سواء كنت تؤهل موظفاً جديداً أم تدرّب موظفين مؤقتين لتلبية احتياجات العملاء في موسم الذروة، يجب أن يكون التدريب الذي تقدِّمه في شركتك فعالاً قدر الإمكان؛ لذا سنتطرق في هذا المقال إلى طرائق إنشاء برنامج فعال لتدريب الموظفين الجدد، كما سنكتشف معنى وأهمية تدريب الموظفين الجدد، إلى جانب استراتيجيات فعالة لتطبيقه، وبعض الأخطاء الشائعة التي قد تقع فيها عند تدريب الموظفين الجدد.
ما هو برنامج تدريب الموظفين الجدد؟
إليك السيناريو الآتي:
لقد انضمت مجموعة من الموظفين الجدد إلى فريقك الذين يتوقون إلى توظيف مهاراتهم وطاقتهم، لكن لأنَّهم تعيَّنوا حديثاً، فعلى الأغلب يصابون بالارتباك من كيفية سير الأمور في العمل، فقد يؤدي وضعهم في مناصبهم دون توجيه مناسب إلى كارثة في مكان العمل؛ لذا من الضروري أن تنشئ برنامجاً متقَن التنظيم لتدريب الموظفين الجدد قبل بدء أيَّة عملية تأهيل.
إذاً، ما هو برنامج تدريب الموظفين الجدد؟ الأمر بمنزلة خارطة طريق تساعد الموظفين الجدد على تعلُّم مهامهم بالسرعة المطلوبة والشعور بالثقة في مناصبهم، كما يجب أن يغطي التدريب المعلومات الأساسية التي يجب معرفتها، مثل مسؤوليات الوظيفة والثقافة التنظيمية وسياسات الشركة والتدريب على الأدوات أو الأنظمة الخاصة.
عندما تطور برنامج تدريب للموظفين الجدد، يجب أن يكون هدفك الأساسي هو التأكد من تكيف موظفيك الجدد بسلاسة في مناصبهم والقدرة على تحمُّل مسؤولياتهم بشكل مباشر؛ إذ يتعلق الأمر بالشعور بالانتماء والاندماج للالتزام بالعمل على الأمد الطويل، وتذكر أنَّ منح الموظفين كل ما يحتاجون إليه لبدء عملهم يعني أنَّك تُعِدُّهم للنجاح.
ما هي أهمية تدريب الموظفين الجدد؟
من الضروري تدريب الموظفين الجدد لأسباب عدة:
1. بناء المهارات واكتساب المعرفة اللازمة:
من خلال تقديم التدريب المناسب، يمكن للموظفين الجدد تعلُّم وبناء المهارات واكتساب المعرفة التي يحتاجون إليها ليحسِّنوا الأداء في مناصبهم؛ إذ سيتمكنون من معرفة وظائفهم ومسؤولياتهم وتوقعاتهم، وسيتم إعطاؤهم الأدوات والموارد المناسبة.
2. زيادة الإنتاجية والكفاءة:
من المرجح أن يكون الموظفون الذين تلقُّوا تدريباً فعالاً أكثر إنتاجية وكفاءة في العمل، فتدريب الموظفين الجدد على عمليات وإجراءات وأنظمة شركتك سيسهِّل عليهم المساهمة في تحقيق أهداف مؤسستك.
3. تعزيز الثقة والروح المعنوية:
عندما تدرب موظفيك الجدد، سيشعرون بمزيد من الثقة والكفاءة والدعم في العمل؛ إذ سيؤدي ذلك إلى رفع معنوياتهم ورضاهم، وهذا يعزز اندماجهم والتزامهم بمعرفة المزيد.
4. زيادة الاحتفاظ بالموظفين وتقليل معدل دوران العمالة:
يُظهِر الاستثمار في التدريب اهتمامك بتطوير الموظفين، فعندما يشعر الموظفون الجدد بالدعم في نموهم المهني، فمن المرجح أن يظلوا مع شركتك لفترة طويلة، الأمر الذي يقلل معدل دوران العمالة والتكاليف التي تصاحبه.
5 استراتيجيات لتدريب الموظفين الجدد بفاعلية:
من الهام معرفة كيفية تطبيق التدريب وتقديمه، فوضع استراتيجيات عن كيفية إنشاء برنامج تدريبي فعال يؤدي إلى نجاح موظفيك الجدد وازدهار شركتك، وللقيام بذلك، يمكنك اتباع بعض الأساليب الآتية:
1. تقديم تجربة تأهيل شاملة للموظفين:
أنشئ برنامج تأهيل منظَّم يغطي جميع التفاصيل الهامة للشركة، مثل ثقافة مكان العمل والقيم والسياسات والإجراءات؛ إذ سيساعد ذلك موظفيك الجدد على فهم مناصبهم وواجباتهم والتوقعات المطلوبة منهم كي يتمكنوا من بدء عملهم بسلاسة.
