إدارة برامج التدريب الاستراتيجية ضرورية لنجاحها في تحقيق الأهداف المطلوبة، وتحسِّن إجراءات الإدارة أداء العمل وجودة الخدمات المقدَّمة للعملاء وتزيد أرباح الشركة.
أهمية إدارة برامج التدريب
تحديد إجراءات وأسس إدارة برنامج التدريب ضروري لنجاحه خاصة في المراحل الأولى من إعداد استراتيجيات التدريب، وتنجح برامج التدريب في تحسين الأداء وترسيخ التغييرات والمهارات المكتسبة على الأمد الطويل عند التركيز على اندماج المتدربين وتقديم الدعم المستمر، وتكمن مشكلة معظم برامج التدريب الحالية في عجزها عن تحقيق نتائج وتغييرات دائمة؛ بل إنَّها كثيراً ما تقع طي النسيان بعد مدة قصيرة من انتهائها.
يجب تخصيص ما يكفي من الموارد، والجهود، والقوى العاملة لإعداد استراتيجية طويلة الأمد تحسِّن سير العمل ضمن المؤسسة، وهذه الطريقة أفضل من تطبيق الحلول المؤقَّتة التي لا تدوم طويلاً، ويجب تحديث برامج التدريب باستمرار استجابةً للمتطلبات التي تفرضها التغيرات في استراتيجيات البيع والمنتجات الجديدة التي تُطرَح في السوق، وتنخفض فاعلية برامج التدريب مع مرور الزمن، ولا تبقى صالحة لتلبية احتياجات العملاء، وهو ما يؤدي إلى حدوث انخفاض حاد في مستوى اندماجهم معها، وهذا الاندماج ضروري جداً عند تقديم الدورات التدريبية، ويجب التركيز على عامل الاندماج للحفاظ على مصدر دخل مستقر من تقديم الدورات التدريبية.
العناصر الأساسية في برامج التدريب
فيما يأتي 6 عناصر أساسية في برامج التدريب:
1. إدارة "نظام إدارة التعلم" (LMS Administration)
"نظام إدارة التعلم" هو برنامج يُستخدَم في إعداد برامج التدريب وتقديمها للمتلقي، ويجب تعيين مشرف يمتلك المؤهِّلات والمهارات اللازمة للتعامل مع "نظام إدارة التعلم" من أجل ضمان سير العمل بسلاسة، وتحقيق أقصى فائدة ممكنة من النظام، وتشمل مسؤوليات المشرف متابعة إجراءات عمل "نظام إدارة التعلم" والتحقق من استقراره وأدائه، وتحديد دور المستخدم، وإصدار الشهادات المخصصة، وتقديم التغذية الراجعة، ودعم كل من المستخدمين والمتدربين على حدٍّ سواء.
ينظِّم المشرف من جهة أخرى إجراءات العمل بين الفِرَق متعددة الوظائف، ويجب أن يكون قادراً على التواصل مع القوى العاملة المشاركة وتوثيق العلاقة مع كافة الفِرَق والأقسام الموجودة ضمن المؤسسة إضافة إلى مديري المشاريع، وتشمل وظائف المشرف أيضاً إعداد برامج التدريب، ومتابعة إجراءات التطبيق وتقييمها، والاستفادة من ميِّزات "نظام إدارة التعلم" في تلبية احتياجات المشاركين.
2. تحديث الدورات التدريبية وإنشاء دورات جديدة
التحديث والتطوير هام جداً لضمان نجاح إجراءات إدارة برامج التدريب، وكثيراً ما تفقد برامج التدريب فاعليتها مع مرور الوقت بسبب إهمال إجراءات التحديث والتصويب، لهذا السبب يُنصَح باتخاذ التدابير اللازمة لتحديث محتوى برامج التدريب وإجراء التحسينات والتصويبات اللازمة لضمان فاعليتها ومواكبتها للتغيرات والتطورات التي تحدث في القطاع.
يجب تحديث محتوى الدورة التدريبية عند إطلاق المنتجات والخدمات الجديدة لكي يبقى صالحاً وفعالاً في ظل التطورات الجارية، ويمكن الاستعانة بخبراء التعلم والتطوير المختصين في التصميم، والتدريب، وإدارة البرامج في تحديث المحتوى والمواد، وتستفيد المؤسسة من خبراتهم وتجاربهم في التعامل مع الاحتياجات التدريبية الخاصة بالقوى العاملة ضمنها، ولا يجب أن تتوقف إجراءات الإدارة بعد إصدار برنامج التدريب؛ بل يُنصَح بالمداومة على تحسين الخدمات وتحديثها، وإجراء التعديلات والتغييرات التي تزيد فاعليتها وتحسِّن إجراءات التطوير في المؤسسة.
