يتطلب تقديم التدريب الإلزامي الوضوح في التواصل، ومحتوى جذاباً، وآليات تتبُّع، وتحديثات دورية لضمان الامتثال والفاعلية، ويعدُّ التدريب الإلزامي للموظفين جزءاً قياسياً من الأعمال الحديثة، فلماذا ما يزال عبئاً ومحبطاً؟ تستحضر كلمة "إلزامي" رسائل البريد الإلكتروني الصارمة المتعلقة بالمواعيد النهائية، وكشفت استطلاعات الرأي الأخيرة أنَّ الكلمة الملازمة للتدريب الإلزامي هي ممل.
يحقِّق التدريب الفُرص الآتية:
- توضيح الأهداف التنظيمية.
- تزويد المتعلمين بمعلومات جديدة.
- تجريب شيء جديد في هذه العملية.
ستكتشف أيضاً في هذا المقال أنَّ نظام إدارة التعلم هو أفضل طريقة لتوفير الهيكل الذي تحتاج إليه مع الأساليب الإبداعية لتقديم التدريب الإلزامي.
ما هو التدريب الإلزامي؟
التدريب الإلزامي هو التعلم في مكان العمل الذي يتعيَّن على الموظفين إكماله، والهدف منه تعزيز بيئة عمل آمنة والحفاظ عليها، وتطبيق أفضل الممارسات، وتحقيق الكفاءة، فلا بد من التدريب الإلزامي لمنع الفجوات في المهارات، وتقليل المخاطر، وتمكين المتعلمين من أداء وظائفهم على أحسن وجه، ويُعرف أيضاً باسم تدريب الامتثال أو التدريب القانوني كونه يتعامل مع المسائل القانونية، ومع ذلك لا يتعلق كل التدريب الإلزامي بالقانون، إذ بإمكان كل منظمة أن تقرر المواد التدريبية التي تحتاج فرقها إلى تعلمها، ففي النهاية يجب أن يتعلق التدريب بشركتك وبموظفيك وبمجال عملك.
أنواع التدريب الإلزامي
إليك بضعة أمثلة عن موضوعات التدريب الإلزامي الشائعة للفِرق الحديثة:
- التدريب على مكافحة التحرش ومكافحة التمييز.
- معايير خدمة العملاء.
- الصحة والسلامة والمخاطر في مكان العمل.
- التدريب على التنوع والشمول.
- توفير المعلومات للجميع وتضارب المصالح.
- حقوق وواجبات كل من الموظف ورب العمل.
- استخدام التكنولوجيا ومعايير أمن البيانات.
ربما أدركت عند قراءة الأمثلة أنَّ كل موضوع من هذه الموضوعات، يعدُّ أمراً هاماً جداً للعمليات التجارية، ويتطلب كل منها أسلوباً خاصاً ومبتكراً لمساعدة المتعلمين على استيعاب المعلومات.
أهمية التدريب الإلزامي
التدريب الإلزامي هام؛ لأنَّه يحسِّن ويحمي ويقوِّي كل منظمة وعملها، فعند تقديم موضوعات التدريب الإلزامية على نحو جيد واستيعابها جيداً، تزداد قوة المتعلمين والمنظمة بأكملها، ولكن دون التدريب الفعَّال المطلوب، سرعان ما تؤدي الفجوات المعرفية إلى التزامات مالية كبيرة، ويقول أحد المهنيين الماليين: "يشكِّل عدم استيعاب المتدربين معلومات الامتثال خطراً على الشركة"، فمن الهام التواصل بوضوح وإثبات العلاقة بين الدورة المطلوبة وأهداف الشركة الأكبر وقيمها، فقد ترى الإدارة ذلك بوضوح، لكن يحتاج معظم المتعلمين إلى التواصل للبقاء مندمجين، وأخيراً يجب تحديث مواد التدريب باستمرار، ومع تغير التعليمات دائماً، تحتاج فرقك إلى معلومات دقيقة في أثناء عملها، وتؤدي المراجعات والتعديلات المتكررة إلى سلامة هذا الجزء الحيوي من التعلم والتطوير.
كيفية تقديم التدريب الإلزامي باستخدام نظام إدارة التعلم
لمَّا كان التدريب الإلزامي أساس برنامج التعلم والتطوير، فعليك تقديمه بطريقة مدروسة وتتبُّعه بدقة:
- تحتاج فرقك إلى مصدر مركزي للمعرفة، فيمكنهم العثور على إجابات سريعة عن السياسات والإجراءات.
- على المسؤولين تتبُّع التقدم والإكمال للتوثق من تلبية المتطلبات.
- يحتاج المتعلمون إلى مجموعة متنوعة من الأساليب لفهم المفاهيم الجديدة.
لكل هذه الأسباب مجتمعة، يعدُّ نظام إدارة التعلم (LMS) الطريقة المثلى لتوفير التدريب الإلزامي، ويستخدم نظام إدارة التعلم (LMS) التكنولوجيا المستندة إلى السحابة للاحتفاظ بأحدث مواد التدريب على الامتثال في مكان واحد، وإنَّه في متناول جميع الموظفين ويوفر أساليب غنية بالوسائط لتقديم التدريب الإلزامي.
