونة وسهولة الاستخدام.

تقدم "أنظمة إدارة التعلم" مفتوحة المصدر خيارات تعديل شاملة، لكنَّها تتطلب خبرة ومعرفة واسعة بالمسائل التقنية.

بالمقابل، تقدم "أنظمة إدارة التعلم" المدفوعة عدداً أقل من خيارات التعديل لكنَّها تتميز بسهولة استخدامها.

تختلف الأهداف التدريبية واحتياجات الموظفين من مؤسسة لأخرى، وهذا يستدعي اختيار "نظام إدارة تعلم" يحتوي على أدوات تعديل تراعي المتطلبات الخاصة بكل مؤسسة.

فيما يأتي 3 خطوات للتغلب على صعوبات التخصيص:

1.5. استخدام أداة "مدير القوالب" ضمن "نظام إدارة التعلم"

تُستخدَم أداة "مدير القوالب" لإجراء التعديلات على الشعار، وتصميم صفحة تسجيل الدخول، وترتيب المحتوى الموجود ضمنها.

2.5. اختيار مستوى التعديل المناسب

يجب أن تحدد مستوى التعديل المطلوب وتختار "نظام إدارة تعلم" يحقق التوازن بين خيارات التخصيص المطلوبة وسهولة الاستخدام.

3.5. التركيز على بناء العلامة التجارية وتجربة المستخدم

يجب إجراء التعديلات التي تضمن توافق "نظام إدارة التعلم" مع العلامة التجارية للمؤسسة وتقديم تجربة سلسة للمستخدمين، وهذا يشمل تعديل العناصر الجمالية وتصميم الواجهة لكي تصبح مألوفة وجذابة للمتدربين.

تقدم "أنظمة إدارة التعلم" خيارات تخصيص تسمح للمؤسسات بإجراء التعديلات اللازمة بما يتوافق مع هوية العلامة التجارية وأهداف التدريب.

6. تأهيل الموظفين لاستخدام "أنظمة إدارة التعلم"

تهدف إجراءات التأهيل إلى تدريب الموظفين على استخدام أدوات "نظام إدارة التعلم" والاستفادة من الميزات التي يقدمها.

يمكن أن تواجه المؤسسة صعوبة في نقل إجراءات التدريب إلى "نظام إدارة التعلم" بسبب ممانعة الموظفين للتغيير وافتقارهم للمعلومات والخبرات اللازمة لاستخدام الأدوات التكنولوجية.

فيما يأتي 3 خطوات للتغلب على هذه المشكلة:

  • اختيار "نظام إدارة تعلم" يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام وتصميم بسيط يساعد المستخدمين الجدد على إتقان العمل على المنصة بسرعة.
  • تقديم برامج تدريب مفصلة تعرِّف المستخدمين إلى أدوات وميزات "نظام إدارة التعلم".
  • دعوة الجهات المعنية الرئيسة للمشاركة في المراحل الأولى من عملية تطبيق "نظام إدارة التعلم" بهدف الحصول على الدعم المطلوب والتشجيع على المشاركة الفاعلة.

تقدم بعض منصات "أنظمة إدارة التعلم" تجارب مخصصة باستخدام تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي ومسارات التعلم القابلة للتعديل، وهو ما يساهم في زيادة اندماج المتدربين وتعزيز فاعلية عمليات تأهيل المستخدمين.

يمكن الاستفادة أيضاً من المحتوى الموجود ضمن مكتبات منصات "أنظمة إدارة التعلم"، وهي تقدم أدوات مدعومة بتكنولوجيا الذكاء الاصطناعي بهدف إعداد مواد تأهيل تدرِّب الموظفين على استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، وتقديم محتوى متسق وعالي الجودة.

أنظمة إدارة التعلم

7. دعم المستخدمين

يُعد دعم المستخدمين من الإجراءات الرئيسة لإدارة "نظام إدارة التعلم"، وهو يتطلب وجود نظام متأهب للإجابة عن الاستفسارات وحل المشكلات على مدار الساعة بوصفه متاحاً للمستخدمين طوال الوقت.

