تهدف برامج التدريب إلى مساعدة الموظفين على اكتساب المهارات التي يحتاجون إليها لتحقيق التقدم المهني، وتجري هذه البرامج وفق خطة زمنية محددة وتعتمد اعتماداً أساسياً على مستوى الكفاءات والمهارات الموجودة في المؤسسة، وتختلف برامج تدريب الموظفين من مؤسسة إلى أخرى وتعتمد اعتماداً أساسياً على المهارات المطلوبة لتنفيذ المهام وتحقيق الأهداف الموضوعة.
أهداف برامج التدريب
توجِّه برامج التدريب الموظفين وتنمِّي مهاراتهم وتحقِّق التقدُّم المهني وتزيد معدَّل استبقاء العمالة، فيتمسَّك الموظف بالشركة عندما تتيح له فرصة التعلم والتطور وتحقيق التقدم المهني.
مكونات برامج التدريب
تُستخدَم ورشات العمل، والندوات الافتراضية، وتيسير المجموعات، والمحاضرات الرئيسة في برامج التدريب والفعاليات، ويمكن دمج هذه الأدوات من أجل زيادة التنوع في برامج التدريب التي تجري ضمن المؤسسة، وفيما يأتي توصيف عام لكل واحدة من هذه الأدوات:
1. ورشات العمل
تتراوح مدة ورشات العمل من عدة ساعات إلى بضعة أيام، وهي تجري على أرض الواقع وتعتمد اعتماداً أساسياً على التفاعل بين الموظفين، وتضمُّ بالعادة قرابة 20-50 مشارك، وتزوِّد ورشات العمل الموظفين بالمعلومات التي يحتاجون إليها في بيئة تفاعلية.
2. تيسير المجموعات
تستمر جلسات التيسير من عدة ساعات إلى بضعة أيام، وهي تجري على أرض الواقع، وتعتمد اعتماداً أساسياً على التفاعل بين الموظفين، وتضم قرابة 20-50 مشارك، وتهدف هذه الجلسات إلى اتفاق مجموعة من المشاركين على قرارات أو إجراءات معيَّنة.
3. المحاضرات الرئيسة
تتراوح مدة المحاضرة من 45 إلى 60 دقيقة، وهي لا تتطلب الكثير من التفاعل، وتضم قرابة 50-2000 مشارك وتجري على أرض الواقع، وتهدف هذه المحاضرات إلى مشاركة المعارف والمعلومات مع جمهور كبير.
4. الندوات الافتراضية
تتراوح مدة الندوات الافتراضية من 60 إلى 120 دقيقة، وهي تجري من خلال الإنترنت باستخدام أدوات الاتصال المرئي أو الصوتي، وتضمُّ قرابة 10-1000 مشارك وفق المنصة المستخدمة، وتجري هذه الندوات وفق مستويات مختلفة من التفاعل وفق الحاجة، وهي تُلقِّن المعلومات لجمهور بعيد جغرافياً، وعلى فرض أنك مُكلَّف بإعداد برنامج تدريب يُنمِّي مهارات الكوتشينغ، ويمتلك الموظفون المشاركون فكرة وافية عن أساسيات الكوتشينغ ويطبقون مبادئه ومهاراته باستمرار في العمل، يمكنك في مثل هذه الحالة أن تجري جلسة مطوَّلة مع فريق الموارد البشرية للتوفيق بين أهداف البرنامج ورسالة المؤسسة ورؤيتها المستقبلية.
ويُعدُّ بعد ذلك برنامج تدريب يتألف من محاضرة موجَّهة لكافة الموظفين من أجل شرح المحاور والمفاهيم الرئيسة في الكوتشينغ، ويُجزَّئ بعد ذلك الموظفين إلى مجموعات تتألف من 50 مشارك على الأكثر بغية إجراء ورشة عمل عن تقنيات وأساليب الكوتشينغ، وتقتضي المرحلة التالية ترتيب ندوات افتراضية لمساعدة الموظفين على ترسيخ المعلومات والمهارات التي اكتسبوها خلال ورشات العمل.
