تدريب الموظفين مهم من نواحٍ كثيرة؛ فهو يسهم في تعزيز اندماج الموظفين وزيادة الاحتفاظ بهم، كما تعزز خطة التدريب والتطوير الفعّالة الكفاءة والابتكار والإنتاجية. وعموماً، يفيد التدريب الموظفين والعملاء، ويزيد أرباح الشركة.
لا يمكن إنشاء برامج لتدريب الموظفين كيفما اتُّفِق؛ بل يجب أن تكون فعّالة وحديثة ومناسبة؛ أي تضفي عليها طابعاً شخصياً، الأمر الذي يتطلب توظيف التكنولوجيا.
ما هي خطة تطوير الموظفين؟
هي خطة عمل لضمان نمو الفرد أو أفراد الفريق وتطورهم في مناصبهم. عند تطوير برنامج لتدريب الموظفين، من المهم أن يتولّى فريق التعلم والتطوير مسؤولية إدارته إضافة إلى العمل مع الموظفين المعنيين.
يُعد استخدام خطة التدريب والتطوير طريقة فعّالة للاحتفاظ بأفضل المواهب وصقل مهارات الموظفين الحاليين أو حتى إعادة تكوينها بما يتوافق مع الأهداف التنظيمية. تختلف خطة التدريب عن خطة التطوير الشخصي، حيث تركز على الأهداف المهنية، وليس على أهداف الحياة العامّة.
فائدة إنشاء خطة لتطوير الموظفين
تطوير الذات هو دافعٌ كبير، وعند إنشاء خطة لتنمية مهارات الموظفين، يزيد حافز القوى العاملة لتحقيق أهداف شخصية تتوافق مع الأهداف الشاملة التي تتطلع الشركة إلى تحقيقها. من المفيد التحدّث بحماسة عن الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسة التي تحتاج المنظمة إلى تحقيقها، ولكن إذا لم يتم الاهتمام بأولئك الذين يعملون لتحقيق الأهداف، فقد لا يجدون آذاناً صاغية.
تعالج خطط تطوير الموظفين هذا الأمر، مع التركيز على الأهداف المهنية ونمو كل فرد في الفريق، مما يؤدي دوراً هاماً في انخفاض معدل دوران العَمالة، وتقليل تكاليف التدريب وتأهيل الموظفين الخارجيين.
خطوات إنشاء خطة لتطوير الموظفين
من أجل إنشاء خطة فعالة لتطوير الموظفين هناك مجموعة من الخطوات يجب اتباعها، وهي:
1. تحديد أهداف برنامج التدريب
قبل تطوير برنامج تدريب، يجب تحديد الأهداف والاحتياجات والجمهور المستهدف؛ فهذه خطوة مهمة لفهم الفجوة بين المهارات التي يمتلكها الموظفون وتلك التي تتطلب المزيد من التدريب. لا يكفي الأخذ بآراء كبار أصحاب المصلحة حول ما يحتاج إليه الموظفون.
يساعد توضيح احتياجات المتدربين في تحديد العوامل التي تُسهم في نجاح مبادرات تدريب الموظفين، ومعالجة أهداف التدريب المهمة، وتلك التي تهمُّ الموظفين، والتي سيكون لها التأثير الأكبر في العمل. للقيام بذلك، عليك طرح الأسئلة المناسبة، وإنشاء ملفات تعريف للمتدربين.
2. إنشاء خطة لتدريب الموظفين
بعد تحديد الأهداف العامة للتدريب، تكون الخطوة التالية هي التركيز على أهداف التعلُّم. حدد مثلاً ما يجب أن يغيره الموظفون؛ حيث يجب أن تكون أهداف التعلم محددة ويمكن قياسها بسهولة.
وتشمل بعض الأمثلة عن تلك الأهداف:
- التعامل مع مفاوضات تجديد عقود العمل.
- اعتماد إطار عمل جديد لتحديد أهداف الشركة لربع السنة القادم.
- تطبيق عملية جديدة للتعامل مع شكاوى العملاء.
قسِّم أهداف التعلم إلى أهداف فرعية محددة خاصة بكل وحدة أو درس في خطة تدريب الموظفين، مما يضمن أنَّ المحتوى موجَّه لتحقيق هدف بعينه ومرتبط به. يتيح لك تقسيم الأهداف أيضاً قياس نجاح كل وحدة، وما إذا حقق المحتوى النتيجة المرجوّة، فإذا لم يحققها، قيِّم كيفية تحسينه.
هذا هو الوقت المناسب لطلب المساعدة من خبراء المادة؛ إذ يؤدي التعاون معهم إلى إثراء المحتوى بأفكار مميزة، وربما يقدمون أيضاً المشورة بشأن كيفية تنظيم خطة التدريب لضمان تقديم المحتوى بطريقة سهلة الفهم، وذلك بناءً على خبرتهم.
