الفريق هو مجموعة من الأشخاص الذين يعملون لتحقيق هدف مشترك، ودون الفرق ستُمثِّل إدارة الموظفين بصورة يومية كابوساً، فالأفراد لا يحققون شيئاً وحدهم، وكذلك بالنسبة إلى التدريب أيضاً، وفي هذا المقال، سوف نلقي نظرةً على طرائق الفِرق في التدريب وطريقة تحديد الفِرق من خلال ميزة نظام إدارة التعلم (LMS) الخاصة بالمجموعات.
فِرق داخل فِرق
قبل كل شيء، يوجد فِرق داخل فِرق، ولفهم هذا الأمر، لنفترض أنَّ مؤسستك تشبه فريق كرة القدم الأمريكي؛ حيث يوجد فريق واحد يسعى إلى تحقيق هدف مشترك، ويتكون هذا الفريق من فِرق صغيرة عدَّة يقود كل منها كوتشز، كما يوجد الهجوم والدفاع، ويمكن تقسيمهما إلى فرق أصغر أيضاً؛ إذ يسمح هذا النهج للأفراد بالتعامل مع مهام محددة وتعليمات مخصصة.
تتكون فرق كرة القدم الأمريكية من مجموعات مختلفة، وتُدرَّب هذه المجموعات على إنجاز مهام محددة، وتُجمَع هذه المجموعات معاً لوضع هذا التدريب موضع التنفيذ حتى يتمكنوا من الأداء على النحو الأمثل، ويبدأ هذا التشبيه بالفشل عند هذه المرحلة، لكنَّ الرسالة الأساسية لا تزال مناسبة؛ حيث يؤدي استخدام المجموعات إلى السعي إلى تدريب محدد للفرق من أجل تحسين أدائها لتحقيق النجاح، إذاً كيف يمكنك تطبيق هذا على الجهود المبذولة للتدريب الخاص بك؟
الأهداف
كل فريق لديه مجموعة من الأهداف والغايات، وعند الإشراف على برنامج التعلم والتطوير (L&D)، من الهام أن يكون لديك استراتيجية لا تلبي احتياجات الشركة فحسب، وإنَّما تلبي احتياجات كل مجموعة من المتعلمين أيضاً، فقسِّم البرامج التدريبية إلى مستويات متعددة، وفي المستوى الأول، اتبِع نهجاً عالي المستوى.
ما هو الهدف من التدريب للمنظمة ككل؟ يمكن أن تُشكل هذه الأهداف أساساً للتدريب على مستوى الشركة، وتشمل الدورات التدريبية التي يحتاجها الجميع، ومن الأمثلة الشائعة على ذلك دورة تدريبية عن الصحة والسلامة في مكان العمل، كما يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى مستوى آخر، ووضع أهداف لكل فريق، والتحدُّث إلى قادة الفريق والمديرين لتحديد أهدافهم التدريبية؛ إذ سيساعدك تحديد تلك الأهداف على إنشاء دورات تُحقق أهدافك التدريبية.
تختلف طرائق التدريب من فريق إلى آخر
كما ذكرنا آنفاً، يتطلب كل فريق أنواعاً مختلفة من التدريب، وليس ذلك من حيث محتوى الدورة، وإنَّما ينطبق أيضاً على أساليب التطبيق والموارد المطلوبة، وبالتأكيد سيبقى هناك محتوى موحد للدورة والذي يحتاج الجميع إلى التدرب عليه، فاسأل نفسك، هل طريقة التطبيق مناسبة للمحتوى والفريق؟
بالنسبة إلى التدريب الذي يتطلب عمليات تواصل دقيقة، فإنَّ الندوات عبر الإنترنت أفضل من كتيب التعليمات، ولا تنسَ أن تفكر في الموضوع والمحتوى والفريق المعني واستخدِم ذلك لاختيار طريقة التطبيق، على سبيل المثال: إذا كان الأعضاء الجدد في فريق المبيعات يحتاجون إلى تدريب على العرض الفعَّال للمنتج، فما هي أفضل وسيلة لهذا التدريب؟
يُعَدُّ التدريب بقيادة مدرب هو الأفضل للأسلوب ولغة الجسد وغيرها؛ إذ يمكنك بعد ذلك الاختيار بين تحديد موعد لدورة تدريب شخصية أو تنظيم ندوة مباشرة عبر الإنترنت، فمن خلال تحديد التدريب اللازم لكل فريق ثمَّ تحديد أفضل الطرائق لتنفيذ هذا التدريب، ستُنشِئ استراتيجيةً شاملة مع تقديم خدمات لمختلف المجموعات، ومن غير الجيد تطبيق نوع واحد من التدريب على الجميع دون التفكير في فاعليته على الأقل.
