مهما كان الموقف الذي تمر به، من المفيد تحليل وضعك الحالي، والوضع الذي تود الوصول إليه، وخطتك لتحقيق ذلك. على سبيل المثال، إذا انخفض العائد على الاستثمار في شركتك لربعين متتاليين من العام، فعليك تحليل أسباب ذلك للتوصل إلى حل، وليس الانزعاج دون البحث في الأمر. مع ازدياد الطلب على التدريب في جميع أقسام الشركات، وتركيز قسم التعلم والتطوير (L&D) على مواءمة التدريب مع الأهداف التنظيمية الاستراتيجية، تساعد عملية تحليل احتياجات التدريب الشاملة الفريق على اختيار برامج التدريب المناسبة وتنمية المهارات التي لها التأثير الأكبر في الأعمال.
يتيح تحليل احتياجات التدريب تحديد النقص في المهارات ومعالجتها، لإنشاء مبادرات تدريب جديدة تعوّض ذلك النقص. يضمن التحليل الأمثل لاحتياجات التدريب أن تكون مبادرات التدريب الجديدة متوافقة تماماً مع أهداف الشركة وتسهم في نجاحها.
ما هو تحليل احتياجات التدريب؟
تحليل احتياجات التدريب هو العملية التي تعتمدها الشركة لتحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى نوع من أنواع التدريب في وقت معين، بحيث يتم تعويض أي نقص في التدريب ليتمكن الجميع من أداء عملهم بفاعلية. هناك عدة عوامل مهمة مرتبطة بتحليل احتياجات التدريب:
1. العملية
تحليل احتياجات التدريب هو عبارة عن "عملية" يمكن استخدامها لتقييم احتياجات المنظمة بأكملها في وقت معين عند إجرائها بفاعلية.
2. الأشخاص الذين يحتاجون التدريب
يسهم تحليل احتياجات التدريب في تقييم احتياجات الشركة بأكملها، وليس فقط احتياجات الموظفين الجدد الذين عليهم فَهم الثقافة التنظيمية ومنصبهم في الشركة؛ فهناك الموظفون القدماء الذين تتغير وظائفهم بسبب التكنولوجيا، أو أولئك الذين تتغير مناصبهم، حيث يجب إعدادهم جميعاً لمواكبة هذه التغييرات.
3. أنواع التدريب
نظراً لأنَّ تحليل احتياجات التدريب شامل، فإنَّه يؤدي دوراً هاماً في مساعدة أفراد الفريق على أداء وظائفهم بأكبر قدر ممكن من الفاعلية إلى جانب تحقيق التقدم والنمو.
4. وقت إجراء التدريب
يعتمد الوقت الذي يمكن أو ينبغي فيه إجراء تحليل احتياجات التدريب على نوع التحليل الذي يناسب الحالة. قد تحتاج المؤسسة إلى تحليل شامل للمنظمة بأكملها، أو قد تكون مهتمة بتحليل الاحتياجات التدريبية لوظائف العمل أو أسباب ضعف أداء الفريق، أو تحليل طلبات التدريب الواردة من الموظفين في جميع أنحاء الشركة. يؤثر نوع التحليل المطلوب إذاً على توقيت إجرائه.
5. سبب إجراء التحليل
التدريب مكلف بالطبع، سواء مالياً أم من حيث الساعات التي سيقضيها الموظفون خارج عملهم. لذا، من المهم وجود نظام لضمان توافق التدريب مع احتياجات الشركة. يضمن تحليل احتياجات التدريب أن تكون برامج التدريب متوافقة مع أهداف الشركة، وتحقّق تلك الأهداف.
كيفية إجراء تحليل احتياجات التدريب
تتباين الآراء حول أفضل التقنيات والأدوات المستخدمة لإجراء التحليل؛ حيث يوصي البعض باستخدام نماذج تقييم احتياجات التدريب التي تشمل المؤسسة بأكملها وتشرح العملية بتفاصيل دقيقة. قد تبدو بعض هذه النماذج مربكة، لكنَّها توفر إطاراً واضحاً يساعد على تنفيذ العملية.
أمّا البعض الآخر، فيقترحون استخدام قالب تحليل احتياجات التدريب بوصفه أداة مفيدة لتصوّر العملية، كما توفر القوالب الفرصة لفريق التدريب لتسجيل التقدم المحرز في تحليلهم. وهناك مَن يلخصون نهجهم في تقييم احتياجات التدريب في 3 أو 4 خطوات بسيطة مكتوبة بوضوح.
الفكرة هنا إذاً هي أنَّ تحليل احتياجات التدريب الفعّال يختلف إلى حد كبير من شركة إلى أخرى، ولا يوجد نموذج أو نهج معين يناسب الجميع. يجب أن يكون الهدف هو استخدام النهج الذي يلبّي احتياجات المؤسسة مع مراعاة اتباع المبادئ التوجيهية لأفضل الممارسات التي أثبتت جدواها.
