إنَّ عالم الأعمال اليوم يسير بسرعة، ويتطلب الكثير من الأمور، وليس الجميع على استعداد لاستثمار الوقت في إجراء تقييم للاحتياجات، ومع ذلك، فإنَّ هذه الممارسة هامة جداً لتحسين الأداء في مكان العمل؛ إذ تضع معظم الشركات افتراضات عن احتياجات التدريب وطريقة إجراء تقييم للاحتياجات التدريبية.
يمكن أن يكون لهذا الأمر تأثير كبير في نجاح جهود عملية التدريب؛ ذلك لأنَّ الإجراءات قد تعالج أحد الأعراض وليس المشكلة الحقيقية التي يجب حلُّها.
يُعَدُّ تقييم الاحتياجات التدريبية للقوى العاملة طريقةً جيدةً لجمع المعلومات وتحليل عمق ونطاق المشكلة، ولا يجب أن تكون تقييمات مشكلة ما شاملة، وإذا كانت المشكلة تتعلق بإطلاق أو تغيير نظام أو وظيفة جديدة، فيمكن أن يكون تقييم الاحتياجات التدريبية سريعاً بصورة معقولة.
وإذا وُجِد دليل على وجود مشكلة ولكن لا يوجد حل محدد لها، أو لم تقدِّم الحلول السابقة نتائج مُرضيةً، فقد يلزم إلقاء نظرة أطول على العوامل النظامية الأخرى.
هل تحتاج إلى تقييم الاحتياجات التدريبية؟
الإجابة المختصرة عن هذا السؤال هي "نعم" غالباً.
إنَّ أساس تحديد وتطبيق حل خالٍ من المشكلات هو معرفة المشكلة قبل أن تصبح مشكلةً، وحتى إذا كنت تعتقد أنَّك تعرف المشكلة التي تخطط للتدريب عليها، يمكن لتقييم الاحتياجات التدريبية تحديد المشكلات الأخرى، وضمان وجود حلول لها؛ وهذا لا يعني أنَّه يجب عليك معالجة المشكلة بأكملها؛ لأنَّ هذا الأمر قد يكون خارج نطاق مجالك أو حاجة المنظمة.
ومع ذلك، دون تقييم يوجد خطر يرتبط بالتحرك في الاتجاه الخاطئ دون التحقق من صحة الافتراضات، ثم يمكن أن يسير تطوير البرنامج في الاتجاه الخاطئ أيضاً، ويضيع وقتك، وقد يشمل ذلك زيادة التكاليف بسبب إعادة العمل أو تغيير الوضع، وفيما يأتي أمور عدة يجب مراعاتها تخصُّ طريقة إجراء تقييم لاحتياجات التدريب:
- ما الذي يمثِّل مشكلةً؟
- لماذا يُعَدُّ هذا الأمر مشكلةً الآن؟
- ما هو الحل المثالي الذي تبحث عنه من حيث عوامل النجاح للمشكلة؟
يجب أن تقودك الإجابات عن هذه الأسئلة إلى بعض الاستنتاجات:
- نوع المشكلة التي تواجهها.
- عمر المشكلة.
- مشكلة جديدة ولا يمكنك حلها بما هو متوفر لديك.
- مشكلة يمكنك حلها ولكنَّك ترغب في الحصول على مساعدة الخبراء.
- أنت لا تعرف طريقة الحل وتحتاج إلى مساعدة.
- السعي إلى الحل، على الأقل في اللحظة نفسها.
عملية تقييم الاحتياجات التدريبية: مراحل المشروع
المرحلة الأولى: تحديد النطاق
يتضمن تمريناً لجمع البيانات الأولية عن الاحتياجات.
المرحلة الثانية: التخطيط
يتضمن نهجاً لإجراء تقييم الاحتياجات.
المرحلة الثالثة: جمع البيانات لجمع متطلبات المعرفة والمهارة.
المرحلة الرابعة: تحليل الثغرات من خلال وضع مخطط لمتطلبات التعلم، وتحليل البيانات.
المرحلة الخامسة: إعداد تقرير
يتضمن وثيقة استراتيجية التدريب.
المرحلة السادسة: عرض النتائج
يتضمن نموذج الملخص التنفيذي.