الجداول الزمنية والأولويات
تعمل الفرق أيضاً وفق جداول زمنية وأولويات مختلفة، ويتعلق التدريب الحديث للشركات بفكرة بناء التدريب بما يتماشى مع أسلوب حياة المتعلم، فمن الهام إلقاء نظرة على السنة المقبلة باستخدام نهج ثنائي؛ وهو نهج يُستخدَم لوصف نظام ليس هو نفسه بالنسبة إلى جميع مجموعات الأشخاص، ويعطي مزايا لمجموعة واحدة أكثر من مجموعة أخرى.
فكِّر ما هو التدريب الذي يجب القيام به هذا العام على مستوى المنظمة وعلى مستوى الفريق، ثمَّ دوِّن ما هي الفترات المزدحمة لبعض الفرق، وحدِّد نهاية السنة المالية والفترات الحرجة للمطورين وما إلى ذلك، وتجنَّب التدريب خلال هذه الأوقات، فهذا لا يقلِّل من عبء العمل على زملائك خلال تلك الفترات فحسب، وإنَّما يجعل تدريبك أكثر نجاحاً أيضاً، ومن خلال تطبيق برامج التدريب من فريق لآخر، يمكنك تجنب العوائق والتوتر غير الضروري، ويمكن استخدام هذه النوايا الحسنة للحصول على الدعم ومشاركة الزملاء.
إشراك الخبراء
إنَّ الفرق بحاجة إلى كوتشز ومديرين، وقد يؤدي هذه الأدوار شخص واحد؛ حيث يتطلب التدريب الخاص لفريق معيَّن توفُّر مواد من الأشخاص الأكثر درايةً بعمل الفريق، فهم يحتاجون إلى فهم الأهداف الرئيسة للتدريب، وبالنسبة إلى فريق كرة القدم الأمريكية، يُنشِئ الكوتش المسؤول عن خط الدفاع برامج تدريبيةً مخصصةً للاحتياجات الدقيقة، فكل تدريب هو عملية تطوير مجموعة من المهارات التي تؤدي إلى النجاح مستقبلاً.
ولتحقيق أفضل النتائج، اجعل أكثر الأشخاص المؤهلين في مؤسستك يشاركون في إنشاء الدورة التدريبية، وقد يشمل الأمر تقديم دورات تدريبية للشركات الصغيرة والمتوسطة، ولكن على الأقل تسعى جاهداً إلى توفير العناصر اللازمة، وبمجرد أن تُظهِر لهم تأثير مشاركتهم الأولية، سيكون من السهل كسب مشاركتهم في الأمور الأكبر؛ لذا ساعِد دائماً الشركات الصغيرة والمتوسطة على تجربة الدورات التدريبية قبل تجربتها على كل فريق، فتغذيتهم الراجعة هامة لضمان فاعلية الدورات.
أما بالنسبة إلى الجانب الإداري، من الأفضل إشراك قادة الفريق في عملية إدارة التدريب، ومن السهل جداً القيام بذلك باستخدام الأدوات الحديثة عندما يكون العائق الوحيد هو الخوف من المجهول؛ حيث يستثمر قادة الفريق بالفعل في نجاح فريقهم، لذلك أظهِر لهم كيف يمكنهم تشجيع التدريب الفعَّال، وسوف يشاركون معك أكثر، وقريباً سوف يتتبعون بشغف نسبة إكمال تدريب فريقهم.