2. استخدام نهج التعلم المدمج:
يمنح التعلم المدمج الموظفين الجدد خيار التعلم بطرائق تتناسب مع أساليب تعلُّم كل منهم، لذلك عندما تدرب موظفين جدد، فكر في الجمع بين طرائق التدريب المختلفة؛ إذ يمكنك إجراء جلسات بقيادة مدرب وتدريب افتراضي وعقد مؤتمرات عبر الفيديو وتقديم تدريب في أثناء العمل لمنحهم تجربة تعلُّم كاملة وشاملة، كما يمكنك الاستفادة من أيَّة وحدات تعلُّم إلكترونية متاحة لتوفير مزيد من المصادر، وتتمثل إحدى أفضل الطرائق لتطبيق ذلك في الاستثمار في نظام إدارة تعلُّم قائم على التعلم المدمج.
3. تعيين منتورز أو مشرفين:
قد تكون الأيام الأولى من العمل مربكة؛ لذا من الهام تهيئة جو ودي لموظفيك الجدد من البداية، فالشعور بالانتماء والدعم في الشركة سيجعلهم يشعرون براحة أكبر في بيئة جديدة تماماً، وللقيام بذلك، دع موظفيك الجدد يعملون مع زملائهم الأكثر خبرة الذين قد يكونون بمنزلة منتورز أو رفاق لهم؛ إذ سيتمكن أعضاء الفريق من مساعدتهم من خلال مشاركة ما يعرفونه وتقديم المشورة لهم.
4. تقديم التغذية الراجعة والدعم المستمر:
في أثناء سير التدريب، تواصل باستمرار مع الموظفين الجدد لإعطائهم تغذية راجعة حول أدائهم، وتأكد من أنَّهم تأقلموا في مناصبهم، وذكِّرهم دائماً أنَّك متاح في حال كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف.
5. تقييم البرنامج التدريبي وتحسينه:
جمع التغذية الراجعة من موظفيك الجدد حول التدريب أمر ضروري لإجراء التغييرات والتحسينات مع مرور الوقت، فاغتنم هذه الفرصة للإصغاء إلى تعليقاتهم ومعرفة ما إذا كانت توجد أيَّة مشكلة، فإذا قيَّمت أداء تدريبك ولاحظت أنَّ المتدرِّبين يتقدمون ببطء، فمن المحتمل أنَّ التدريب ليس فعالاً كما يجب؛ لذا ضع في الحسبان أنَّ أدوات التدريب الممتعة قد تساعد موظفيك على تذكُّر ما تعلَّموه، إضافة إلى الحفاظ على مشاركتهم في العملية.
لكن لا داعي للقلق إن لم تعرف كيفية البدء بإنشاء تدريب جذاب للموظفين الجدد؛ إذ توجد طرائق كثيرة لإدماج الموظفين بسهولة، وسنوجهك عبر دليل أكثر شمولاً للقيام بهذه المهمة المحددة، كي تتمكن من تحسين مبادراتك التدريبية في المستقبل.
7 نصائح لتجعل تدريب الموظفين الجدد فعالاً:
لعلَّك أدركت الأمر من قبل، ولكنَّ طرائق التدريب التقليدية لم تعد تفي بالغرض؛ إذ تستغرق كثيراً من الوقت، وتسبب ارتباك المتدرِّبين بسبب كثرة المعلومات، وهذا يجعلهم يفقدون الاهتمام بالتدريب، ويغادرون دون إكمالها.
سنوضح فيما يأتي كيفية إنشاء برنامج يساعدك على تدريب الموظفين الجدد على العمل، وباستخدام هذه النصائح، يمكنك إنشاء برنامج فعال لتأهيل الموظفين الجدد، إذ يمكن تزويدهم بالأدوات اللازمة لأداء وظائفهم بفاعلية.
1. استخدِم التعلم المتنقل (mobile learning):
بعد أن أصبحت الهواتف الذكية في متناول الجميع هذه الأيام، استفد من ذلك عبر إرسال مواد الدورة التدريبية مباشرة إلى هواتف المتدرِّبين.
- احرص على أن يكون المحتوى متناسباً مع الهواتف المحمولة، بحيث يسهل قراءته وتصفحه عبر الشاشات الصغيرة.
