يمكن أن يواجه مدير قسم التعلم والتطوير صعوبةً في تطبيق برامج التدريب في المؤسسة، وتشمل مراحل العمل بالترتيب التخطيط الاستراتيجي، وتنفيذ الإجراءات، وتقييم فاعلية البرنامج في تلبية احتياجات الموظفين وأهداف الشركة.
يتألف المقال من جزأين، ويقدِّم مجموعة من الأفكار التي تساعد على إدارة برامج التدريب، ويشرح كافة مراحل العمل بدءاً من تصميم البرنامج إلى الاستفادة من الأدوات التكنولوجية، وتساعد النصائح والتقنيات الواردة في المقال على إعداد برنامج تدريب يضمن تحقيق أهداف الشركة، ويساعد الموظفين على تنمية قدراتهم وإمكاناتهم.
إدارة برامج تدريب الموظفين:
توجد أساليب وتقنيات تساعد في إدارة برامج التدريب بفاعلية والتغلب على الصعوبات والمشكلات التي يمكن أن تطرأ في أثناء التنفيذ، وتتنوع برامج التدريب والتطوير من حيث حجم المحتوى وطريقة التقديم والخطة الزمنية.
تركز برامج التطوير الإداري على تنمية مهارات الإدارة والقيادة وتأهيل المرشحين والمقبلين على تسلم المناصب القيادية في الشركة، في حين يجري إعداد خطط التطوير الفردية الخاصة بأعضاء الفريق باستخدام دورات تدريبية تستهدف المهارات التي يحتاج إليها الموظفون لتحقيق التنمية المهنية على الأمد الطويل.
فيما يأتي 5 أركان أساسية لإدارة برامج تدريب الموظفين بفاعلية:
1. التركيز على احتياجات الموظفين وأهدافهم عند إعداد برامج التدريب:
يجب تحديد مستوى كفاءات ومهارات القوى العاملة، بغية تصميم برنامج تدريب يساعد أعضاء الفريق على رفع سوية أدائهم وتحقيق التقدم المهني المنشود.
يحتاج المدير من ناحية أخرى إلى تحديد أهدافهم المهنية، وإعداد برامج تساعد على تلبية احتياجاتهم التدريبية، ويجب أن تحرص الإدارة على التوفيق بين احتياجات الفريق والمهارات التي يحتاج إليها كل واحد من الموظفين لتحقيق التقدم المهني لكي ينجح برنامج التدريب في تحقيق النتائج المرجوة.
أهمية التركيز على احتياجات المتدرب:
تنجح برامج التدريب في تحقيق الأهداف المطلوبة عندما تركز على احتياجات المتدربين وأهدافهم المهنية، ويمكن الحفاظ على اندماج الموظفين وتفاعلهم عن طريق إعداد برامج تدريب تراعي احتياجاتهم وأنماط التعلم الخاصة بكل واحد منهم، إضافة إلى استخدام النشاطات التفاعلية، وتمرينات المحاكاة، وأدوات التقييم. د
يساعد هذا النهج على تحسين نتائج برامج التدريب، وأداء الموظفين، وزيادة مستوى اندماجهم وتفاعلهم مع المحتوى، وتنجح برامج التدريب في تحقيق الأهداف المهنية عند التركيز على احتياجات الموظفين في مبادرات التدريب والتطوير المهني.
لا يكفي إجراء جلسات دورية لتقييم الأداء، بل يجب الاستفادة من خطط التنمية الفردية، ومناقشة هذه الخطط مع أعضاء الفريق من أجل إعداد برنامج يراعي تطلعاتهم المهنية.
التخطيط للاحتياجات في الوقت الحاضر والمستقبل:
تقتضي الإدارة الفاعلة لبرامج التدريب التخطيط للاحتياجات الحالية والمستقبلية، وتحديد الكفاءات والمهارات اللازمة لإجراء التغييرات والتحديثات المؤسساتية، وإطلاق المنتجات والخدمات الجديدة.
فيما يأتي خطوتان يجب أن يلتزم بهما مديرو التعلم والتطوير:
- تقييم احتياجات التدريب والتطوير في الوقت الحالي.
- تقدير احتياجات التدريب والتطوير اللازمة لمواكبة التغيرات والتوجهات المقبلة.
