توجد الكثير من الأمور التي تدخل في تنفيذ نظام إدارة التعلُّم  الجديد، ويجب على المؤسسات مراعاة احتياجات الموظفين وفريق العاملين فيها وأصحاب المصلحة عند إطلاق برنامج التعليم الإلكتروني داخل الشركة، ومع ذلك، يتوجب على شركات التدريب أن تخطو خطوة إلى الأمام لتحديد متطلبات العملاء والتعامل معها، فهم بحاجة إلى نظام إدارة تعلُّم متعدد الاستخدامات مع مجموعة واسعة من الميزات لتلبية توقعات الجميع.

تتطلب الموضوعات المتنوعة وأهداف التدريب والقيود التي تفرضها التكاليف التي تُصرَف على العميل وجود نظام قوي ومرن، ومن ثمَّ، أنت تحتاج إلى التخطيط المسبق وإعداد ميزانية مفصَّلة للحصول على أكبر قيمة مقابل المال، كما يجب أن تتجنب شركات التدريب هذه الأخطاء الشائعة في الميزانية للحصول على أفضل عائد استثمار لنظام إدارة التعلُّم.

أهم 7 أخطاء في الميزانية يجب تجنُّبها

1. غموض الجمهور المستهدف

بعض شركات التدريب ببساطة غير متأكدة من هوية عملائها، أو ما الذي يحتاجون إليه فعلاً من التدريب عبر الإنترنت؛ إذ قد يتعرفون إلى أمور جديدة مع بعض الأبحاث السوقية، لكنَّهم لا يحصلون على الصورة الكاملة قبل الاستثمار في نظام إدارة التعلُّم الجديد، ومن ثمَّ، هم يجهلون الميزات التي يجب البحث عنها، أو مستوى الدعم الذي يحتاجون إليه، أو أفضل نوع للنشر؛ حيث ينتهي بهم الأمر إلى تجاوز الميزانية؛ ذلك لأنَّهم يضطرون إمَّا إلى توسيع أدواتهم لتحسين الوظائف، وإمَّا إلى الأسوأ من ذلك، الاستثمار في نظام جديد آخر لمعالجة المشكلات.

لهذا السبب، من الهام أن تنجز أعمالك وتكتشف لماذا يستثمر جمهورك في التدريب أساساً، وذلك دون ارتكاب المزيد من الأخطاء المتعلقة بالميزانية، ثم اسأل نفسك، لماذا يختارون خدماتك؟ وكيف سيتفاعلون مع نظام إدارة التعلُّم؟

2. عدم إنشاء قائمة ميزات خاصة بك

يجب عليك كشركة تدريب، ألَّا تفكر في الميزات التي يجب أن تمتلكها فحسب؛ وإنَّما ما الذي سيبحث عنه العملاء، على سبيل المثال: أنت تقدم خدمات للمؤسسات الكبرى التي تحتاج إلى نشر برامج تدريب عالمية عن الامتثال (يشير مصطلح تدريب الامتثال إلى عملية تعلُّم الموظفين القوانين واللوائح وسياسات الشركة التي يجري تطبيقها على مسؤولياتهم اليومية تجاه أعمالهم).

وقد تحتاج إلى نظام إدارة التعلُّم مع نظامٍ لإدارة الشهادات والدعم متعدد اللغات، ونظام متطور لإعداد التقارير، وحتى إن كنتَ ستُجري التحديثات والصيانة بدلاً عنهم، فهم لا يزالون بحاجة إلى هذه الميزات للحصول على أفضل عائد استثمار؛ لذلك، تواصل مع فريقك لتحديد الميزات التي يحتاجون إليها، وكيف سيتناسب نظام إدارة التعلُّم مع سير العمل اليومي.

3. التقليل من أهمية دعم المورِّدين

حتى أكثر مقدمي التدريب خبرةً يحتاجون إلى المساعدة بين الحين والآخر، شأنهم شأن العملاء الذين يتعاقدون معهم، ومن ثمَّ، لا ينبغي أبداً التقليل من قيمة أو أهمية وجود مورِّدين يدعمون نظام إدارة التعلُّم دعماً متطوراً لتجنب أخطاء الميزانية.

على سبيل المثال: قد يكون النظام الذي يقدم خدمات محدودة - مثل الأسئلة الأكثر تداولاً - أقل تكلفةً الآن، ولكن ماذا سيحدث إذا واجهتَ مشكلةً خطيرةً بعد شهر من الآن وتحتاج إلى توجيه شخصي؟ تُحمِّلك التأخيرات تكاليف أكثر على الأمد الطويل، كما هو الحال مع تعيين خبير استشاري بتكنولوجيا المعلومات تابع لجهة خارجية للحصول على مساعدته.

