خطوات أتمتة تدريب الموظفين وفوائده

يوجد نقاش دائر الآن عن تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي والأتمتة؛ وذلك لأنَّهما يوسعان حدود قدراتنا ويغيران أساليب عملنا.

لأتمتة تدريب الموظفين قيمة كبيرة، ويمكن تحقيق فوائدها على الفور تقريباً؛ إذ تؤثر التقنيات الجديدة وتوسيع الفرق والمواقع والعولمة في الشركات، وتدفعها إلى تعديل استراتيجية تدريب الموظفين، ففي الماضي، كان يجب إسناد التدريب إلى الموظفين وتقديمه يدوياً أو طلبه من قِبل كل موظف.

الآن، تتيح أتمتة التدريب لمسؤولي التعلم والتطوير والتدريب تصميم سير العمل، وإسناده للمتدربين، ثم تتبُّع التقدم والنتائج بسهولة.

تعريف أتمتة التدريب:

يُقدَّم التدريب المؤتمَت في مكان العمل ويُدار بكفاءة باستخدام البرامج، وتبدأ عملية أتمتة التدريب بتنظيم المحتوى وتصميمه، وتقسيمه إلى خطوات متسلسلة، ثم استخدام الميزات الموجودة داخل البرنامج لأداء المهام الحيوية المستمرة، وهذا يوفر الوقت للمديرين ومسؤولي التدريب وفرق الموارد البشرية، وهذا يتيح لهم تطوير التدريب وتحسينه.

فيما يأتي بعض الأمثلة البسيطة لأتمتة تدريب الموظفين:

1. إرسال أوراق التسجيل في برنامج التدريب عبر الإنترنت تلقائياً إلى الموظفين الجدد لبدء التدريب في نظام إدارة التعلم.
2. إصدار شهادة إكمال التدريب وشارات رقمية تلقائياً عندما يكمل المتعلمون الدورات التدريبية التنظيمية أو أي تدريب آخر للحصول على الشهادة.
3. إعداد إجراء لإعادة تسجيل المتدرب تلقائياً عند انتهاء صلاحية شهادته وحاجته إلى مراجعة المواد أو إعادة الاختبار.

تعتمد شركات كثيرة على نظام إدارة التعلم (LMS) لإدارة التدريب المؤتمت لأنَّه يحتوي على ميزات أتمتة مدمجة تجعل العملية سهلة وفعالة.

أسباب أتمتة تدريب الموظفين:

تواجه برامج التدريب اليدوية صعوبة في مواكبة التغيرات الهائلة التي تحدث في عالم الأعمال الحديث، فلم تعد أساليب التدريب القديمة قادرة على توفير ما تحتاج إليه الفرق للحفاظ على قدرتها التنافسية وتحسين مهاراتها للمستقبل.

1. يحتاج مسؤولو التدريب إلى طريقة ناجعة لتقديم تدريب مخصَّص للفرق الموزعة.
2. يحتاج المتدربون إلى ندوات افتراضية عند الطلب تقدِّم نفس المحتوى المفيد الذي تقدِّمه الندوات الشخصية الطويلة والمكلفة.
3. يحتاج المتدربون إلى الوصول إلى محتوى التدريب الذاتي من أي مكان، بدلاً من انتظار إرسال المواد أو إسنادها إليهم.
4. يحتاج المتدربون إلى فرص لاكتشاف مهارات واهتمامات جديدة، بدلاً من أن تحدد الموارد البشرية كل ما يجب أن يتعلموه.

من الهام معرفة أي أجزاء من التدريب يجب أتمتتها، وبالتأكيد يجب أتمتة المهام الإدارية الرتيبة مثل تعيين المستخدمين وإعداد الإشعارات، لكن يمكنك أيضاً تصميم تسلسلات كاملة من الوحدات لنقل المتدرب من مرحلة الإعداد إلى مرحلة الخبرة.

أهمية أتمتة تدريب الموظفين:

برامج التدريب اليدوية لها عيوب كبيرة عندما يتعلق الأمر بمواجهة تحديات التعلم الحديثة في مكان العمل، ولكنَّ بعض المتخصصين في التدريب يشعرون بالقلق من أنَّ التدريب المؤتمت لن يكون بنفس فاعلية الأساليب القديمة، ومن أسباب قلقهم:

1. عناء التعامل مع الأنظمة الجديدة يفوق فوائدها.
2. افتقار التدريب إلى الطابع الشخصي.
3. انخفاض جودة التدريب مع التحول إلى التدريب الرقمي.