برامج التطوير القيادي والإداري
تجري برامج التطوير القيادي والإداري بشكل مشابه للمثال المذكور آنفاً، ويكمن الاختلاف في خصوصية الجمهور المستهدف والموضوعات والمهارات التي يحتاج إليها المشارك ليصبح قائداً أو مديراً ناجحاً، كما يبقى المشاركون مع بعضهم طوال فترة البرنامج ضمن ورشات العمل والندوات الافتراضية، وتتضمَّن هذه البرامج تمريناً نهائياً يتطلب تقسيم المشاركين إلى مجموعات جزئية تعمل كل واحدة منها على ابتكار حل مناسب لمشكلات الشركة باستخدام المهارات المكتسبة.
تحديد البرنامج المناسب لاحتياجات الشركة
تقتضي الخطوة الأولى تحديد احتياجات الموظفين، وأهداف المؤسسة ورسالتها، والكفاءات المطلوبة لتحقيق النجاح المهني، فالكفاءات هي عبارة عن المعارف والمهارات والقدرات اللازمة لتحقيق النجاح في وظيفة أو منصب معيَّن، ويمكن تصنيفها في 3 مجموعات، وهي الكفاءات التقنية والتأسيسية والقيادية، وتحدَّد السلوكات والأفعال التي تدل على الاستخدام الأمثل والفعَّال للكفاءة، وثمَّة مقاييس كفاءة تساعد الموظف على تقييم سلوكاته الحالية وتحديد التحسينات اللازمة لتحقيق التقدم المهني المطلوب.
وتشمل هذه الكفاءات حل المشكلات وإدارة النزاعات والمهارات التقنية، والشفافية، وثمَّة كفاءات مشتركة بين جميع الموظفين، في حين يقتصر بعضها على وظائف ومناصب محددة، ولا يحتاج المدير التنفيذي لشركة كبرى مثلاً لامتلاك مهارات تقنية معيَّنة، كما لا يتطلب العمل في فِرَق البرمجة تنمية مهارات الإقناع والترغيب التي يحتاج إليها موظفو المبيعات.
وتقتضي الخطوة التالية تحديد 5 مستويات لإتقان الكفاءة، ففي حالة مهارات حل المشكلات مثلاً، يمكن أن يشمل المستوى الأول "طرح الأسئلة والبحث عن المعلومات اللازمة لتقصي مؤشرات وأسباب المشكلات اليومية"، في حين يقتضي المستوى الخامس "القدرة على تحليل الوضع وتوقع المشكلات والمخاطر المرتبطة بها بموضوعية، واستخدام منهجيات عمل رسمية لتوقع التوجهات والتغيرات المقبلة وتحديد استراتيجيات مبتكرة للتعامل مع تداعيات الخيارات والقرارات المتَّخذة، والحصول على موافقة القادة لتطبيق الحلول المقترحة للمشكلات المعقَّدة في المؤسسة".
وفيما يأتي 5 خطوات إضافية بعد تحديد الكفاءات ومستويات الإتقان:
- تحديد الكفاءات ودرجة الإتقان المطلوبة في المنصب الوظيفي.
- إجراء تقييمات دورية لكفاءات الموظف باستخدام منهجيات موحدة، التقييمات ضرورية لمساعدة القائد على تحديد الكفاءات التي يجب التركيز عليها في التدريبات المقبلة.
- تحديد الكفاءات المناسبة لمجموعة المتدرِّبين.
- إعداد برنامج التدريب بناءً على هذه الكفاءات.
- متابعة التقدُّم باستخدام إجراءات المساءلة في برامج التطوير القيادي.
تضمن هذه الإجراءات نجاح برنامج التدريب، ويجب عليك أن تقوم بالأعمال التأسيسية اللازمة لإعداد برنامج تدريب فعال يُطوِّر الموظفين.
تقييم الحاجة للاستعانة بمزوِّد خدمات خارجي
يجب أن تتحقق من توفر المواهب والموارد اللازمة لتطبيق الخطوات آنفة الذكر ضمن المؤسسة، ويمكنك أن تُعِدَّ بعد ذلك الخطة وتُخصِّص الموارد اللازمة لتطبيق برنامج التدريب بالاعتماد على الخبراء الموجودين في المؤسسة، ويُستعان بمزود خدمات خارجي عندما لا تسمح إمكانيات الشركة بإعداد وتطبيق برامج التدريب.
