يؤثِّر التدريب المؤسساتي غير الفعال تأثيراً كبيراً في عائد الاستثمار من مبادرات التدريب، وحسب تقرير صناعة التدريب لعام 2021 الصادر عن مجلة التدريب (Training Magazine): تساوي تكلفة التدريب لكل موظف 1,071$ وسطياً، وهذا مبلغ كبير يُنفَق على ميزانية التدريب في مؤسستك لتطوير الموظفين.
يتجلَّى هذا عندما لا تكون الدورات التدريبية على قدر كبير من الكفاءة والفاعلية، وهذا يؤدي إلى ارتفاع تكلفة تدريب موظفيك؛ لذلك نقدم لك فيما يأتي 10 استراتيجيات لتقليل تكلفة التدريب:
10 استراتيجيات لتقليل تكلفة تدريب الموظفين:
1. الاستفادة من التعلُّم الإلكتروني:
قبل الجائحة، عندما كان الموظفون يعملون داخل المؤسسة، كانت الدورات التدريبية تجري على أرض الواقع في غرفة اجتماعات أو مساحة مشتركة، وقد تطلب ذلك تقسيم مجموعات كبيرة من الموظفين للتدريب في الوقت نفسه، والطريقة نفسها، والمواد نفسها.
من الواضح أنَّ تدريب كثير من الموظفين لم يكن طريقة مجدية اقتصادياً، فلكل موظف نمط تعلم مختلف لا يناسب الموظفين الآخرين، على سبيل المثال، يفضل بعض الموظفين مقاطع الفيديو التعليمية، بينما يحتفظ آخرون بالمعلومات على وجه أفضل في بيئة تعلم اجتماعية.
الآن بعد أن أصبحت معظم القوى العاملة تعمل عن بُعد، صار التعلم عبر الإنترنت أفضل طريقة لتدريب الموظفين، فيتيح التعلم الإلكتروني للموظفين الوصول إلى برامج التدريب أو موارد التعلم عبر الإنترنت في الوقت المناسب لهم، واختيار طريقة التدريب المفضلة لديهم، والآن ما يزال بإمكان موظفيك أداء واجباتهم الوظيفية ومن ثم الوصول إلى التدريب عند توفره.
2. اختيار نظام إدارة تعلُّم (LMS) حديث:
عليك اختيار أنسب نظام إدارة تعلُّم لاحتياجات التعلُّّم والتطوير في مؤسستك، وكانت أنظمة التعلُّم القديمة وسيلة للاحتفاظ بموارد التدريب دون القدرة على تحسين اندماج المتدربين أو زيادة الاحتفاظ بالمعلومات، أو قياس التقدم في التدريب، لقد كانت مجرد شبكة داخلية أو قاعدة معرفية للشركة.
نظام إدارة التعلُّم الحديث ليس مجرد وسيلة للاحتفاظ بمواردك الداخلية، إذ بإمكانه:
- إنشاء دورات تعليمية إلكترونية كاملة داخل التطبيق.
- تقديم وحدات تدريبية مباشرة للموظفين.
- تطوير بيئة تعليمية قادرة على إدماج الموظفين.
- استخدام اللعب في التدريب عبر تقديم المكافآت والشارات ولوحات المتصدرين.
- تقسيم المتعلمين إلى مجموعات أصغر تتشارك أنماط التعلم نفسها.
- تقييم الموظفين قبل جلسات التدريب وبعدها.
- تتبُّع تقدُّم الموظفين في التدريب وقياسه.
استخدام نظام إدارة التعلم هو أفضل طريقة لتقليل تكاليف تدريب الموظفين.
3. التركيز على نتائج تدريب الموظفين:
التدريب غير المكلف لا يوفر التكلفة إذا لم يتعلم أعضاء فريقك المهارات التي تساعدهم على أداء واجباتهم بكفاءة.
