يوجد عدد كبير من المنصات المتخصِّصة في إعداد وتنظيم برامج التدريب، ويعتمد اختيار المنصة على التقنيات والأساليب والميزات التي توفرها من أجل تنظيم وإدارة برامج التدريب، والخدمات التي تقدِّمها لزيادة فاعلية التدريب وسلاسته بالنسبة إلى المتدربين والمشرفين على حدٍّ سواء.
تختلف "أنظمة إدارة التعلُّم" عن بعضها من حيث الميزات والخدمات التي تقدِّمها، كما تختلف المنصات من حيث ميزات "نظام إدارة التعلُّم" التي توفرها، والنهج الذي تتبعه في تصميم تجربة المستخدم.
يتطلب اختيار المنصة المناسبة الاطلاع على ميزات "نظام إدارة التعلُّم" التي تقدِّمها، ومقارنتها مع احتياجات المؤسسة لاتخاذ القرار النهائي.
يقدِّم المقال 10 ميزات أساسية "لأنظمة إدارة التعلُّم" يجب توفرها في المنصة التي يقع اختيارك عليها، ويمكنك أن تعتمد على هذه الميزات في اختيار المنصة التي تلائم احتياجاتك، أو استبدال المنصة التي تستخدمها في الوقت الحالي بواحدة أفضل منها، وفي كلتا الحالتين، يساعدك الاطلاع على الميزات على زيادة فاعلية وكفاءة برنامج التدريب في جميع مراحله.
الميزات الأساسية "لأنظمة إدارة التعلُّم" بالنسبة إلى المشرف:
فيما يأتي 5 ميزات "لأنظمة إدارة التعلُّم" يجب توفرها في منصة التدريب:
1. تعديل محتوى الدورات التدريبية:
تتميز برامج التعلُّم الإلكتروني الفعالة بحداثة وتنوع المحتوى الذي تقدمه، وتكمن مشكلة هذا النوع من المحتوى في ضخامة الموارد البشرية والمادية اللازمة لإعداد المواد التدريبية وإدارتها.
تتيح ميزة تعديل المحتوى للمشرفين إمكانية الوصول لدورات تدريبية جاهزة عن مختلف الموضوعات، كما أنَّها تسمح لهم بإعادة استخدام محتوى قديم، واستيراد المواد من الإنترنت، وإعداد مواد جديدة من مقاطع الفيديو، والملفات الصوتية، والعروض التقديمية، إلى الاستطلاعات، والتقييمات، والاختبارات.
تزود هذه الميزة المستخدم بمخزن افتراضي يتيح له إمكانية تجميع المحتوى في مكان واحد وإدارته ومشاركته مع المتدربين.
2. التقييم وإعداد التقارير:
يجب تقييم تجربة المتدرِّب باستمرار بهدف تحديد نقاط الضعف التي تحتاج إلى التحسين والحفاظ على فاعلية التدريب بناءً عليها.
تساعد التقارير الجاهزة المشرفين على زيادة فاعلية التدريب وتحسين تجربة المتدرِّب وتفاعله مع المحتوى، فيكوِّن المشرف فكرة واضحة عن مدى فاعلية التدريب عند الاطلاع على سجلات الحضور، ومعدلات إنهاء الدورة التدريبية، وتقارير التقدم الفردية والجماعية.
تتيح بعض المنصات من ناحية أخرى إمكانية الحصول على تقييمات رفيعة المستوى عن طريق تقديم أدوات مخصصة لإعداد التقارير، وخاصية الفرز، والقدرة على أتمتة وجدولة التقارير على مستوى برنامج التدريب بأكمله.
3. أدوات الأتمتة:
تساعد أدوات الأتمتة المشرفين على توفير الوقت والجهد والتركيز على ضبط وتحسين إجراءات الإدارة الأساسية.
يجب عليك أن تبحث عن "نظام إدارة تعلم" يقدم ميزات وأدوات أتمتة مثل رسائل التذكير بالمواعيد النهائية، وإشعارات انتهاء صلاحية الشهادات، والإجراءات المترتبة على نتائج التقارير.