اطلب من خبراء المادة مراجعة محتوى خطط التدريب والتطوير لاكتشاف أي نقص محتمل واقتراح إضافة وحدات جديدة. تمكِّنك الاستعانة بخبراء المادة لوضع خطة لتطوير التعلم، من الاستمرار في إنشاء محتوى مخصَّص ويتّسم بالمصداقية ويلبي احتياجات المتدربين، وكل ذلك بميزانية قليلة.
من المهم إشراك أصحاب المصلحة في هذه العملية؛ إذ إنَّ نيل موافقة كبار المديرين أمر بالغ الأهمية ليوافقوا على توفير ميزانية لاستخدام أداة تأليف المحتوى التي تدعم أهداف التدريب، وللتأكيد على أهمية التدريب وتعزيز مشاركة الموظفين.
3. إنشاء تجارب تعلم فعالة للموظفين
الهدف الأساسي من هذه الخطوة هو إنشاء محتوى مقنع ومؤثر، وتوفير تجربة تعلم فعّالة للمتدربين.
1.3. اختيار أداة تأليف
سواءً كنتَ تنشئ التدريب في الشركة أم أوكلت المهمة لطرفٍ ثالث، فإنَّ اختيار البرنامج المناسب يؤثر تأثيراً كبيراً في النتيجة النهائية، ومدى قدرة التدريب على تلبية معايير النجاح المذكورة في الخطوة الأولى.
9 عوامل يجب مراعاتها عند اختيار أدوات التأليف لبرنامج تدريب الموظفين:
- سهولة الاستخدام: تحديد القوالب والتصميم المتوفر.
- المرونة والتحكم: المقدرة على تخصيصها إذا لزم الأمر.
- المقدرة على ترويج برنامج التدريب وتخصيصه.
- توفّر ميزات التعاون والمراجعة، أي ما إذا كان يمكن لعدّة أفراد من الفريق العمل معاً لإنشاء البرنامج.
- تعمل على الأجهزة المحمولة وسريعة الاستجابة، أي مدى إمكانية الوصول إلى المحتوى.
- قابلية تحسين الأداء وسهولة إعادة النشر، أي ما إذا كان يمكن توسيع نطاق برنامج التدريب.
- ميزات توطين المحتوى، أي ما إذا كان يمكن تعديله ليناسب الموظفين في أماكن أخرى.
- توفّر التحليلات والبيانات، أي مدى سهولة تحليل أداء برنامج التدريب.
- توفر خيارات النشر، سواءً عبر برنامج مستقل، أم عبر تطبيق "سكورم" (SCORM)، أم "إكس أيه بي آي" (xAPI).
احرص أولاً على تجربة الأداة قبل استخدامها، وهي أسرع وأسهل وأدق طريقة لمعرفة ما إذا كانت أداة التأليف تلبي متطلباتك.
2.3. إنشاء محتوى تدريب الموظفين
عندما يتعلق الأمر بمحتوى تدريب الموظفين، فمن المهم أن ندرك أنَّه لا وجود لمحتوى معين يناسب جميع متطلبات الموظفين؛ لذا يجب التعامل مع كل مشروع على حدة. من المحتمل أن تتضمن خطة تدريب الموظفين أساليب وأنشطة متعددة، مثل مقاطع الفيديو التوضيحية ووحدات الاختبارات التفاعلية ومحتوى طويل على شكل كتبٍ إلكترونية.
في النهاية، يعتمد نجاح برنامج تدريب الموظفين على مدى اندماجهم مع المحتوى، لذلك من الضروري أن تفكر في أهمية البرنامج وتصميمه وشكله وأسلوب تقديمه في مرحلة التخطيط.
- أهمية البرنامج: ما الذي يجعل المحتوى ملائماً ومفيداً؟ ولماذا يجب على الموظفين المشاركة به؟
- التصميم: كيفية تقديم المعلومات بطريقة سهلة الفهم ومثيرة للاهتمام.
- الشكل: دمج عناصر تفاعلية أو استخدام استراتيجيات أخرى تساعد الموظفين على تذكر المعلومات الجديدة.
- أسلوب التقديم: كيفية نشر المحتوى للموظفين، سواء مباشرةً باستخدام عنوان (URL)، أم عبر استضافته في موقع آخر.
للتأكد من أنَّ برنامج تدريب الموظفين سينال استحسان المتدربين، قيِّم نماذج التدريب التي ستوفر لهم القيمة الأكبر.