3. دعم المتدرِّب
تغفل كثير من برامج التدريب عن إجراءات دعم المتدربين، ويعتمد نجاح "نظام إدارة التعلم" على فاعليته في تلبية الاحتياجات التدريبية، وهو يتطلب تقديم الدعم والتوجيه المستمر، ويُنصَح بتقديم خدمة الدعم السريع بغية الحفاظ على حماسة المتدربين وشعورهم بالراحة والأمان خلال البرنامج، وإضفاء عنصر الثقة إلى العلاقات والصلات التي تشكلها المؤسسة مع عملائها.
4. خدمة العملاء
يتطلَّب العمل مع الشركاء والعملاء تقديم الدعم المستمر الذي يضمن سير العمل بسلاسة وتحسين فاعلية برامج التدريب، وتشمل عناصر الدعم ما يأتي:
- المساعدة في الحجز.
- تبسيط وتحديث التسلسل الهرمي.
- اقتراح الدورات التدريبية المناسبة.
- تقديم نصائح لإدارة الميزانية المخصصة للتدريب وتحقيق أقصى فائدة ممكنة منها.
- توجيه المتدربين.
5. إدارة التجارة الإلكترونية
يمكن أن تواجه المؤسسة صعوبة في تأمين الميزانية والتمويل اللازم لإعداد برامج التدريب وتقديمها، فيختار بعضهم بيع الدورات التدريبية من خلال الإنترنت بغية تأمين مصدر دخل إضافي، وهذا يتطلب توفر مستوى رفيع في الإدارة، وتشمل إجراءات الإدارة تنظيم عمليات الدفع، واسترداد الأموال، وعرض الحسومات، والرموز الترويجية، وإصدار الفواتير، وتقديم التقارير عن الإيرادات، ويجب تحديد طريقة تسجيل وتوثيق هذه الطلبات توثيقاً صحيحاً في السجلات المالية للشركة، ويمكن تكليف قسم إدارة الشؤون المالية بمهمة تقديم التقارير الخاصة بالطلبات الفردية المحدودة نسبياً، أو قد يستعين بعضهم بجهات خارجية لإدارة وظائف التجارة الإلكترونية الخاصة ببرامج التدريب، ويمكن الاستفادة من بيع الدورات التدريبية من خلال الإنترنت في تحقيق المزيد من الأرباح، أو قد يستثمر بعضهم هذه الإيرادات الإضافية في توسيع نطاق التدريب أو إعداد برامج ذاتية التمويل.
6. متابعة إجراءات التنفيذ وإصدار التقارير المنتظمة
يجب متابعة عمليات تطبيق مبادرات التدريب والتطوير وإجراء تقييمات دورية لتحديد التدابير الفعالة والأخرى التي تحتاج للتحسين أو التغيير، وفيما يأتي 3 طرائق لتقييم برامج التدريب:
جمع التغذية الراجعة
التغذية الراجعة المنتظمة ضرورية لتقييم فاعلية إجراءات التدريب، ويمكن جمع التغذية الراجعة عن طريق إجراء استطلاعات الرأي أو المقابلات التي تقدِّر فاعلية برامج التدريب.
مراقبة السلوكات
يمكن تقدير المهارات والمعارف المكتسبة عن طريق مراقبة السلوكات وتقييمها، وحساب مقدار الزيادة في المبيعات وغيرها من العوامل التي تكوِّن فكرة عن فاعلية برامج التدريب، ويمكن الاستفادة من علم تحليلات التعلم في جمع البيانات الخاصة بعمليات التدريب والتطوير وتحليلها ومقارنتها.
النظر في نتائج المشروع التجاري
يمكن تقدير هذه العوامل عن طريق تقييم الأداء الفعلي في المؤسسة وهذا يشمل النظر في المبيعات، والوحدات المباعة، والحصة السوقية مثلاً.
إدارة برامج التدريب
فيما يأتي 8 خطوات لإدارة برامج التدريب:
1. ترتيب الاحتياجات التدريبية وفقَ الأولوية
تقتضي الخطوة الأولى تحديد أهداف برنامج التدريب، وهي تساعد على التفكير والتخطيط الاستراتيجي اللازم لبدء العمل على إعداد خطة مترابطة تجزِّئ الأهداف الكبيرة إلى مراحل وإجراءات عملية ممنهجة يمكن إدارتها بسهولة وسلاسة، تُخطَّط في هذه المرحلة أيضاً الميزانية، ويُحدَّد الوقت، والتكاليف، والموارد اللازمة قبل إطلاق برنامج التدريب.
2. تخطيط الميزانية
تعتمد الميزانية المطلوبة على طريقة إجراء التدريب، فقد تختار بعض المؤسسات الاعتماد على الخبراء والمصادر المتوفرة ضمنها، في حين تستعين أخرى بخدمات الشركات المختصة بالتدريب، ويمكن تخفيض التكاليف عن طريق الاستعانة بالشركات الخارجية المختصة بإعداد استراتيجيات التدريب والتطوير، وهي أجدى اقتصادياً على خلاف ما يظنه بعضهم.