على الرغم من أنَّ الخبراء يختلفون حول التقنيات والأدوات المناسبة لإجراء التحليل، إلا أنَّهم يتفقون عموماً على أنَّ التقييم الفعال لاحتياجات التدريب يتطلب طرح الأسئلة المناسبة والمتابعة إلى أن تجد الإجابات. وبغض النظر عن النهج الذي تختاره، أو الأدوات التي تستخدمها، فسيفيدك طرح بعض الأسئلة المهمة المتعلقة بتحليل احتياجات التدريب. ابحث عن إجابات عنها، وستفهم احتياجات الشركة.
أسئلة الهامة لتحديد احتياجات التدريب
1. ما هي أهداف الشركة من إجراء تحليل احتياجات التعلم؟
سواءً كنت تركز على أهداف التعلم والتطوير قصيرة الأمد، أم تقيِّم قسماً معيناً أو الشركة بأكملها، أم دفعتك مشكلة شائكة في إحدى العمليات إلى إجراء التحليل، حدد هدفك منه بدقة لتعرف نوع تحليل احتياجات التدريب الذي يناسب وضعك. إليك في ما يلي 4 أنواع شائعة من تحليل احتياجات التدريب:
1.1. التحليل التنظيمي
هذا تحليل يُجرى على مستوى الشركة، ويعتمد على تاريخها بالإضافة إلى أهدافها واستراتيجياتها.
2.1. تحليل المهام
يركز هذا النوع من تحليل احتياجات التدريب على المهام المحددة التي يؤديها الموظفون؛ فالهدف منه هو توضيح الواجبات في منصب معين. كما يمكن التحقق عبر تحليل المهام من أنَّ أي تدريب يتلقاه الموظفون سيكون مرتبطاً بوظائفهم ويعزز مهاراتهم.
3.1. تحليل الموظفين
يركز هذا التحليل على الموظفين، والتأكد من أنَّهم يعرفون كيفية أداء جميع المهام المطلوبة منهم بكفاءة، وأنَّهم أتقنوا المهارات التي يحتاجون إليها، وما إذا كانوا يحتاجون إلى تحسينها، إلى جانب تحديد مستوى معلوماتهم أو إتقانهم للمهارات التي يمتلكونها حالياً.
4.1. تحليل التكلفة والمنفعة
قد تربط تحليل التكلفة والمنفعة بمجالات مثل المحاسبة أو التمويل، ولكنَّ العائد على الاستثمار وتحليل التكلفة والمنفعة أصبحا جزءاً لا يتجزأ من أنشطة التعلم والتطوير. يمكن تقييم فاعلية التدريب عبر حساب العائد على الاستثمار الذي يسهم به في الشركة. يساعد هذا الأسلوب في التأكد من أنَّ العائد على الاستثمار الخاص بالتدريب إيجابي؛ أي أنَّ القيمة التي يعود بها التدريب على الموظفين (وبالتالي الشركة) أكبر من التكلفة المطلوبة لتقديمه. وبطبيعة الحال، يؤدي هذا دوراً رئيساً في تحديد مبادرات التدريب التي يجب الاستمرار في تقديمها، وتلك التي يجب إيقافها.
2. كيف يساعد تحليل احتياجات التدريب الموظفين على تحقيق تلك الأهداف بفاعلية؟
أساس تقييم احتياجات التدريب هو اكتشاف معرفة الموظفين ومهاراتهم، أما الخطوة التالية فهي استخدام تلك المعلومات لإنشاء مبادرات التدريب التي تساعد الموظفين على تحقيق أهداف الشركة.
يتم تكليف فِرق التعلم والتطوير بإنشاء الدورات التدريبية ومسارات التعلم التي تطور الموظفين وتعزز مهاراتهم. صحيح أنَّ اكتشاف احتياجات التدريب خطوة مهمة، ولكنَّها ليست سوى الخطوة الأولى، والأهم من ذلك هو مساعدة الموظفين على تحقيق التقدم.
إليك الأسئلة المهمة التالية:
- ما هي المهارات التي يحتاجها كل موظف لتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة؟
- أي من هذه المهارات تتطلب التدريب؟
- هل هناك أي صعوبات يمكن حلها بصورة أفضل عبر توفير أدوات أو معدات حديثة بدلاً من إنشاء برنامج تدريب؟
يجب الإجابة عن هذه الأسئلة لتحديد الفجوات بين الأداء الأمثل والأداء الحالي للموظفين.
في الختام
تحدثنا في الجزء الأول من مقالتنا هذه عن تعريف تحليل احتياجات التدريب وبعض الأسئلة المهمة لتحديد احتياجات التدريب في الشركات، وسنكمل الحديث في الجزء الثاني والأخير منها عن أسئلة أخرى، إلى جانب فوائد إجراء تحليل شامل لاحتياجات التدريب، وصعوبات إجرائه.