يمكن أن يواجه المستخدم مشكلة تقنية أو يستعلم عن إحدى ميزات "نظام إدارة التعلم"، أو يطلب الحصول على تدريبات إضافية تساعده على استخدام الميزات المتقدمة الموجودة ضمن المنصة.

يجب أن تحرص على حل مشكلات المستخدمين وتوفير الدعم والإجابة عن استفساراتهم على مدار الساعة بهدف تقديم تجربة تعلم متسقة وسلسة لكافة المشاركين.

فيما يأتي 4 خطوات للتغلب على هذه المشكلة:

  • إنشاء نظام دعم متكامل يحل المشكلات التقنية، ويجيب عن استفسارات المستخدمين، ويقدم التدريبات التي تلزمهم.
  • تخصيص ما يكفي من الموارد لإعداد وتحديث أدلة المستخدمين وبناء فريق دعم يمتلك المؤهلات المطلوبة لتقديم المساعدة على مدار الساعة.
  • التأكد من توفر فريق الدعم على مدار الساعة لمراعاة اختلاف المناطق الزمنية بين المستخدمين.
  • تعيين خبراء متخصصين في حل المشكلات التقنية المعقدة وضمان سير تجربة المستخدم بسلاسة بالحد الأدنى من المشكلات والأخطاء.

تقدم منصات "أنظمة إدارة التعلم" مصادر تساعد المستخدمين على حل المشكلات التي تحدث في النظام على مدار الساعة، كما تحتوي هذه المنصات على مواد تدريبية شاملة وأدلة خاصة بمساعدة المستخدمين على الاستفادة من كافة الميزات الموجودة في "نظام إدارة التعلم".

8. دمج "نظام إدارة التعلم" مع الحلول الأخرى

لا بد من دمج "نظام إدارة التعلم" مع الحلول البرمجية الأخرى من أجل إنشاء تجربة رقمية مريحة وخالية من الأخطاء.

فيما يأتي مجموعة من المشكلات التي يمكن حلها عن طريق التكاملات الخارجية:

  • مشكلات التوافق: تختلف الأنظمة عن بعضها في الأدوات التكنولوجية وصيغ البيانات التي تستخدمها، ومن هنا تبرز مشكلات التضارب وعدم التوافق.
  • مخاطر أمن البيانات: يجب تطبيق تدابير أمنية مشددة لحماية البيانات من الانتهاكات المحتملة عند التكامل مع المصادر الخارجية.
  • مشكلات الأداء: يمكن أن تؤثر التكاملات في أداء "نظام إدارة التعلم"، فقد تتسبب في إبطاء عملياته أو عرقلة وظائفه.
  • التكلفة والتعقيد: يمكن أن تكون مشاريع التكامل مكلفة ومعقدة، خاصة عند التعامل مع عدة أنظمة أو الحاجة لخيارات التخصيص الشاملة.
  • الخبرة التقنية: يتطلب نجاح مشروع التكامل مستوى عالياً من الخبرة التقنية، وقد تحتاج الشركة إلى تدريب الموظفين أو تعيين طاقم عمل جديد.

فيما يأتي 5 خطوات للتغلب على هذه المشكلة:

  • استخدام أدوات تكنولوجية ونماذج بيانات موحدة للحد من المشكلات الناجمة عن عدم التوافق.
  • تطبيق إجراءات شاملة لحماية البيانات والحفاظ على سرية المعلومات الحساسة خلال عمليات التكامل مثل تسجيل الدخول الأحادي.
  • إجراء اختبار شامل لتقييم الأداء وتحديد المشكلات المحتملة واقتراح الحلول المناسبة قبل أن تؤثر في عمليات النظام.
  • استخدام واجهة برمجة تطبيقات تسمح بإجراء عملية تكامل قياسية ومنظمة.
  • استشارة الخبراء المختصين في مجال تكنولوجيا المعلومات أو التكامل من أجل الحصول على الحلول اللازمة للتعامل مع مشكلات التكامل المعقدة.