يجب أن تحرص على تجهيز الفريق بالموارد البشرية اللازمة للمنافسة في السوق في المستقبل أيضاً، فقد يستخدم المدير جلسات مراجعة الأداء، والتقييمات، وأدوات متابعة الأهداف لتقدير احتياجات الفريق.
قد تكون تقييمات الاحتياجات التدريبية عامة أو مخصصة لمتطلبات وظيفة ونطاق عمل معيَّن، وقد تشمل هذه التقييمات تدريبات تؤهل الموظفين وتزودهم بالمهارات اللازمة لتسلم المناصب القيادية والإدارية في المؤسسة.
2. استخدام الأدوات التكنولوجية في برامج تدريب الموظفين:
يمكن الاستفادة من الأدوات التكنولوجية في إدارة برامج تدريب الموظفين وزيادة فاعليتها وتحقيق أقصى فائدة ممكنة منها، وتعتمد منهجيات التدريب والتطوير التقليدية بشكل أساسي على التواصل الإنساني، كما أنَّها تتطلب من المتدرب أن يعتمد على نفسه ويبذل جهده في التعلم.
يواجه المتدرب بدوره مشقة بالغة في تطبيق المهارات المكتسبة وترسيخها بسبب ضغوطات العمل، ويمكن الاستفادة من الأدوات التكنولوجية في تخفيف الضغوطات الواقعة على عاتق فريق العمل وتبسيط إجراءات التدريب.
فوائد استخدام منصات "أنظمة إدارة التعلم" (LMS) في برامج تدريب الموظفين:
تؤدي "أنظمة إدارة التعلم" دوراً بارزاً في إدارة برامج التدريب، فهي تساعد قسم الموارد البشرية على جدولة مواعيد الدورات التدريبية، ومتابعة التقدم المُحرَز، وإدارة المقاييس بفاعلية.
"نظام إدارة التعلم" هو عبارة عن تطبيق برمجي مُصمَّم لتنظيم إجراءات الإدارة، والتقديم، والمتابعة الخاصة بالدورات التعليمية، وبرامج التدريب، وغيرها من تجارب التعلم.
تُستخدَم "أنظمة إدارة التعلم" لتطبيق برامج تدريب الموظفين وتقديم الشهادات وتنظيم كافة إجراءات العمل، وتتيح هذه الأنظمة الإلكترونية للمدير إمكانية متابعة إجراءات تطوير الموظفين، وتقييم التقدم المُحرَز في كفاءاتهم ومهاراتهم، وأهدافهم المهنية.
يمكن الاستفادة من أدوات أتمتة التذكيرات، وإدارة الموارد المركزية، والمقاييس التي تقدمها "جوجل أناليتيكس" (Google Analytics) في إعداد برامج تدريب فعالة تسهم في تحسين أداء الموظفين مع مرور الوقت.
استخدام أدوات "الذكاء الاصطناعي" (AI) في برامج التدريب:
تسعى فِرَق المؤسسة للبحث عن وسائل تساعدها على تحسين إجراءات إدارة برامج التدريب عن طريق الاستفادة من أدوات "الذكاء الاصطناعي".
تساعد هذه الأدوات على تحديث النهج الذي تستخدمه الشركات لتدريب الموظفين بفضل ميزات الأتمتة والتخصيص التي تقدمها في كافة مراحل العمل، وتنجح الشركات بالمقابل في تخفيض تكاليف التدريب وتحسين النتائج عن طريق الاستفادة من التغذية الراجعة التي تعتمد على أداء الموظف.
يستفيد قادة الفِرَق من أدوات "الذكاء الاصطناعي" في تنظيم العمليات الإدارية، وإجراءات إصدار الشهادات، في حين تساعد التذكيرات المؤتمتة على الحفاظ على التزام جميع المشاركين وضبط سير العمل.
يمكن تحصيل الشهادات عن طريق التدريبات التي تعتمد على الحاسب أو الدورات الإلكترونية، وهي تمنح الموظفين إمكانية دراسة المواد في الزمان والمكان الذي يناسبهم في أثناء العمل على تحقيق الأهداف التدريبية المطلوبة.