لحسن الحظ، تُصمَّم أنظمة إدارة التعلم وبرامج التدريب عبر الإنترنت تحديداً لحل هذه المشكلات.

خطوات بسيطة لأتمتة تدريب الموظفين:

إذا كانت مهام إدارة التعلم والتطوير تستحوذ على قائمة مهامك، فقد حان الوقت للاستفادة من هذه الخطوات لأتمتة التدريب:

1. تحديد الجوانب التي قد تساعدك فيها الأتمتة:

الخطوة الأولى هي تحديد المهام التي تستهلك معظم وقتك والتي يمكن أتمتتها، على سبيل المثال، يُعَدُّ استخدام نموذج داخل نظام إدارة التعلم (LMS) طريقة سهلة لجمع معلومات هامة من الموظفين الجدد، فيمكن إرسال محتوى التدريب تلقائياً إلى المستخدمين بناءً على المعلومات التي قدَّموها.

2. اختيار نظام إدارة التعلم (LMS):

ابحث عن أفضل نظام يمكنه تسهيل التدريب في مكان عملك، وانتبه جيداً إلى ميزات الأتمتة المدمجة فيه، وابحث عما يناسب مجال عملك وأهدافك المحددة.

3. تحميل المحتوى وإنشاؤه:

حمِّل المواد الرائعة التي أنشأتها سابقاً واجمعها كلها في برنامج التدريب الجديد، وأنشئ مواد تدريبية مفيدة لسد الثغرات.

4. أتمتة المهام الإدارية ومهام الموارد البشرية:

هنا تبرز أهمية الأتمتة، فاجمع المتدربين معاً بناءً على معايير مثل المنصب أو الموقع أو تاريخ البدء، ثم حدد لهم مساراً لمحتوى التدريب للالتزام به، وأنشئ رسائل تذكير تلقائية بمواعيد التدريب وغير ذلك لتوفير وقت كبير لفريقك مقدَّماً.

5. تتبُّع التقدُّم:

مراقبة تقدُّم التدريب هي فرصة أخرى للاستفادة من الأتمتة في أداء المهام الصعبة؛ لذا أنشئ تقارير عن نشاط المستخدم ببضع نقرات فقط واحصل على معلومات أكثر تفصيلاً ودقة حول مدى فاعلية محتوى التدريب في أداء وظيفته.

6. الاحتفاء بالتقدم:

تُعَدُّ ميزات الأتمتة أيضاً مثالية لتوزيع الشهادات، فباستخدام نظام إدارة التعلم (LMS)، يمكنك إصدار شهادات إكمال التدريب تلقائياً لإثبات أنَّ المتدربين قد أنهوا الدورة واستوفوا المتطلبات.

بإمكانك أيضاً الاستفادة من لوحات المتصدرين والشارات وغيرها من الطرائق الممتعة والاجتماعية لتقدير المتدربين داخل نظام إدارة التعلم، وهذا يوفر كثيراً من الوقت للمسؤولين عن التدريب.

فوائد أتمتة تدريب الموظفين:

1. توسيع نطاق التدريب وتقديمه بسهولة:

تساعدك أتمتة التدريب باستخدام نظام إدارة التعلم (LMS) على التوسع بسهولة وإضافة مستخدمين جدد مع نمو شركتك؛ إذ يمكنك تسجيل مجموعات من الموظفين في مسارات التعلم حتى يتمكنوا من الانتقال تلقائياً من دروة تدريبية إلى أخرى دون الحاجة إلى عمل إضافي من المسؤولين.

بعد تصميم مسار التدريب، ستتمكن من توفير الوقت وتجنب تكرار العمل، وستُحفَظ أي تغييرات تجريها وتُحدَّث تلقائياً لدى جميع المتدربين.

2. توفير التكاليف:

توفِّر أدوات أتمتة التدريب للشركات كثيراً من الوقت؛ إذ إنَّ مقدار الوقت والمال الذي يُنفَق على تصميم الدورة التدريبية وإنشاء المحتوى ثابت عموماً، لكن يحتاج تقديم التدريب إلى نفقات مستمرة ضخمة.