إنَّ إجراء التقييمات شرط أساسي لنجاح برنامج التدريب في إكساب الموظفين المهارات اللازمة، ومع ذلك، هذا ليس كافياً، إذ عليك تحديد أهداف التدريب، ثم جمع التغذية الراجعة التي تتيح لك قياس مدى نجاح التدريب، وباستخدام نتائج تدريب موظفيك، يتسنَّى لك تعديل جلسة التدريب وتحسينها لتكون فعالة قدر الإمكان.
بهذه الطريقة يتعلَّم الموظفون المعرفة والمهارات والمعلومات المطلوبة من أول مرة؛ وهذا يعني تقليل عدد برامج التدريب، ومن ثم تكلفة تدريب الموظفين.
4. الاستفادة من مصادر التعلم المجانية:
ما دمتَ تحصل على نتائج جيدة، فلن تجد أيَّ شيء أجدى اقتصادياً من التدريب المجاني، وهو متوفر أكثر مما تظن، إليك بعض مصادر التدريب أو الموارد التعليمية الأخرى المجانية أو منخفضة التكلفة:
- المنظمات الحكومية.
- محتوى ضخم مفتوح المصدر عبر الإنترنت مثل يودمي (Udemy) أو إيديكس (EdX).
- بائعي البرمجيات.
- المدونات الصوتية أو مقاطع فيديو يوتيوب (YouTube).
- الجمعيات المهنية.
في بعض الأحيان يكون الفرق بين الدورة التدريبية المجانية والدورة المدفوعة صغيراً جداً، على سبيل المثال، قد تشتمل الدورة التدريبية المدفوعة على مواد مطبوعة أو دعم سريع للعملاء، بينما لا تشتمل النسخة المجانية على أي من ذلك.
لكن هذا لا يعني أنَّ محتوى الدورة التدريبية المجانية ليس فعالاً في تدريس مهارات أو معلومات جديدة، فإذا صادفت موارد تدريبية مجانية، فجرِّبها لترى ما إذا كانت فعالة، وبذلك تخفف من نفقات ميزانية التدريب في مؤسستك.
5. تصميم برنامج منتورينغ:
استفد من الخبرة الموجودة في مؤسستك لبناء قوة عاملة أقوى، وبتحديد أعضاء فريقك الأذكى والأكثر نجاحاً، يمكنك تصميم برنامج منتورينغ، وبمقدور هؤلاء المنتورز مساعدة الموظفين الجدد على تعلُّم السياسات وأفضل الممارسات لأداء وظائفهم على أحسن وجه، مع تحسين عملية التعلم في مؤسستك أيضاً.
لقد تدرَّب هؤلاء المنتورز سابقاً واكتسبوا الخبرة في هذا المجال، لذلك فإنَّ تدريب زملائهم يقلل من تكاليف التدريب إلى حدٍّ بعيد.
6. الاستثمار في التعلم المصغَّر:
ليس بالضرورة أن يكون البرنامج التدريبي طويلاً أو أن يتطلب كثيراً من الموارد، فإذا كان التدريب الرسمي يستنزف ميزانيتك، فاستثمر في التعلم المصغر، فيتيح لك نهج التدريب هذا تقديم التدريب على أجزاء أصغر، استيعابها أسهل وتكلفتها أقل.
يعد توفير دورات التعلم المصغر وسيلة فعالة لتقديم تدريب لا يتعارض مع مسؤوليات الموظفين، وبهذه الطريقة، يمكنهم أداء عملهم، وتخصيص 30 دقيقة لإكمال جلسة التدريب، ثم العودة إلى العمل.
باستخدام هذا النهج، يكمل الموظفون جزءاً من تدريبهم، ويؤدون واجباتهم الوظيفية الاعتيادية أيضاً، وهذا يوفر الوقت - بخلاف جلسات التدريب الطويلة - ويساعد على تقليل تكاليف التدريب.
7. مشاركة المواد التدريبية داخل المنظمة أو خارجها:
قد يزيد فريق التدريب من التكلفة بسبب تفويت فرص مشاركة موارد التدريب.