تحديد بيئة برامج التدريب
يعتمد اختيار الطريقة المناسبة على نوع البرنامج والمهارات التي يركز عليها، وتناسب برامج التدريب على أرض الواقع المهارات التي تتطلب التعاون والعمل المشترك مع بقية الموظفين مثل الكوتشينغ، وتقديم التغذية الراجعة، والمحادثات الحاسمة، ويمكن إجراء الجلسات الجماعية التي تضم عدد قليل من الموظفين من خلال الإنترنت من أجل توفير نفقات المواصلات.
حساب العائد على الاستثمار في برامج تدريب الموظفين
تزداد إنتاجية الموظف عندما يتلقَّى التدريبات التي تنمِّي مهاراته، وتفيد "جمعية تنمية المواهب" (ATD) بأنَّ الاستثمار في تدريب الموظفين يزيد مدخول الشركة بقرابة 218% لكل موظف، ولا يمكن أن يجبر المدير موظفيه على تنمية مهاراتهم؛ بل يجب أن يكون الموظف مندفعاً من تلقاء نفسه للتعلم والتطور، ولكن بوسع المدير أن يؤمِّن بيئة داعمة تساعد الموظفين على التعلم عن طريق تطبيق مجموعة من الخطوات.
تقتضي الخطوة الأولى تقييم طاقم العمل وجمع البيانات الخاصة بالمهارات والكفاءات المتوفرة في الشركة من خلال استخدام أدوات التقييم المتاحة، مثل تقنية "360 درجة" (360-degree)، ويقدِّم هذا التقييم مجموعتين من البيانات، الإمكانيات والمواهب المتوفرة، والجوانب التي تحتاج للتحسين، ويتيح هذا التقييم للمدير إمكانية تحقيق أقصى فائدة ممكنة من إمكانيات ومواهب القوى العاملة، كما أنَّه يُحدِّد المهارات التي تنقص العاملين ويُعِدُّ الاستراتيجيات اللازمة لتنميتها وتحسين أداء الفريق.
وتقتضي الخطوة التالية فهم آلية تعلم الفرد البالغ، ويُعدُّ "نموذج 70/20/10" (70/20/10 model) وسيلة فعالة لتنمية مهارات ومواهب القوى العاملة، وتحسين ترابط الفريق وأدائه، بغية زيادة إيرادات الشركة في نهاية المطاف.
تعريف "نموذج 70/20/10"
يوجد 3 أنواع لاستراتيجيات التعلم:
- التربية.
- تعليم البالغين.
- التعلم الذاتي.
ويعبِّر مصطلح "التربية" عن عملية تلقين المعلومات من مصدر واحد هو المعلِّم، ويتلقَّى الفرد البالغ المعارف والمعلومات وفق النوع الثاني من معلمه وزملائه، في حين يقتضي النوع الثالث التعلم من مجموعة متنوعة من المصادر داخل وخارج بيئة التعلم، وهو يتطلب من الموظف أن يعتمد على نفسه في تحديد الأهداف والنتائج المتوقعة بناءً على تجاربه.
ويشمل "نموذج 70/20/10" كافة أنواع استراتيجيات التعلم، ويقدِّم "نموذج 70/20/10" طريقة تُكسِب الفرد المعارف الجديدة دون أن يضطر لإنفاق الكثير من المال، ويؤكد النموذج أنَّ برامج التدريب المثالية تجمع ما بين الأنواع آنفة الذكر، بمعنى أنَّك يجب أن تخصِّص 10% من وقتك في تلقِّي المعلومات من المدرِّب في بيئة تدريب رسمية، و20% منه في التعلم من الآخرين أو ما يُطلَق عليه اسم التعلم الاجتماعي، و70% في التعلم من التجريب والتطبيق.