المرحلة الأولى: تحديد النطاق
تتمثل الخطوة الأولى في طريقة إجراء تقييم للاحتياجات التدريبية، في جمع البيانات الأولية وذات الصلة بالاحتياجات التدريبية للمتعلمين المستهدفين.
أهداف المرحلة:
- وضع أهداف.
- تحديد فيما إذا كان الافتقار إلى المعرفة والمهارات يؤثر في احتياجات التدريب وطريقة تأثيرها.
الإجابات الآتية مطلوبة في هذه المرحلة، والتي حدَّدتها بالفعل باستخدام الأداة المذكورة آنفاً:
- ما هي المشكلة وكيف ترتبط بإجراءات أو متطلباتالعمل؟
- ما هي النتيجة المرجوة من الحل؟
- ما هي الموارد الموجودة فعلاً والمتاحة للتحليل؟
- ما هي المخاطر التي ينطوي عليها العمل؟
هذا هو الوقت المناسب أيضاً لبدء التفكير في الأمور الآتية من حيث علاقتها بمشكلتك ومنظمتك:
- ما هو الدافع الذي يجب أن تؤديه المنظمة والموظفين - بصورة منفصلة - على نحو أفضل لحل المشكلة؟
- ما هو الحافز لدى الموظفين والإدارة لحل هذه المشكلة أو الحد منها؟
- ما هي المهارات والمعارف وفجوة المعلومات أو الوعي الظاهرة فعلاً داخل المنظمة فيما يتعلق بهذه المشكلة؟
- هل يمتلك الموظفون البيئة والأدوات والإجراءات المناسبة لإكمال عملهم بنجاح؟
- هل يشعر الموظفون أنَّهم يساهمون في الأهداف التنظيمية الشاملة؟
المرحلة الثانية: تخطيط تقييم الاحتياجات التدريبية
تتمثل الخطوة التالية في تطوير خطة عمل لضمان استمرار التقييم مركزاً على الأهداف.
أهداف المرحلة الثانية:
- تحديد أنواع البيانات التي يمكن جمعها.
- تحديد مصادر البيانات.
- فحص الهدف من تقييم المعارف والمهارات.
- تأكيد أنواع التحليل التي يلزم إجراؤها.
- تحديد طرائق جمع البيانات.
تحديد مصادر البيانات:
في المرحلة السابقة، حددنا المعلومات الموجودة وما الذي يجب جمعه، فهذا يسهل عملية جمع البيانات في المرحلة الثانية.
تحديد طرائق جمع البيانات:
النشاط التالي هو تحديد طرائق جمع البيانات المطلوبة؛ إذ سيعتمد القرار النهائي على المعلومات المطلوبة والجدول الزمني.
الطرائق الست التالية لجمع البيانات هي الأكثر كفاءةً وفاعلية لاستخدامها في تقييم الاحتياجات؛ إذ يؤدي استخدام أكثر من طريقة إلى تحسين موثوقية البيانات:
- استطلاعات الرأي عبر الإنترنت.
- مجموعات المناقشة.
- أفضل الممارسات المتعلقة بالبحث عن الدراسات السابقة.
- تخطيط الوظائف.
- الملاحظات.
- المقابلات الفردية.
المرحلة الثالثة: جمع البيانات
يساعد جمع البيانات ذات الصلة على تحديد وجود فجوة في الأداء، والفارق بين وضع الأداء الحالي وكيف يجب أن يكون، ويساعد التقييم الشامل للمعرفة والمهارات على تحديد هذه الفجوة من خلال تحديد أوجه القصور.
أهداف المرحلة الثالثة:
- تطوير أدوات التقييم.
- جمع بيانات التقييم.
تطوير أدوات التقييم:
بعد تحديد المعلومات المطلوبة وطرائق جمعها، فإنَّ الخطوة التالية هي تطوير الأدوات.
استطلاعات الرأي عبر الإنترنت:
تشمل الاستطلاعات عبر الإنترنت أسئلةً تتعلق بالمعلومات التي يلزم جمعها، ومعظم الأسئلة مغلقة، وبعضها قد يكون مفتوحاً، وتتضمن الأسئلة ذات الإجابات المغلقة قائمةً تحوي مجموعة ثابتة من البدائل، مثل أسئلة الاختيار من متعدد.