هل أنشأت الأقسام المختلفة مقاطع فيديو تدريبية أو كتيبات إرشادية أو مواد أخرى يمكن للأقسام الأخرى الاستفادة منها؟
تخلَّص من حجب المعلومات واستفد من الموارد المتاحة في شركتك، وبعد ذلك، ابحث خارج شركتك للنظر في إمكانية التشارك مع شركات أخرى على الموارد وتقسيم تكلفة التدريب باهظ الثمن.
على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم حزمة برامج شائعة لإدارة أعمالك أو تستخدم تقنية معينة، ففكر في الانضمام إلى مجموعة مستخدمين، ويمكِّنك هذا من التعاون مع شركات أخرى للحصول على مواد مرجعية وتدريبات منخفضة التكلفة، وبهذه الطريقة، يمكن لكلا الشركتين المشاركة مع تقسيم تكلفة التدريب.
8. استخدام التغذية الراجعة والتقييمات لقياس النجاح:
كيف ستعرف ما إذا كان التدريب فعالاً إذا لم تطلب من موظفيك تغذية راجعة أو لم تحلِّل التدريب؟
تسهم هاتان الطريقتان في تقليل تكلفة تدريب الموظفين، وبجمع التغذية الراجعة وبيانات التقييم الواردة من المتدربين قبل التدريب وبعده، يتسنى لك معرفة ما نجح وما لم ينجح.
اطلب من موظفيك إخبارك عن الفائدة التي حصلوا عليها من التدريب، وما إذا كانوا قد احتفظوا بالمعلومات التي تعلموها، فإذا كانت التغذية الراجعة أو بيانات التقييم دون المستوى المطلوب، فهذا يمنحك رؤية أفضل عن طرائق تحسين محتوى التدريب، وبذلك، تصبح تكلفة المجموعة التالية من الموظفين أقل بكثير كونهم سيتلقون جلسة تدريبية أكثر فاعلية.
9. إنشاء تقارير عن بيانات المتعلمين وسلوكاتهم:
بعد جمع التغذية الراجعة أو تقييم المتعلمين، يجمع نظام إدارة التعلم (LMS) كل بيانات التعلم في لوحة المعلومات، ومن لوحة المعلومات هذه، يمكنك مقارنة فرص تطوير الموظفين مع مؤشرات الأداء الرئيسة للتدريب.
يجمع نظام إدارة التعلم الحديث كل هذه البيانات ويعرضها بطريقة تسمح للمدربين بتحديد ما إذا كان التدريب ناجحاً والإجابة عن الأسئلة الشائعة، مثل:
- كم عدد الموظفين الذين حضروا التدريب؟
- كم عدد المتدربين الذين أكملوا التدريب؟
- في المتوسط، كم استغرق المتدربون لإكمالها؟
- ما هي درجة تقييم كل موظف؟
- ما مدى رضى الموظفين عن التدريب؟
- هل أثر التدريب في أدائهم الوظيفي؟
- ما عائد الاستثمار من هذا التدريب؟
باستخدام بيانات التدريب هذه، ستكون أقدر على الإجابة عن هذه الأسئلة وتبرير تكاليف تدريب الموظفين.
10. تحسين برامج التدريب باستمرار:
الآن بعد أن صارت لديك تغذية راجعة أو تقييمات أو نتائج اختبارات ومعلومات مفيدة عن جهودك التدريبية، يمكنك استخدامها لتعديل تدريبك إلى برنامج يتَّسم بالكفاءة والفاعلية.
ابحث عن طرائق لتحسين التصميم التدريبي، سواء كان ذلك عبر التخلص من المواد غير الضرورية، أم اعتماد أساليب من مدربين آخرين، أم دمج أساليب تدريب متعددة، فتعد إعادة تدريس نفس المحتوى التعليمي الممل وغير الفعال طريقة فاشلة لتقليل تكاليف تدريب الموظفين.
لذلك، استخدم كل ما هو متاح لديك لتطوير المواد التدريبية القادرة على تنمية المهارات وترسيخ المعرفة وزيادة الإنتاجية، ويؤدي هذا إلى تقليل تكلفة تدريب الموظفين إلى حدٍّ بعيد في المستقبل.
