كلنا نشعر بالملل في أثناء انتظار بدء جلسة التدريب أو الاجتماع عبر الإنترنت، وإذا كنت محظوظاً، فقد تسمع بعض الموسيقى خلال فترة الانتظار تلك، وإذا لم تكُن كذلك، فستسمع ذلك الصوت المُشتِّت للانتباه الصادر عن لوحة مفاتيح مشارك آخر يصدر من الميكروفون الذي لم يُكتَم صوته.
أنت تتنفس بعمق، وتنظر إلى الوقت، وتتمنى لو أنَّك سجلت الدخول قبل بدء الجلسة مباشرةً، ويمكنك تبديل الشاشات للاطِّلاع على آخر الأخبار على موقع فيسبوك (Facebook) الخاص بك محاولاً الحفاظ على هدوئك وهدوء أعصابك.
أخيراً يُخرجك صوت المُيَسِّر من هذه الحالة، لقد حان الوقت للبدء.
أم لم يحن بعد؟ ما زالت إحدى المشاركات لم تفكر في استخدام زر كتم الصوت، ولا يستطيع مشارك آخر العثور على نسخته من جدول الأعمال ولا يعرف طريقة إلغاء كتم صوت الميكروفون، في حين انضم شخص آخر إلى الاجتماع في وقت متأخر، ويرسل الميسر رسائل إلى أحدهم في محاولة لحل مشكلته.
لقد مرت 10 دقائق الآن على الجلسة ولم يُذكَر فيها جدول الأعمال، ويبدأ صبر المشاركين بالنفاد بسرعة ويبدؤون بالتركيز في المهام الخارجية.
في هذا المقال سنخبرك بأنَّه لا يجب أن تسير الأمور على هذا النحو؛ فالسماح للمشاركين بتسجيل الدخول قبل 15 دقيقة من بدء الجلسة له فوائد عديدة؛ فتسجيل الدخول مبكراً والترحيب بهم هو أمر جيد، وإنَّ وجود مُنتج أو مساعد مُيسِّر يُرحِّب بالمشاركين في أثناء اتصالهم سيجعل جلستك تبدأ بنجاح
أسباب ذلك:
- يمكن توجيه تحية شخصية شاملة؛ إذ تساعد على شعور المشاركين بالراحة.
- يمكن للشخص الذي يُرحِّب بالمشاركين ضبط إيقاع المحادثة وتشجيع الآخرين على الدردشة؛ إذ يساعد هذا الأمر المشاركين على الشعور بأنَّهم جزء من هذه المجموعة ويُسمَح لهم بالتحدُّث قبل بدء الجلسة.
- يمكن للمُرحِّب واسع المعرفة مساعدة المشاركين على حل المشكلات التقنية أو اللوجستية وحلها قبل بدء الجلسة.
- إنَّ التذكير بطريقة ودية من المُرحِّب الذي يطلب من المشاركين كتم صوت الميكروفونات عندما لا يتحدثون، سيَحُد من كمية الضوضاء المشتتة للانتباه في أثناء الجلسة.
- يمكن للمُرحِّب إرسال الوثائق المفقودة عبر البريد الإلكتروني قبل الجلسة.
- يمكن للمُرحِّب أن يُذكِّر المشاركين بوقت بدء الجلسة، وتسليم إدارة الجلسة للمُيسِّر في ذلك الوقت بالضبط.
يوجد دائماً مشارك يُسجِّل الدخول متأخراً أو لديه مشكلات تقنية مستمرة، ومن خلال وجود مُنتج أو مُيسِّر مشارك يُرحِّب بالجميع ويساعدهم، يمكن للمشاركين حل معظم المشكلات قبل بدء الجلسة، وترك الميسر يُركِّز في تيسير الاجتماع أو تقديم مواد التدريب دون أن يعوقه شيء ما.
في الختام:
إذا حدَّدت ما يجب فعله من البداية، فسيدخل المشاركون إلى الجلسة بارتياح ويكونون مستعدين للاندماج، وسيسمح بدء الاجتماع أو التدريب في الوقت المحدد للمشاركين بمعرفة أنَّك تُقدِّر وقتهم، وفي المقابل ستكسب احترامهم واهتمامهم.