9. التعامل مع مشكلات تكنولوجيا المعلومات

يجب وضع خطط مدروسة للتعامل مع مشكلات تكنولوجيا المعلومات التي تطرأ ضمن "نظام إدارة التعلم".

تتراوح هذه المشكلات من صيانة الخوادم إلى إجراءات الأمن الإلكتروني، وهي تتطلب توفر خبرة كبيرة في المسائل التقنية.

تواجه بعض المؤسسات أيضاً صعوبة في توزيع الموارد والأدوات التكنولوجية المتاحة بطريقة لا تؤثر في وظائف "نظام إدارة التعلم".

فيما يأتي 5 خطوات للتغلب على هذه المشكلة:

  • استخدام خدمات دعم تكنولوجيا المعلومات التي يقدمها "نظام إدارة التعلم" بهدف تخفيف أعباء العمل الواقعة على فِرَق تكنولوجيا المعلومات العاملة ضمن الشركة، وهذا يشمل خدمات الاستضافة، والدعم التقني، والصيانة.
  • تدريب فريق تكنولوجيا المعلومات على متطلبات وميزات "نظام إدارة التعلم" بهدف تزويدهم بالمهارات والإمكانات التي يحتاجون إليها لإدارة النظام بفاعلية.
  • إجراء مراجعات وتقييمات دورية لمستوى الأداء بهدف تحديد المشكلات والأخطاء واتخاذ التدابير اللازمة لحلها قبل أن تتأزم وتؤثر في سير العمل.
  • تطبيق تدابير أمنية مشددة وإجراء تحديثات دورية بهدف حماية النظام من الانتهاكات المحتملة.
  • الانتقال لمنصات "أنظمة إدارة التعلم" السحابية بهدف تقليل الاعتماد على فِرَق تكنولوجيا المعلومات الداخلية وإتاحة إمكانية توسيع نطاق العمل والتدابير الأمنية.

10. التخصيص

تشمل إجراءات التخصيص ضمن "نظام إدارة التعلم" تعديل المنصة وتجارب التعلم بحسب احتياجات المستخدمين.

تكمن المشكلة هنا في صعوبة التوفيق بين الموارد البشرية والتعديلات المطلوبة على "نظام إدارة التعلم" بطريقة تضمن تحقيق أهداف المؤسسة والنتائج المرجوة من التدريب.

فيما يأتي 3 خطوات للتغلب على هذه المشكلة:

  • استخدام "نظام إدارة تعلم" يحتوي على ميزات وأدوات متقدمة لإنشاء مسارات تعلم تراعي الاحتياجات وأنماط التعلم الفردية.
  • اختيار نظام يسمح للمدربين وطاقم العمل باستخدام مصادرهم الخاصة وتحقيق أقصى فائدة ممكنة من وقتهم وجهدهم.
  • اختيار "نظام إدارة تعلم" يقدم مجموعة متنوعة من خيارات التخصيص بدءاً من تصميم الواجهة إلى دمج المحتوى وتلبية مختلف احتياجات المؤسسة.

تقدم بعض المنصات ميزة المساعد أو الكوتش الافتراضي المدعوم بتكنولوجيا الذكاء الاصطناعي بهدف إرشاد المستخدمين في أثناء تجربة التدريب وتعزيز اندماجهم مع المحتوى.

تحتوي هذه المنصات أيضاً على أدوات لتحليل نشاط المستخدم واقتراح المحتوى بناءً على اهتماماته وأنماط تعلمه.

في الختام

لقد قدَّم المقال مجموعة من أبرز التحديات التي تواجهها الشركات في التعامل مع "نظام إدارة التعلم" إضافة إلى الحلول العملية اللازمة للتغلب عليها، والنجاح في إثارة اهتمام المشاركين، وحماية البيانات، وحلِّ المشكلات التقنية في النظام.