التواصل
إنَّ التواصل الجيد هو أساس كل عمل جماعي، فلا تهمله، وانقل مبادرات التدريب إلى الشركة، وتواصَل مع الفرق تواصلاً فردياً من خلال تقديم المعلومات عن الدورات التدريبية المحددة الخاصة بهم، وسوف يؤدي ذلك إلى تعزيز ثقافة التعلم والتطوير على كلا المستويين، فإنَّ تفاعل الفريق راسخ جداً عندما يتعلق بثقافات العمل، لذلك حاول الاستفادة منه لمساعدتك على تحقيق النجاح.
يُظهِر التواصل على مستوى الشركة عموماً أنَّ التدريب يمثل أولويةً على مستوى مجلس الإدارة، فلا يُستَخدم التواصل لتوجيه المتعلمين نحو دوراتهم فحسب، وإنَّما يمكن استخدامه أيضاً للتحفيز، وإنَّ القليل من المنافسة يُحدِث تأثيراً كبيراً.
المنافسة
يُحفَّزُ الناس بطريقتين، إما عن طريق التحفيز الداخلي، وهو التحفيز المكتسب من القيام بالمهمة نفسها من أجل الفائدة الأساسية، على سبيل المثال: "بإنجاز هذه المهمة سوف أتعرف إلى الموضوع"، أو التحفيز الخارجي وهو التحفيز من قيمة متصورة خارجة عن نطاق المهمة نفسها، على سبيل المثال: "إذا أكملتُ الدورات التدريبية، فسوف يُقدِّرون عملي".
المنافسة هي تحفيز خارجي نمتلك جميعاً ضعفاً اتجاهه؛ حيث يستخدم المدربون غريزياً هذا النوع من التحفيز لجعل فرقهم تنجح، ويستخدم تدريب الشركات والتعليم الإلكتروني تحديداً أسلوب التلعيب كمحفز، كما يُمنَح المتعلمون شارات ونقاط لإكمال الدورة، لذلك استفِد من الروح التنافسية من خلال تقدير الأداء الجيد وتقديم مكافآت للفرق والأفراد.
استخدام نظام إدارة التعلم (LMS) لإدارة تدريب الفريق
إذاً، كيف تضع كل هذا التحضير موضع التنفيذ؟ يمكن تحقيق الفوائد الرئيسة لتدريب فريق تلو الآخر باستخدام ميزة أساسية في نظام إدارة التعلم الخاص بك، وهي المجموعات، فهي البطل المجهول لنظام إدارة التعلم، فلماذا نستخدم تلك الميزة؟ لأنَّها منطقية ومتعددة الأغراض؛ حيث يمكنك إنشاء مجموعة لكل فريق ثمَّ استخدام ميزة ثانوية من أجل:
- تنظيم تدريب الفريق.
- أتمتة المهام التي تستغرق وقتاً طويلاً.
- عزل معلومات تدريب الفريق.
يمكنك تنظيم البرامج التدريبية لفريقك حسب الفريق، كما يمكنك أتمتة المهام التي قد تستغرق وقتاً طويلاً، ومن السهل تسجيل المجموعة بأكملها دفعةً واحدةً، ويمكنك عزل المجموعات عن مجموعة المتعلمين بأكملها عن طريق عملية الفرز؛ وهذا يعني أنَّه يمكنك الاطلاع على التقارير ولوحات ترتيب القادة التي يفرزها الفريق، ونقدِّم لك فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي تجعل تدريب الفرق في نظام إدارة التعلم أسهل وأكثر فاعليةً:
- إنشاء مجموعة لكل فريق.
- تعيين مدير للإشراف على كل مجموعة.
- وضع المستخدمين تلقائياً في المجموعات المناسبة.
- التتبع وإعداد التقارير؛ التقارير المجدولة، وعزل المجموعات.
- قائمة ترتيب القادة.
إنَّ التدريب المخصَّص لكل فريق هو أفضل طريقة لتحسين مستوى المعرفة والمهارات في المنظمة ككل، لذلك استخدِم الميزات الموجودة في نظام إدارة التعلم لتسهيل عملية التنفيذ والإدارة.
