أحياناً تفشل الدورات التدريبية في إرضاء المشاركين وتلبية احتياجاتهم، بسبب إهمالها لبعض المقوِّمات الأساسية، وبالنتيجة تخسر عملاءها، وفيما يأتي 14 خطوة لتقديم دورات تدريبية ناجحة.
14 خطوة لتقديم دورات تدريبية ناجحة
1. توضيح أهداف الدورة التدريبية والنتائج المتوقَّعة منها
تكتفي بعض شركات التدريب بإرسال العنوان والمواعيد إلى المشتركين دون أن تعلمهم بأهداف البرنامج والنتائج المتوقَّعة منه، أو تطلعهم على خطة العمل وبقية التفاصيل، فلا بأس بالاكتفاء بهذا القدر من المعلومات إذا كانت الشركة تخطِّط لتخصيص الجلسة الأولى لمناقشة الأهداف ومنهجية العمل مع المشاركين، ولكن تبرز المشكلة عند إجراء التدريب مباشرةً دون الخوض في هذه التفاصيل مع المشاركين، ويمكن أن يرتبك المشارك عندما تغفل الشركة عن تزويده بالتفاصيل والمعلومات اللازمة مسبقاً، وتختلف مستويات المعرفة والنتائج المطلوبة من الدورة التدريبية من مشترك إلى آخر، ويُنصَح بإرسال خطة عمل البرنامج إلى المشتركين قبل موعد الجلسة الأولى، بالإضافة إلى تخصيص قرابة نصف ساعة لمناقشة النتائج التي يريدون الحصول عليها، وتطبيق مجموعة من الإجراءات التي توحِّد مستوى الفهم والمعرفة بين جميع المشاركين لضمان تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الدورة التدريبية، ويشعر المشاركون بهذه الطريقة بأنَّ الجلسات تركِّز على احتياجاتهم وتتوافق مع توقعاتهم.
2. الترحيب بالمشاركين وبناء الألفة معهم
يجب أن يحضر المدرِّب إلى القاعة قبل وصول المشاركين لكي يرحِّب بهم، ويبني بعض الألفة معهم قبل بدء الدورة التدريبية، وتزيد هذه الألفة تفاعل المشاركين وقدرة المدرِّب على طرح الأسئلة ومناقشة الحاضرين، وتنخفض جودة تجربة العملاء عندما يجلس المدرب صامتاً دون أن يفتح حديثاً مع المشاركين، وقد تستمر هذه الأجواء المشحونة بالتوتر والضيق خلال الدورة التدريبية وتؤثر في مستوى رضى العميل، ويمكن أن يشعر العميل بالندم على التسجيل في الدورة التدريبية وإنفاق المال عليها في هذه الحالة، وبالتالي عليك أن تخصص بعض الوقت للتحدث مع المشاركين لكي تفهم احتياجاتهم ومتطلباتهم، وتعتمد على هذه المعلومات في تقديم الدورة التدريبية.
3. تأمين بيئة مريحة تزيد فعالية التدريب
لا تُجرَى الدورات التدريبية في قاعات مزوَّدة بالتجهيزات والمعدات اللازمة في بعض الحالات، وقد يضطر المدرِّب لإجراء التدريب في قاعة تفتقر للمعايير المطلوبة، ويجب اتخاذ التدابير اللازمة للتعامل مع النقص في أثاث وتجهيزات القاعة حتى يشعر المشارك أنَّها تناسب أهداف الدورة التدريبية وتحقِّقها، وهو ما يُحسِّن بدوره تجربته، ويجب أن تسمح ترتيبات القاعة للمشاركين بالتحرك بسلاسة دون أن يضايقوا بعضهم، وينبغي أن يكون العرض التقديمي مرئياً وواضحاً من جميع المقاعد، مع الحرص على ضبط درجة الحرارة ضمن القاعة؛ لأنَّ الحر والبرد يسبِّبان تشتُّت انتباه الحاضرين ويعوقان قدرتهم على الاستيعاب، وتبرز المشكلة في العروض التقديمية عند إسقاط الشرائح جزئياً على سقف القاعة، أو عندما تكون مائلة، أو واقعة خارج مرمى أنظار وبؤرة تركيز المشاركين، ويمكن أن يصاب المشاركون بالصداع في هذه الحالة، وقد يشيحون ببصرهم بعيداً عن شاشة الإسقاط بسبب شعورهم بالضيق.