كما توجد تكاليف مخفية مثل السفر لحضور فعاليات التدريب، وتكلفة المستلزمات، وتكلفة انخفاض إنتاجية الموظفين بسبب أيام التدريب الشخصية (على أرض الواقع) الطويلة.

بعد تحميل المحتوى إلى نظام إدارة التعلم، يمكنك تحديثه دائماً أو إجراء تغييرات دون الحاجة إلى إعادة الطباعة وإعادة تدريب المؤسسة بأكملها، فقد يوفر نظام إدارة التعلم نفقات السفر والمستلزمات وضعف إنتاجية الموظفين بسبب التدريب الشخصي.

3. تعزيز المشاركة والنجاح:

مع أداء مزيد من المهام الرتيبة تلقائياً، يتسنى لفرق التعلم والتطوير أو التدريب استثمار وقتهم في تصميم دورات ومواد ناجعة.

يوفر لك نظام إدارة التعلم أدوات أتمتة لقياس معدلات النجاح ومعدلات المشاركة وحساب عائد الاستثمار في التدريب، ويمنحك هذا تغذية راجعة ملموسة ومعلومات مفيدة عن مدى نجاح استراتيجيتك، كما يصعب جمع هذه المعلومات دون منصة تدريب رقمية.

4. دعم معايير عالية موحَّدة:

يُسهِّل التدريب المؤتمت عملية التدريب لجميع فرقك، فمع توزُّع الفرق في أماكن مختلفة وانتشار ظاهرة العمل عن بُعد، أصبح من الصعب توحيد معايير التدريب، لكن باستخدام أتمتة سير العمل، يحصل كل شخص ينضم إلى فريقك أو يغيِّر منصبه على تجربة موحدة بفضل المواد التدريبية المؤتمتة التي تساعدهم على مواكبة أي تغيير.

عند التحول إلى نظام إدارة التعلم بوصفه مصدراً وحيداً للتدريب، سيكون لديك الثقة في أنَّ الجميع يعملون بناءً على المعلومات نفسها التي يمكنهم الوصول إليها بسهولة من أي مكان، وهذه فائدة هامة للقطاعات عالية الامتثال والفرق الكبيرة.

5. تشجيع التعلم الذاتي:

تساعدك أتمتة التدريب على بناء ثقافة تعلُّم مثمرة؛ إذ يُعَدُّ تشجيع الموظفين على قيادة النمو أولوية قصوى للمديرين في الوقت الحالي، وإنَّ 74% من الموظفين مستعدون لتعلُّم مهارات جديدة أو إعادة التدريب للحفاظ على قدرتهم على العمل في السوق الحالي.

باستخدام نظام إدارة تعلُّم يحتوي على ميزات أتمتة التدريب، سترى التحفيز ينتشر بين فرقك؛ لأنَّهم سيكتشفون طريقة أفضل للتدريب؛ إذ يساعد نظام إدارة التعلم الموظفين على المضي قدماً في التدريب بالسرعة التي تناسبهم، ويسمح لك بتكييف المحتوى مع أنماط التعلم المختلفة، وهذا يمنح المتدربين طريقة تدريب مرنة يرغبون فيها.

6. تقديم تغذية راجعة مفيدة وتلقِّيها:

تساعد أتمتة مراجعة التدريب والتغذية الراجعة الفورية في أثناء التدريب الموظفين على معرفة أنَّهم على المسار الصحيح، وتساعدك أيضاً ميزات أتمتة التلعيب مثل الشارات ولوحات المتصدرين وشهادات إكمال التدريب على الاحتفاء بالمتدربين والحفاظ على اندماجهم دون الحاجة إلى إجراء يدوي من المسؤولين لديك.

أرسل استطلاعاً تلقائياً أو اطلب مراجعةَ الندوات والدورات التدريبية عبر الإنترنت لجمع تغذية راجعة من المتدربين، واستخدم هذه المعلومات لتحسين تدريبك، فهذا يوفر كثيراً من الوقت مقارنة بطلب التغذية الراجعة وجمعها يدوياً.

في الختام:

الفوائد واضحة، ومع ضيق وقتك، تُحدِث أتمتة تدريب الموظفين فرقاً كبيراً في طريقة عملك وتزيد من فرص نجاحك.