4. عدم تحديد منحنى التعلُّم

يوجد خطأ كبير في الميزانية يجب تجنبه عند الاستثمار في نظام إدارة التعلُّم، وهو عدم حساب الوقت الذي تستغرقه لإتقان الأداة بالفعل؛ حيث ينطبق هذا على منحنى التعلُّم لفريقك وعملائك المستقبليين.

على سبيل المثال: نظام إدارة التعلُّم غني بالميزات وقابل للتعديل بالكامل، لكن هل يعرف فريقك طريقة استخدامه لصالحهم؟ وهل يمتلكون المهارات والخبرات اللازمة في مجال تكنولوجيا المعلومات؟ أم أنَّك ستضطر إلى قضاء بضعة أسابيع في مساعدتهم على التكيُّف مع النظام الأساسي الجديد قبل التعمق في تطوير المحتوى؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد يؤدي ذلك إلى التقليل من ميزانيتك وتأجيل الجدول الزمني لعملية البدء.

5. سوء فهم هيكل الأسعار

أحد أهم الاعتبارات عند تطبيق نظام إدارة التعلُّم الجديد هو اختيار أفضل هيكل للأسعار؛ حيث توفر المنصات المختلفة خيارات دفع وأنواعاً مختلفة من النشر، على سبيل المثال: يطالب بعض البائعين برسوم اشتراك شهرية ويضيفونها إلى النظام بدلاً عنك، بينما يطلب منك الآخرون دفع جميع تكاليف الترخيص مقدَّماً، وتستضيفه أنت داخلياً، كما يجب أن تكون على علم بطريقة قيام البائع بالتسعير، وما الذي يتضمنه هيكل الأسعار، وفيما إذا كان يتضمن التحديثات والتحسينات.

6. تحديات التوافق

أنت تضمن أنَّ نظام إدارة التعلُّم الجديد يوفر جميع الميزات الأساسية، وأنَّك تفهم هيكل الأسعار، وستحصل على المستوى المثالي من الدعم، ومع ذلك، لا يزال بإمكانك مواجهة عقبة أخرى تتعلق بتدمير الميزانية، وهي انعدام التوافق وعدم الحصول على الدعم في مسألة الدمج، فيجب أن يكون نظام إدارة التعلُّم الجديد متوافقاً مع أدواتك الحالية، ويجعل عملية ترحيل البيانات خالية من التوتر.

وبخلاف ذلك، قد ينتهي بك الأمر إلى دفع فاتورة الأدوات البديلة أو الوظائف الإضافية التي تزيد في ميزانيتك، أو سيتوجب على فريقك تخصيص قدر كبير من الوقت والموارد لجعل كل أمر يعمل بانسجام.

7. عدم المحاسبة عن الصيانة المستمرة

يوجد نوعان للصيانة يجب إدراجهما في ميزانية نظام إدارة التعلُّم الخاص بك؛ فالنوع الأول للنظام نفسه؛ حيث يجب التأكد من أنَّ الأداة محدَّثة دائماً وأكثر تقدماً حتى تتمكن من الاستمرار في المنافسة في السوق، والنوع الثاني، يتعامل مع المحتوى؛ حيث يجب أن تكون قادراً على تخصيص الموارد لتحديث ومراجعة وتوسيع المحتوى الخاص بك داخل النظام.

كما يتضمن ذلك شراء مواد إضافية، مثل النماذج التي يمكنك إعادة توظيفها، فإذا كانت شركتك عبارة عن شركة استشارية للتدريب أو كنتَ مزوداً، فيمكنك تحصيل رسوم من العملاء مقابل جزء صغير من تكاليف الصيانة، ومع ذلك يتوجب عليك تغطية صيانة نظام إدارة التعلُّم بنفسك؛ لأنَّه يُستخدَم في جميع حساباتك ومشاريعك.

الخلاصة

نادراً ما يكون الاستثمار في نظام إدارة التعلُّم الجديد خالياً من التوتر؛ حيث يوجد دائماً شعور بالقلق بشأن ما إذا كنتَ قد اخترتَ النظام المناسب الذي يلبِّي احتياجات الجميع، ومع ذلك، يمكن أن يساعدك هذا الدليل على تجنب 7 أخطاء شائعة في الميزانية، وتقليل مخاطر شعور المشتري بالندم، لا سيَّما إذا كنتَ تبحث عن جمهورك المستهدَف؛ حيث يجب أن تحدِّد الأمور التي عليك أن تمتلكها، وعوامل منحنى التعلُّم مسبقاً.

هل أنشأتَ قائمة متطلبات لنظام إدارة التعلَّم الجديد الخاص بك؟ وهل فكرتَ في جميع التكاليف؟ وهل يمكنك تحمُّل التكاليف التي يدفعها كبار منافسي نظام إدارة التعلُّم؟ أو هل توجد رسوم خفية قد تقلِّل من مواردك المحدودة؟