إنَّ جعل المتعلمين يشعرون بالراحة والترحيب منذ لحظة وصولهم إلى الجلسة هو أمر هام لتهيئة بيئة تعليمية مُنتجة، ولن يختلف أي مدرب مع هذا الأمر، ومع ذلك نكون معظمنا غير مستعدين عندما يدخل المتعلمون إلى الفصل التدريبي سواء كان مباشراً أم افتراضياً.
عندما يصل المتعلمون إلى بيئة التعلُّم، ويكون المدرب ما يزال يجهز الغرفة ويعالج بعض الأمور، فإنَّ الأمر أشبه بدعوة ضيوف إلى حفل عشاء وأنت غير مستعد بعد لاستقبالهم، وهذا يعني أنَّك غير مهتم بهم، وفي هذه الحالة يعني هذا أنَّك غير مهتم بالمتعلمين منذ اللحظة التي يدخلون فيها؛ لذلك سنقدِّم لك فيما يلي بعض النصائح التي يجب اتِّباعها لمساعدة المتعلمين على الشعور بالراحة والترحيب في كل من بيئة التدريب الافتراضية والتقليدية.
قبل الجلسة:
- أَرسِل إلى المتعلمين تذكيراً بالجلسة يتضمن الفوائد الخاصة بالتدريب إلى جانب لمحة سريعة عن المحتوى الذي ستغطيه الجلسة، واستغل هذه اللحظة لتقديم نفسك أيضاً، وتحدَّث قليلاً عنك وكيف يمكنك تيسير الجلسة. تحدَّث أيضاً عن الخدمات اللوجستية مثل موعد التدريب ووقته وموقعه ومخططه إذا لزم الأمر، وأيَّة إجراءات أمنيَّة يجب اتِّباعها، بالإضافة إلى ذلك اسمَح للمتعلمين بمعرفة ما إذا كان في الإمكان تقديم الطعام خلال اليوم ووضع قائمة بأماكن الغداء القريبة والاتجاهات.
- جهِّز جميع أدواتك قبل يوم، وتأكَّد من أنَّك تمتلك جميع المعدَّات الإلكترونية وبأنَّها تعمل، وإذا كان التدريب افتراضياً، فانتقِل إلى البرنامج الخاص بك وحمِّل العرض التقديمي، وتصفَّح الميزات مرةً أخرى إذا لزم الأمر، وإذا كانت توجد أوراق عمل أو أدوات مساعدة للمتعلمين، فاحرَص على توفُّرِها أيضاً على الموقع أو من خلال رابط.
يوم الجلسة - قبل وصول المتعلمين:
- حاوِل الوصول قبل (60-90) دقيقةً من وقت بدء الجلسة، وينطبق هذا الأمر أيضاً على التدريب الافتراضي، وأحياناً من غير السهل الدخول إلى البرنامج كما تعتقد، فالأمور التقنية لا تعمل دائماً لصالحنا.
- تحقَّق من أنَّ الغرفة مجهَّزة كما خطَّطت لها، وأنَّ أجهزة الصوت والفيديو موجودة، وبالنسبة إلى التدريب الافتراضي، تأكَّد من أنَّ العرض التقديمي ما يزال موجوداً وأنَّ لديك شريحة للترحيب بالمتدربين.
- ضَع علامات الترحيب أولاً بالنسبة إلى الفصل التدريبي التقليدي، ثم جهِّز الطاولات للمشاركين، وضَع كراسات التمارين بطريقة أنيقة على كل طاولة، إلى جانب بطاقات الأسماء، وأقلام التحديد وأوراق الملاحظات اللاصقة وبعض الألعاب "الكُرات الإِسفنجيَّة والألغاز، وما إلى ذلك" للمساعدة على الحفاظ على تفاعل الأشخاص الذين يحبون الحركة.
- اعمَل على موضوع الدعم البصري بعد تجهيز الطاولات في الفصل التقليدي، وضَع الشريحة الأولى للترحيب بالناس فور دخولهم مباشرةً.
- احرَص على أن تكون جميع أوراقك مرتبة وحدِّد الكلمات القليلة الأولى التي ستُستهِّل بها جلستك.
عند وصول المتعلمين:
- ابتعِد عن مقدمة الغرفة ورحِّب بالمشاركين عند دخولهم الغرفة، ويجب أن ترحِّب بهم بتقديم نفسك ومعرفة القليل عنهم ولماذا انضموا إلى هذه الجلسة، وهذا الأمر هام بصورة خاصة في بيئة التدريب الافتراضي؛ إذ سيشعر الناس بالإهانة ما لم تنتبه إليهم.
- أَبلِغ المشاركين بمكان الحمامات وأماكن تناول الوجبات الخفيفة أو المشروبات التي توفرها لهم أو أين يمكنهم الحصول عليها، وفي غرفة التدريب الافتراضي ذكِّر المشاركين بوقت البدء وشجِّعهم على قضاء دقيقة أو دقيقتين لتجهيز بيئتهم المادية حتى لا يحدث أي انقطاع ولكي يحصلوا على مشروب قبل بدء الجلسة.
- ادعُ المشاركين إلى الدردشة مع بعضهم بعضاً، وقدِّمهم لبعضهم بعضاً عند وصولهم، وفي جلسة التدريب الافتراضي شجِّع الأشخاص على استخدام ميزة الدردشة.
- تأكَّد من إبلاغ المشاركين في حال كنتَ بحاجة إلى الابتعاد قليلاً قبل بدء التدريب في بيئة تقليدية، فتأكَّد من إبلاغ المشاركين بذلك حتى لا يعتقدوا أنَّك غادرت، وأَخبِرهم بأنَّك ستعود خلال لحظات قليلة، وفي جلسة التدريب الافتراضي افعَل الأمر نفسه وتأكَّد من تغيير حالتك إذا أمكن على البرنامج إلى خيار "بعيد".
في الختام:
تذكَّر أنَّك تمتلك فرصةً واحدةً فقط لتترك انطباعاً أولياً جيداً؛ إذ إنَّ الاستعداد التام للتواصل مع المتعلمين بمجرد وصولهم يُفيدك كثيراً من خلال جعلِهم يشعرون بالراحة معك ومع بيئة التعلُّم.