3. توفر العناصر الأساسية لبرامج التدريب الناجحة:
يجب إعداد برنامج فعال لإدارة التدريبات التي تجري ضمن نطاق الشركة، وفيما يأتي 5 خطوات تساعد على إدارة برامج التدريب بفاعلية:
- تحديد أهداف واضحة للاحتياجات التدريبية الأساسية.
- زيادة اندماج الموظفين عبر تنويع طرائق ومنهجيات التلقين التي تراعي كفاءاتهم وأنماط التعلم الخاصة بهم.
- توفير فرص تدريب عملية للموظفين الرئيسين في الشركة مثل قادة الفِرَق ومديرو المشاريع، عن طريق تقديم برامج الكوتشينغ والمنتورينغ.
- متابعة مقاييس ومؤشرات الأداء عبر منصات التعلم الإلكترونية.
- توفير الأدوات اللازمة لتقييم أداء الموظفين.
تحديد أهداف ونتائج قابلة للقياس:
تقتضي الإدارة الفاعلة لبرامج التدريب تحديد أهداف ونتائج واضحة وقابلة للقياس، ويمكن القيام بهذه الخطوة عن طريق تطبيق معايير "الأهداف الذكية" (SMART goals) التي توصي باختيار أهداف محددة، وقابلة للقياس والتحقيق، ووثيقة الصلة بأهداف الشركة واحتياجات الموظفين، ومؤطرة زمنياً.
يجب أن تراعي أهداف برنامج التدريب النتائج المطلوبة من فريق العمل من أجل ضمان تضافر واتساق الجهود المبذولة، وتحديد المقاييس والمعايير اللازمة لمتابعة التقدم وتقييم فاعلية العمل.
يُنصَح بمراجعة هذه المقاييس بانتظام من أجل ضبط سير العمل، والحفاظ على التزام المشاركين، وضمان تحقيق الأهداف المهنية، ومساعدة أعضاء الفريق على زيادة فاعلية العمل والإنتاجية.
متابعة التقدم عن طريق تحليل البيانات المتوفرة:
يتطلب نجاح برامج تدريب الموظفين إجراء تحسينات وتحديثات دورية تراعي التغيرات في احتياجات القوى العاملة في الشركة، ويتم ذلك عن طريق رصد التقدم المحرز باستخدام تقنيات تحليل البيانات المتوفرة، وتزداد فاعلية إجراءات الإدارة في قسم التعلم والتطوير عند متابعة التقدم والتأكد من تحقيق النتائج المطلوبة.
الاستفادة من التقييمات والتغذية الراجعة:
تقتضي الإدارة الفاعلة لبرامج تدريب الموظفين إجراء التقييمات وجمع التغذية الراجعة بشكل دوري، ويُنصَح بجمع التغذية الراجعة خلال جلسات التدريب وبعد انتهائها؛ بغية إجراء التحسينات اللازمة وضمان تحقيق أهداف الموظفين وتلبية احتياجاتهم.
تساعد إجراءات التقييم على تقدير فاعلية برامج التدريب وتطبيق التعديلات والتغييرات التي تسهم في تحسين النتائج، وتساعد استطلاعات الرأي ومجموعات التركيز على تقييم أداء الموظفين وتكوين فكرة واضحة عن تكاليف التدريب.
يُنصَح بالاستفادة من نشاطات التطوير والتدريب آنفة الذكر، إلى جانب برامج الكوتشينغ المخصصة لتنمية مهارات التواصل في تحسين مبادرات تطوير الموظفين، ورفع الروح المعنوية بين أعضاء الفريق عندما يدركون مدى اهتمام الإدارة والتزامها بمساعدتهم على تحقيق التقدُّم والتنمية المهنية.
في الختام:
قد تواجه المؤسسة بعض التحديات والمشكلات في إدارة برامج تدريب الموظفين، ويقتضي التغلُّب على هذه التحديات الالتزام ببعض الخطوات والمعايير الأساسية التي تضمن تنظيم سير العمل وتطبيق الإجراءات بفاعلية، ولقد قدَّم الجزء الأول من المقال 3 أركان أساسية لإدارة برامج التدريب بفاعلية، ويبحث الجزء الثاني والأخير في بقية الأركان.