مجموعات المناقشات الإلكترونية:
تستخدم مجموعات المناقشات الإلكترونية أدلة المقابلات لضمان موثوقية الاستجابات عبر المجموعات المختلفة، والأسئلة المطروحة هنا تشبه تلك التي تُطرَح في استطلاعات الرأي عبر الإنترنت، مع تفضيل الأسئلة المفتوحة أكثر للسماح بالمزيد من البحث.
أفضل الممارسات المتعلقة بالبحث عن الدراسات السابقة:
تتضمن أفضل الممارسات المتعلقة بالبحث عن الدراسات السابقة البحث عن طريقة قيام المنظمات الأخرى بحل المشكلات المتعلقة بالأداء، وقد تكون تلك المنظمات تنتمي أو لا تنتمي إلى المجال نفسه.
تخطيط الوظائف:
ينطوي تخطيط الوظائف على اكتشاف وتسجيل المهام التي تتضمن القيام بعمل ما؛ ذلك من أجل تحديد المعارف، والمهارات، والأداء المتوقع، والعقبات التي تحول دون إنجاز المهمة.
الملاحظات:
تُستَخدم ورقة عمل الملاحظات لتوثيق البيانات التي جُمِعَت في ملاحظة غير منظمة، على سبيل المثال: في أثناء مراقبة الموظفين لفهم ما الذي تتضمنه وظائفهم بانتظام، أو في أثناء السعي إلى تصنيف الاختلافات بين وظيفتين يُزعم أنَّهما متشابهتان ولكن تُنفَّذان بأساليب مختلفة.
المقابلات الهاتفية:
تُعَدُّ المقابلات الهاتفية طريقةً رائعةً للحصول على المعلومات من أصحاب المصلحة الأساسيين، كما يُعَدُّ دليل إجراء المقابلات هاماً في الحصول على المعلومات المطلوبة؛ إذ تسمح المقابلات الهاتفية بالمرونة في المنظمات ويمكن إدارتها بسهولة.
المرحلة الرابعة: تحليل الفجوة
تتعامل هذه المرحلة مع تحليل وتخطيط البيانات المجمعة وتحديد الوضع الحالي، وعند معرفة الوضع الحالي، يمكن مقارنته مع النتائج المتوقعة وتحديد فجوة الأداء، وبعد ذلك، يوصى بإيجاد حل لسد تلك الفجوة بفاعلية.
نوع التحليلات:
الأنواع الثلاثة الأكثر شيوعاً لتحليل البيانات هي: المحتوى والعملية والكمية، ويعتمد نوع التحليل المختار على نوع البيانات التي تحلِّلها، ويتعامل تحليل المحتوى مع تحليل البيانات النوعية بمنهجية وموضوعية وكمية؛ إذ يتضمن تحليل البيانات وتصنيفها إلى مجالات محتوى رئيسة، أما تحليل العملية فيحدد مكونات أو خطوات إجراءات العمل.
المرحلة الخامسة: إعداد التقرير
المرحلة الخامسة هي المرحلة التي توثَّق فيها عملية تقييم الاحتياجات والنتائج والتوصيات، في هذه المرحلة، يُعاد النظر في جميع الخطوات، فهذه المرحلة هي الأخيرة من إجراءات تحليل الاحتياجات؛ إذ تتعامل مع إنشاء تقرير رسمي، ويتكوَّن هذا التقرير عموماً من عناصر مثل الملخص التنفيذي، والأهداف، ونظرة عامة على أساليب جمع البيانات والنتائج والتوصيات.
يحتوي التقرير أيضاً قيود الميزانية، وخيارات بديلة لتطبيق التدريب متى أمكن وفق جدوى جميع التوصيات المقدَّمة، فإنَّ مفتاح إجراء تقييم ناجح للاحتياجات هو أن تكون مستعداً لتكييف الاستراتيجية بناءً على المتطلبات.
المرحلة السادسة: عرض النتائج
هدف المرحلة السادسة هو عرض الأبحاث ومناقشة التوصيات، وسيساعد وضع ملخص للنتائج والتوصيات المشتركين وأصحاب المصلحة والفِرق التنفيذية على فهم النهج والبيانات والتوصيات، ويشمل ذلك تحديد الخطوات التالية التي يجب اتخاذها من تقييم الاحتياجات التدريبية؛ سواء كان ذلك لبدء التصميم أم التقدُّم في أساليب أخرى موصى بها.