وفيما يأتي الخطوات الأساسية لتقديم التدريب المطلوب باستخدام نظام إدارة التعلم (LMS):
1. إنشاء المواد التدريبية
أولاً حدِّد سياسات الشركة أو المسائل القانونية التي يحتاج فريقك إلى إتقانها، واجمَعْ كل المواد ذات الصلة وأضفها إلى الدورات التدريبية في نظام إدارة التعلم (LMS)، واحرص على استخدام مجموعة متنوعة من الوسائط لتناسب جميع أنواع المتعلمين.
2. بناء مسارات التعلم
تابِعْ التقدم في المواد بإجراء تقييمات في مراحل معيَّنة، وخطِّط لتسلسل التدريب الإلزامي من اليوم الأول في الشركة، مع مراعاة تقديم شهادات جديدة وإعادة التقييمات.
3. تعيين المتعلمين وإخطارهم
عيِّن المتعلمين في الدورات التدريبية، وحدِّد المواعيد النهائية بسهولة إلى جانب إشعارات التذكير في أكثر التطبيقات التي يستخدمونها، مثل سلاك (Slack) وغوغل كاليندر (Google Calendar).
4. تتبُّع بيانات المتعلمين وتحليلها
استفِدْ من أدوات إعداد التقارير التفصيلية في نظام إدارة التعلم (LMS)، وتتبع تقدُّم المتعلمين في الدورات التدريبية، فالبيانات الدقيقة عن إكمال الدورة التدريبية هامة جداً للتدريب على الامتثال، ويوفِّر نظام إدارة التعلم (LMS) مساراً رقمياً لإثبات تلبية الموظفين للمتطلبات، وتساعدك التغذية الراجعة المستمرة من المتعلمين أيضاً على تعديل وحدات التدريب وتحسينها بمرور الوقت.
الفوائد الرئيسة لنظام إدارة التعلم للتدريب الإلزامي
هل ما زلت تتساءل كيف يضيف نظام إدارة التعلم (LMS) قيمة إلى التدريب؟ إليك 5 فوائد:
1. دعم التعلم المصغَّر
في النهاية، أنت تبحث عن أكبر تأثير من التدريب الإلزامي، فيستوعب المتعلمون المفاهيم وتصبح جزءاً من عملهم اليومي، فالتعلم المصغر هو طريقة مجرَّبة للتغلب على الملل وعدم الاندماج الذي يحدث في جلسات التدريب الطويلة، ويتيح لك نظام إدارة التعلم (LMS) تقسيم المعلومات إلى وحدات أقصر تحتوي على هدف أو هدفين تدريبيين، ويساعد ذلك المتعلمين على ضبط سرعة تعلمهم واستيعاب مزيد من التدريبات المتعلقة بالصحة والسلامة أو التدريب القانوني أو أي تدريب آخر.
2. توفير تجربة الوسائط المتعددة
ليس بالضرورة أن يكون التدريب الإلزامي مملَّاً، وباستخدام نظام إدارة التعلم (LMS)، يمكنك إضافة مقاطع الفيديو والصور إلى وحدات التدريب، وإجراء جلسات تدريب من خلال تطبيق زووم (Zoom)، وغير ذلك لاستيعاب المعلومات الجديدة.
3. التقييم
يتيح لك نظام إدارة التعلم (LMS) إجراء التقييمات في بداية الوحدات أو وسطها أو نهايتها، قد تكون التقييمات على شكل اختبارات وإجابات طويلة والرد من خلال الفيديو وغير ذلك؛ لذا حدِّدْ التقييم الناجح للدورات التدريبية المختلفة، وما يجب على المتعلم إظهاره لإثبات فهمه، فمثلاً تتطلب دورة تدريبية في مجال الصحة والسلامة إجابات قاطعة وقصيرة تناسب الاختبار، ولكن قد يتطلب التدريب على مكافحة التحرش ومكافحة التمييز مناقشات جماعية أو إجابات طويلة لإظهار الإتقان.
4. إعداد تقارير مفصَّلة
يتمتَّع نظام إدارة التعلم (LMS) بأدوات قوية لجمع البيانات المتعلقة بكيفية تقدم المتعلمين في وحدات التدريب، ويُظهر لك التقدُّم في الوقت الحقيقي حتى تتمكن من تقييم المتعلمين دورياً، كما أنَّه يساعدك على ملاحظة المتعلمين المتخلفين في مسارات التعلم ودعمهم، وإليك بضع أسئلة عليك طرحها في أثناء تقييم البيانات التي تجمعها:
- كم من الوقت استغرق المتعلمون لإكمال الدورة؟ (يدل كل من الوقت القصير والوقت الطويل على أنَّ شيئاً ما يحتاج إلى تعديل).
- كم عدد المحاولات التي أجراها المتعلمون للحصول على درجة النجاح في التقييم؟
- متى ينضم المتعلمون إلى هذه الدورة بعد بدايتها؟ (قد يكون الانضمام إليها قبيل نهايتها علامة على الخوف من التدريب).
5. التعلم المدمج
يمزج التعلم المدمج بين التدريب من خلال الإنترنت والتدريب الشخصي أو التفاعلي لتحقيق أكبر تأثير ممكن، ويسهِّل تكامل نظام إدارة التعلم مع تطبيقات مثل "زووم" الأمر كثيراً، ويساعد التفاعل الجماعي على استيعاب المفاهيم من وحدات التعلم، ويوفِّر مساحة للأسئلة والمتعة بصورة أفضل من التعلم الإلكتروني الفردي.