قد تواجه المؤسسة صعوبة في الالتزام بميزانية محددة عند الاعتماد على الفِرَق والموارد المتوفرة في إعداد وتطبيق برامج التدريب، في حين يمكن ضبط المصاريف والالتزام بميزانية محددة عند الاستعانة بشركات التدريب الخارجية، إذ تُجرى مجموعة من النقاشات والمحادثات مع خبراء التدريب من البداية لوضع المخططات، وتحديد النفقات والمصاريف اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة في كافة مراحل العمل.
3. اختيار طريقة تطبيق البرنامج
تعتمد استراتيجية العمل اعتماداً أساسياً على طريقة تطبيق برنامج التدريب، ويتعلق اختيار الطريقة بالاحتياجات التدريبية والمصادر اللازمة، ويمكن تقديم المحتوى من خلال الإنترنت أو على أرض الواقع ضمن قاعات مخصصة لإجراء التدريب، وقد ازدادت شعبية التعلم المدمج الذي يجمع بين الطريقتين آنِفَتَي الذكر في الآونة الأخيرة.
4. تصميم الدورة التدريبية
يؤدي تصميم الدورة التدريبية دوراً محورياً في تحديد تجربة المستخدم، ويجب أن يكون البرنامج ممتعاً لكي يشجِّع المتدرب على المشاركة الفاعلة والاندماج مع المحتوى ويرسِّخ المعلومات والمهارات المكتسبة على الأمد الطويل، ويجب أن تقدِّم المواد التدريبية معلومات قيِّمة للمتلقي، خاصة عندما تكون معروضة للبيع، لهذا السبب ينبغي الحرص على تنفيذ برامج التدريب وفق معايير احترافية، وتقديم المعلومات اللازمة لتلبية احتياجات الجمهور المستهدف.
5. تنظيم إجراءات الإدارة والإشراف
يجب الحرص على توفير أدوات التواصل اللازمة لتأمين الدعم الذي يحتاج إليه العملاء والمتدربون في كافة مراحل العمل، وينبغي أن تشمل هذه الإجراءات برامج الالتحاق بالعمل، والدعم التقني، والاستراتيجي، إضافة إلى دعم المستخدم، ومساعدة العملاء على إدارة حساباتهم، ويشرف الإداريون على تنفيذ البرنامج، إلى جانب دورهم في مساعدة العملاء، والمتدربين، ومديري المشاريع عند الحاجة.
6. إعداد خطة إطلاق برنامج التدريب
يجب أن تفكر في احتياجات المستخدمين المستهدفين قبل إطلاق برنامج التدريب عن طريق النظر في النقاط الآتية:
- تحديد المرحلة التي سيطلب فيها العميل برنامج التدريب، ويمكن أن يحتاج العميل إلى برنامج التدريب قبل استخدام المنتج أو الخدمة، أو قد يطلب بعضهم إتاحة إمكانية الوصول إلى مواد التدريب عند الحاجة.
- النظر في إمكانية توجيه المتدربين إلى صفحات الدعم عند الحاجة، أو عن طريق إرسال النصائح، ومقاطع الفيديو من خلال البريد الإلكتروني.
- تقدير مدى حاجة المؤسسة لاستخدام البرمجيات أو البوابات الخدمية لتقديم التدريبات، أو الاستفادة من المواقع الإلكترونية و"أنظمة إدارة التعلم".
7. إعداد استراتيجيات تسويق الدورات التدريبية
يجب إعداد استراتيجيات وخطط تسويق تروِّج للدورات التدريبية وتبيعها للجمهور المستهدف، وفيما يأتي 4 استراتيجيات لتسويق الدورات التدريبية:
تعزيز ولاء الجمهور المستهدف للعلامة التجارية
يُنصَح بتقديم التخفيضات والعروض للاحتفاظ بالعملاء وتشجيعهم على تكرار عمليات الشراء.
التركيز على تحسين محركات البحث (SEO)
يجب أن تُنشِئ محتوى يتصدر نتائج بحث العملاء المحتملين، ويزيد عدد زوار الموقع الإلكتروني الذي تُعرَض فيه الخدمات التدريبية.
إنشاء دورات تجريبية مجانية
يمكن طرح نسخ تجريبية مجانية لبرامج التدريب بغية إعطاء المستخدمين لمحة عن الخدمات التي تقدمها وزيادة عدد المبيعات.
إنشاء المدوَّنات
يحسِّن إنشاء المحتوى النصي محركات البحث، ويساعد على الوصول لشريحة أكبر من الجمهور المستهدف، وإعطاء العملاء المحتملين فكرة عن الأدوات والخدمات التدريبية.
8. تقييم البرامج وتحسينها
يمكن تحسين فاعلية برامج التدريب عن طريق تخصيص ما يكفي من الوقت والجهد لمراجعة الإجراءات والتحقق من فاعليتها وتطبيق التعديلات والتحديثات اللازمة، ويتطلب نجاح برامج التدريب والتطوير التحديث المستمر استجابةً للتغيرات في احتياجات المتدربين ومتطلبات التنمية، وجمع التغذية الراجعة ضروري لتحديث برامج التدريب وتعديلها بما يتوافق مع متطلبات المرحلة الراهنة.