إجراءات العمل مع مزودي الخدمات التدريبية
فيما يأتي 3 خطوات أساسية عند العمل مع مزودي الخدمات التدريبية:
- إجراء عدة محادثات مع قسم التنسيق في الشركة، حتى يتسنَّى لمزود الخدمات أن يستعلم عن الأهداف والاحتياجات التدريبية، ويكوِّن فكرة شاملة عن ثقافة الشركة.
- إجراء ما لا يزيد عن 3 اجتماعات مع صاحب المصلحة أو ممثل المؤسسة حتى يتسنَّى لمزود الخدمات أن يستعلم عن الأهداف والاحتياجات التدريبية، ويكوِّن فكرة شاملة عن ثقافة المؤسسة.
- إجراء اجتماع لمناقشة تحضيرات المواد ومستلزمات تطبيق البرنامج، مثل معدَّات العروض التقديمية.
الخدمات التي تقدِّمها شركات التدريب الخارجية
1. الكوتشينغ
تقدِّم شركات التدريب برامج وورشات عمل تشمل الموضوعات التالية:
- كوتشينغ النجاح الإداري.
- الكوتشينغ المهني.
- مهارات الكوتشينغ لتحفيز أعضاء الفريق على تحسين أدائهم.
2. التواصل
- المحادثات الحاسمة.
- مهارات الإصغاء.
- تقديم التغذية الراجعة.
- مهارات العرض والتقديم.
- مهارات التيسير.
3. التنوع والشمولية
- اكتشاف ممارسات التحيز.
- إدارة التنوع وتحسين الأداء.
- مراعاة مختلف الفئات العمرية في المؤسسة.
4. إدارة الموارد البشرية
- الإشراف على استراتيجيات إدارة الموارد البشرية.
- تحليل بيانات القوى العاملة.
5. القيادة
- قيادة القوى العاملة عن طريق التأثير والترغيب.
- التركيز على تطوير الموظفين وزيادة فعالية العمل.
- تنمية مهارات القيادة الخاصة بالمشرفين.
- إدارة التناقضات في المؤسسة.
- قيادة المؤسسة بناءً على قيمها.
- تمكين النساء ودعمهنَّ لبلوغ المناصب القيادية.
- تأهيل العاملين لشغل المناصب القيادية في المستقبل.
- حل المشكلات.
- تسوية النزاعات.
6. خدمات متنوعة
- التفويض.
- الذكاء العاطفي.
- إدارة الطاقة وتخفيف التوتر.
- المنتورينغ.
- إدارة التغييرات.
- إعطاء الأولوية للنجاح.
- إعداد الفِرَق المستقبلية.
مدة إعداد برامج التدريب
يستغرق إعداد برامج التدريب وسطياً قرابة الشهرين، وتُحدَّد في هذه الفترة الأهداف، والفئات المستهدفة، ويُعَدُّ المنهج، وتُجرى عمليات التواصل، وتصمَّم كل واحدة من ورشات العمل، والندوات الافتراضية، وغيرها من الأدوات، ويجب تجنب إجراء برامج التدريب في أوقات الضغوطات ومواسم العمل وفترات الجرد السنوية، وينجح البرنامج عندما يكون الموظف حاضر الذهن ومرتاح البال بعيداً عن ضغوطات العمل.
التحقق من اختيار مزوِّد الخدمات المناسب
يتطلَّب إعداد برامج التدريب والتطوير مهارات خاصة مثل "تصميم النظم التعليمية" (ISD)، لهذا السبب عليك أن تستعلم عن تاريخ الشركة في إعداد النظم التعليمية، ويجب أن تطلب من جهة أخرى التواصل مع العملاء السابقين، والاطلاع على أمثلة عملية توضح آلية تحقيق النجاح ومعايير تقييم النتائج.
تقييم نتائج البرنامج
تهدف برامج التدريب إلى مساعدة الموظفين على اكتساب مهارات وسلوكات جديدة، ويمكن تقييم النتائج باستخدام المقاييس التالية:
- معدلات الغياب.
- تكاليف تعيين الموظفين الجدد.
- المدة الزمنية اللازمة لملء الشاغر الوظيفي.
- تكاليف دوران العمالة.
- نسبة الشواغر في الشركة.
- العائد على الاستثمار في رأس المال البشري.
- العائد على الاستثمار في التدريب.