لإنشاء برنامج تدريب فعّال، أفضل خَيار هو التعلم القائم على المتدربين، والذي يتَّبع 6 مبادئ أساسية هي تحقيق عائد على الاستثمار، وتحقيق أهداف واضحة، وقياس التعلّم، والتخصيص، واحترام وقت المتدربين، وإتاحة التدريب على نطاق واسع.
3.3. تحديد توقيت مناسب لتقديم التدريب
من المهم تقديم التدريب في وقت يلائم المتدربين؛ حيث قد يؤدي تقديم التدريب أبكر مما ينبغي أو بعد فوات موعده إلى انزعاج المتدربين، وربما لن يفيدهم حتى. ويختلف أفضل وقت لتقديم برنامج لتدريب الموظفين اعتماداً على المحتوى والجمهور المستهدَف، وتشمل بعض الأمثلة عن ذلك:
- التدريب الذي يقدَّم عند الطلب، قبل استخدام المنتج مباشرة (مثل التدريب في الوقت المناسب (Just-In-Time)).
- التلميحات أو الرسائل الفورية التي تظهر في برامج معينة مشيرة إلى حاجة الموظفين إلى التدريب، وذلك حينما "تستشعر" هذه البرامج أنَّهم يواجهون مشكلة (عندما يستغرق استخدام الموظف لميزة معينة وقتاً طويلاً، أو يستخدمها بصورة غير صحيحة).
- توجيه الموظفين إلى التدريب (مثل صفحات الدعم أو برامج التدريب) عند الضرورة، أو عرض التدريب عليهم (عبر رسائل البريد الإلكتروني مثلاً، والتي تحتوي على تلميحات أو نصائح أو مقاطع فيديو).
4. تتبُّع المحتوى وتحسينه
برامج التعلم والتطوير الفعالة ليست ثابتة؛ بل تتطور وتتحسن باستمرار، حيث تساعد مراقبة كيفية وصول الموظفين إلى التدريب والتفاعل معه، إلى جانب تقييم فاعليته، على تحديد كيفية تحسينه. إليك الخطوات التالية لمساعدتك:
- مراجعة نتائج الاختبارات عبر الإنترنت لاكتشاف ما إذا كان المتدربون يخطئون في الإجابة عن أسئلة معينة، فإذا كان الأمر كذلك فربما تكون الأسئلة خاطئة، أو المحتوى غير مناسب.
- قياس التدريب وفقاً لمعايير النجاح التي حددتها في الخطوة الأولى لتحديد ما إذا كان التدريب يحقق النتائج المطلوبة.
- مراقبة العوامل الهامة الآتية: عدد المتدربين، والوقت الذي يحضرون فيه التدريب، والجهاز الذي يستخدمونه للوصول إلى التدريب، ومدة الحضور، ومدى عودة المتدربين لإكمال التدريب.
- مراجعة طلبات الدعم لمعرفة الجوانب التي يمكن إنشاء تدريب حولها أو تحسينه.
- سؤال الموظفين والمديرين مباشرة عن نقاط الضعف في أدائهم، وما الذي يساعدهم ويحسِّن أداءهم.
وضع خطة لتطوير الموظفين
يُعد إنشاء خطة لتطوير الموظفين مجرّد مرحلة واحدة فحسب، فبعد استثمار الوقت والجهد والموارد في إنشاء تلك الخطة، من المهم أن تعمل جاهداً للتأكد من حصول الموظفين على أقصى استفادة منها.
أفضل الخطط لتدريب الموظفين الجدد هي تلك التي تُستخدَم فيها أهداف ذكية (SMART) للتأكد من نجاحها؛ فمن خلال تحديد أهداف التعلم والتطوير، يستطيع المديرون تحديد مواعيد نهائية واضحة، مما يسهِّل قياس فاعلية البرنامج.
لتطوير خطة التدريب بالكامل، احرص على أن تحوِّلها إلى وثيقة عمل رسمية، بحيث لا تكون منفصلة عن الحياة العملية اليومية للموظفين. لذا، يجب تنظيم الخطة والعودة إليها دائماً للتأكيد على أهميتها.
في الختام
لا يقتصر إنشاء برنامج تدريب مفيد للموظفين على إضافة بضعة ملفات "بي دي إف" (PDF) إلى موقع إلكتروني؛ بل ربما يشكِّل جزءاً مهماً من استراتيجية التدريب في الشركة إذا تم تصميمه بإتقان، مما يساعد على تحقيق أهداف العمل وزيادة الأرباح وتطوير القوى العاملة.
أفضل طريقة لتحقيق نتيجة فعّالة إذاً هي التفكير ملياً في التدريب وأسلوب تقديمه وطريقة تقييمه، وذلك لتحسين برامج التدريب في المستقبل. إنَّ خطة تطوير التعلم للموظفين ليست ثابتة؛ بل يجب تحسينها وتطويرها باستمرار.