- اختر نظام إدارة التعلم (LMS) المصمَّم خصيصاً ليعمل على الأجهزة المحمولة، وهذا سيتيح للموظفين الجدد الوصول إلى محتوى التدريب على هواتفهم الذكية وتحسين تجربة المستخدم.
2. اعتمِد التعلم المصغر:
يُعَدُّ التعلم عبر الأجهزة المحمولة خياراً رائعاً، ولكنَّ إنشاء دورات تدريبية طويلة مدتها 40 دقيقة لمتابعتها على شاشة صغيرة قد يؤدي إلى مشكلات، وهنا يأتي دور التعلم المصغر بصفته حلاً مثالياً، فإذا كنت تريد أن يتذكر المتدرِّبون دروسك دائماً، فمن الأفضل التركيز على موضوع قصير واحد في كل مرة.
- قسِّم المحتوى إلى أجزاء صغيرة بحيث يسهل فهمها واستيعابها، مع التركيز على موضوع أو هدف تعلُّم معين.
- استخدم التكرار المتباعد كي يتمكن المتدرِّبون من مراجعة الأفكار الهامة، وجرب استخدام أسئلة للمراجعة أو اختبارات سريعة للمعلومات على فترات منتظمة لمساعدتهم على تذكُّر ما تعلَّموه.
- شجع التعلم الذاتي، وامنح الموظفين الجدد إمكانية الوصول إلى أدوات التعلم المصغر متى أرادوا استخدامها، كي يتمكنوا من اختيار الزمان والمكان الذي يودون التعلم فيه.
3. أضفِ الطابع الشخصي إلى تصميم الدورة:
غالباً ما يعمل مصممو الدورات التدريبية وحدهم، وأحياناً حتى في منطقة أو شركة مختلفة؛ لذا قد تفتقر المواد التدريبية إلى اللمسة الشخصية التي تجعلها ممتعة.
المعلومات التي تحمل طابعاً شخصياً هي أكثر فائدة ونجاحاً وواقعية، وأفضل ما في الأمر هو أنَّ إعداد دورات التعلم المصغر أسهل بكثير مما تعتقد، فباستخدام أداة تأليف سهلة الاستخدام، يمكنك إنشاء دروس تحافظ على اهتمام المتدرِّبين.
- خذ ما يكفي من الوقت للتعرف إلى المتدرِّبين، وتعرَّف إلى خلفيات الموظفين الجدد ومستويات مهاراتهم وأساليب التعلم التي يفضلونها.
- استخدم سيناريوهات وأمثلة واقعية من المحتمل أن يواجهها الموظفون الجدد في وظائفهم لتعزيز أهمية التدريب.
- امنح الموظفين الجدد مجالاً لتخصيص تجربة تعلُّمهم عبر السماح لهم باختيار الترتيب الذي يتبعونه لإنهاء الدورات، أو منحهم مواد إضافية اختيارية لاكتساب مزيد من المعلومات.
- استخدم أدوات تأليف وقوالب بسيطة لأتمتة عملية إعداد الموظفين الجدد، بغية تسريع إنشاء الدورة التدريبية، واختر أداة لا تتطلب الترميز أو مهارات تقنية أخرى.
4. استخدِم الوسائط المتعددة:
يمكنك استخدام الوسائط المتعددة لنشر المعلومات بين الموظفين الذين يفضلون أنماط تعلُّم مختلفة؛ إذ ستعمل هذه العناصر التفاعلية على تعزيز اندماج الموظفين الجدد وتعزيز المشاركة النشطة وإعطاء خبرات تعلُّم عملية.
- أرفق صوراً ورسومات مناسبة بموادك التدريبية لتوضيح المفاهيم وتقسيم الأجزاء المليئة بالنصوص وجعلها أكثر جاذبية مرئياً.
- أضف مقاطع فيديو تعليمية توضح العمليات أو تقدِّم أمثلة أو تعرض محتوى يقدِّمه خبراء المادة.
- استخدم عناصر صوتية، مثل التعليق الصوتي أو المدونات الصوتية أو المقابلات للتأكيد على النقاط الرئيسة وإعطاء سياق إضافي للمعلومات.
- استفد من عناصر الوسائط المتعددة التفاعلية، مثل المخطط البياني (infographics) التفاعلي أو الاختبارات القصيرة التفاعلية أو المحاكاة.
- تأكد من أنَّ عناصر الوسائط المتعددة في الدورة متاحة لجميع المتدرِّبين، مثل أولئك الذين يعانون من إعاقات بصرية أو سمعية، واستخدم نصوصاً بديلة للصور وترجمة نصية (closed captions) لمقاطع الفيديو ونصوص للمحتوى الصوتي.