4. تخصيص بعض الوقت للتعارف
يمكن أن يشعر المتدرِّب بالتوتر والهلع عندما يُطلَب منه التعريف عن نفسه ومجال عمله ومشاركة السبب الذي دفعه للتسجيل في الدورة التدريبية، ولكنَّ هذا التعارف ضروري لتحسين تجربة التدريب، ويجب أن يقدِّم المدرِّب نفسه ويزوِّد المشاركين بالمعلومات التي تثبت جدارته وقدرته على تلبية احتياجاتهم، ويرتاح المشارك ويزداد استعداده للإصغاء والانتباه للشرح عندما يطَّلع على خلفية المدرب في هذا المجال، وتعريف المشاركين عن أنفسهم بالغ الأهمية أيضاً؛ لأنَّه يتيح للمدرب إمكانية تصميم تجربة مخصصة لاحتياجاتهم وظروف عملهم، وتقديم شروحات وأمثلة مستوحاة من المجال الذي يعملون به أي أنَّها تكون مألوفة ومفهومة بالنسبة لهم.
5. تجنُّب الإفصاح عن نقاط ضعف الدورة التدريبية
يكون التدريب بمنزلة تجربة لا يمكن التكهُّن بنتائجها وفعاليتها عند إجرائه للمرة الأولى، وهذا ينطبق على البرامج الجديدة والمحدثة، وفي جميع الأحوال، لا يجب أن تفصح عن هذه المعلومات للمشاركين؛ لأنَّهم دفعوا مبالغ كبيرة للاشتراك في الدورة التدريبية، وخصَّصوا جزءاً من وقتهم للحضور، ولا يجب أن تقدِّم دورات تدريبية مدفوعة عندما لا تكون متيقناً من جودة المحتوى والمواد، وينبغي أن يكون المدرِّب إيجابياً، ومتحمِّساً، وواثقاً من نفسه ومن جودة تدريباته لكي يشعر الحاضرون بالراحة ويحقِّق البرنامج النتائج المطلوبة.
6. التحدث بصوت واضح
يتجنَّب المشاركون مقاطعة المدرِّب، وخاصة في بداية الدورة التدريبية، وتبرز المشكلة عندما يتحدث المدرِّب بصوت منخفض وغير واضح، ويجد الحاضرون صعوبة في سماعه وفهمه دون أن يشتكوا أو يطلبوا منه أن يرفع صوته، ويجب أن تحرص على ضبط أعصابك، وترفع صوتك فيتسنَّى لجميع الحاضرين سماع الشرح وفهمه، ويُنصَح من جهة أخرى بطرح الأسئلة على الحاضرين لكي تتأكد من قدرتهم على الإصغاء وفهم المعلومات وتزيد مستوى مشاركتهم واندماجهم مع المحتوى.
7. شرح المعلومات المعقَّدة بالتدريج
لا بأس بشرح المعلومات المعقَّدة مباشرةً إذا خضعَ المشاركون لجلسات تحضيرية سابقة للدورة التدريبية للحصول على المعلومات والمبادئ الأساسية، وبخلاف ذلك، لا يُنصَح بشرح المفاهيم الصعبة في البداية حتى لا يشعر المشاركون بالضياع ويتوقفوا عن الإصغاء والتركيز مع الشرح ويعجزون عن فهم المعلومات، ويخشى المتدرِّب أن يعترف بعجزه عن فهم المعلومات أو يطرح الأسئلة على المدرِّب حتى لا يبدو غبياً أمام أقرانه ظناً منه أنَّه الوحيد الذي يواجه صعوبة في الاستيعاب، ويجب أن تبدأ بالأساسيات وتزيد مستوى الصعوبة وتشرح المعلومات المعقَّدة تدريجياً لمراعاة القدرة الاستيعابية للحاضرين وضمان شعورهم بالراحة خلال الجلسات.
في الختام
يجب أن تراعي الدورات التدريبية مجموعة من المبادئ الأساسية لكي تنجح في تلبية أهداف العملاء واحتياجاتهم، وقدَّمَ الجزء الأول من المقال 7 خطوات لإجراء دورات تدريبية ناجحة، ويبحث الجزء الثاني في بقية الخطوات.