- استخدم الوسائط المتعددة باعتدال، ولا تربك المتدرِّبين بالمبالغة باستخدامها.
5. جرِّب تقنية التلعيب:
تضيف تقنية التلعيب (Gamification) عنصراً من المرح والمنافسة الصحية، وهذا يشجع الموظفين الجدد على الأداء الجيد والمشاركة بنشاط في التدريب.
- استخدم قوالب قائمة على الألعاب، مثل مطابقة الكلمة بالصورة وتمرينات الصواب أو الخطأ ومطابقة المربعات وغيرها.
- قدِّم مهام وتحديات تفاعلية؛ إذ يمكن للمتدرِّبين تطبيق معلوماتهم في سيناريوهات عملية، وقد يشمل ذلك دراسات الحالة أو المحاكاة أو نشاطات حل المشكلات.
- أضف اختبارات وتقييمات تفاعلية خلال التدريب لاختبار معلومات المتدرِّبين وفهمهم.
6. أظهِر تقديرك لإنجازات المتدرِّبين:
قدِّر الموظفين الجدد على الأمور التي قدَّموا فيها أداء جيداً، والتقدم الذي أحرزوه خلال تدريبهم، فالاحتفاء بتطورهم سيجعلهم يشعرون بالرضى عما فعلوه ويشجعهم على مواصلة التعلم.
- قدِّم للمتدرِّبين أوراق اعتماد ملموسة، مثل الشهادات أو شهادات الدبلوم عندما يكملون مراحل التدريب أو البرامج.
- امنح شارات رقمية لتقدير إنجازات أو مهارات محددة اكتسبها المتدرِّبون في أثناء التدريب، وسيكون من الأفضل عرضها على ملفاتهم الشخصية أو مشاركتها على منصات التواصل الاجتماعي.
- قدِّم جوائز أو مكافآت افتراضية، مثل عملات افتراضية أو نقاط أو رموز مميزة يمكن استبدالها بمزايا أو حوافز أو مصادر حصرية مختلفة، وقدِّم مكافآت حقيقية لإظهار مزيد من التقدير.
- احتفِ علناً بإنجازات الموظفين الجدد، سواء من خلال الاتصالات الداخلية أم الرسائل الإخبارية أم منصات التواصل الاجتماعي.
- نظم حفلات تخرج أو إكمال تدريب رسمية للاحتفاء بإتمام التدريب بنجاح، ويمكن القيام بذلك بشكل افتراضي أو على أرض الواقع.
7. عزِّز التعلم الاجتماعي والتعلم من الأقران:
استخدم التعلم الاجتماعي والتعلم من الأقران في برنامج التدريب لحث الموظفين الجدد على العمل معاً والانسجام مع بعضهم.
- قدِّم فرصاً للموظفين الجدد للمشاركة في مناقشات جماعية ومنتديات؛ إذ يمكنهم مشاركة أفكارهم وطرح الأسئلة والتعلم من تجارب بعضهم.
- أضف المشاريع التعاونية والواجبات الجماعية إلى برنامجك التدريبي.
- نظِّم لقاءات افتراضية أو مناسبات اجتماعية تتيح للموظفين الجدد التفاعل مع أقرانهم والمديرين والموظفين من الإدارات المختلفة.
- استخدم منصات لمشاركة المعلومات أو نظام إدارة التعلم، يتيح للموظفين الجدد مشاركة المصادر وأفضل الممارسات والأفكار مع أقرانهم.
- شجع الموظفين الجدد على تقديم تغذية راجعة بنَّاءة والمشاركة في تقييم عمل زملائهم.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند تدريب الموظفين الجدد:
عند تدريب الموظفين الجدد، من الهام معرفة الأخطاء الشائعة التي قد تعوق فاعلية برنامجك، وإليك 5 أخطاء شائعة يجب عليك تجنُّبها خلال التدريب:
- إعطاء كثير من المعلومات للموظفين الجدد دفعة واحدة.
- اعتماد أساليب تعلُّم أحادية يكتفي فيها المتدرِّبون بالإصغاء فحسب، مثل المحاضرات الطويلة أو المحادثات المملة.
- تجاهل أهمية التغذية الراجعة والتقييم في الوقت المناسب.
- استبعاد أساليب التعلُّم الفردية واستخدام أسلوب واحد مع الجميع.
- غياب الدعم والمتابعة المستمرة وإنهاء التدريب بعد انقضاء وقت إعداد الموظفين الأولي.