4. خيارات التعديل والتخصيص:
يتحكم المشرف على "نظام إدارة التعلُّم" في واجهة المستخدم وطريقة تقديم المحتوى، وهي عملية معقدة تتطلب كثيراً من الوقت والجهد قياساً بباقي العمليات الإدارية، ويمكن تبسيط العملية عن طريق استخدام منصة تدريب تقدم مجموعة شاملة من خيارات الضبط والتعديل والتخصيص، وتساهم هذه المنصات من ناحية أخرى في تخفيف أعباء العمل الواقعة على كاهل المشرفين، والتوتر النفسي الذي يتعرضون له.
يمكن تقسيم خيارات التخصيص إلى العناصر الآتية:
1. بناء العلامة التجارية:
تتيح منصات العلامة البيضاء للمشرف إمكانية تصميم واجهة المستخدم وتخصيصها حسب الطلب بهدف إنشاء بيئة مريحة ومألوفة للمتدربين، وبالنسبة إلى الشركات الكبرى، يجب اختيار منصة تتيح إمكانية تخصيص العلامة التجارية لكل فرع على حدة عندما تختلف هوية الشركة من فرع لآخر.
2. مسارات التعلُّم:
تتيح مسارات التعلُّم للمشرفين إمكانية تحديد ترتيب الدورات التدريبية بالاعتماد على مجموعة من الشروط والمتطلبات.
3. أنواع المستخدمين:
إنَّ إعداد الملفات التعريفية والمفصلة عن الجمهور يتيح للمشرف إمكانية تخصيص الوظائف والأذونات بحسب الاحتياجات الفردية، إضافة إلى تشكيل مجموعات تدريب مستهدفة ومتنوعة.
5. عمليات التكامل:
إنَّ تعاون الشركات الكبرى مع الأطراف الخارجية يتيح لها إمكانية توحيد نظامها التقني وتوفير تجربة متسقة ومتكاملة للمستخدم، ويتوفر في السوق عدد كبير من التطبيقات والخدمات المتخصصة، ويجب أن تشمل عمليات التكامل الفئات والمنصات الآتية:
1. الموارد البشرية:
إنَّ التكامل مع الموارد البشرية يتيح للمشرفين إمكانية استيراد بيانات الموظفين مباشرةً إلى "نظام إدارة التعلُّم"، وتساعد هذه العملية على توفير الوقت، كما أنَّ تكامل تدريب الموظفين مع عمليات الموارد البشرية يساعد المشرف على تحديد ميول وأنماط المستخدمين واتخاذ الإجراءات على أساسها.
2. "تسجيل الدخول الأحادي" (Single Sign On):
إنَّ تكامل "نظام إدارة التعلُّم" مع مزود خدمات المصادقة الإلكترونية يجعل عمليات الاشتراك وتسجيل الدخول بسيطة وسلسة، ويضمن هذا التكامل الأمان والخصوصية دون أن يضطر المتدرِّب إلى حفظ مجموعة من كلمات المرور المختلفة، كما لا يضطر المشرف إلى إعادة تعيين كلمة المرور بشكل متواصل.
3. مؤتمرات الفيديو:
إنَّ التكامل مع برمجيات مؤتمرات الفيديو ضروري "لنظام إدارة التعلُّم"؛ نظراً لدوره في زيادة فاعلية ومتعة التدريب؛ لذا عليك أن تبحث عن منصات تتيح إمكانية التعاون، ومشاركة الشاشة في الزمن الحقيقي، وميزات التسجيل والتعديل، والمحادثات المباشرة، والملصقات و"نسق الرسومات المتبادلة" (gifs)، والأدوات التفاعلية، وإرسال الدعوات وتفعيل الميزات بسهولة.
4. تطبيق "زابير" (Zapier):
يتيح التكامل مع تطبيق "زابير" إمكانية الوصول لعدد كبير من الخدمات والتطبيقات الخارجية التي يصعب الحصول عليها من دونه، ويصبح تكامل تطبيق "زابير" مع "نظام إدارة التعلُّم" ضرورياً عندما يعتمد المشرف على تطبيقات "سلاك" (Slack)، و"زينديسك" (Zendesk)، و"ميل تشيمب" (MailChimp) في العمليات والإجراءات اليومية.
5. المحتوى:
يتسنى للمشرف إمكانية إعداد دورات تدريبية متنوعة ومبتكرة ومفيدة بزمن قياسي عند دمج التطبيقات التي تدعم معايير التعلُّم الإلكتروني مثل معيار "سكورم" (SCORM)، و"تين كان" (Tin Can (xAPI، مع إمكانية الوصول إلى مكتبات متخصصة بتقديم المحتوى المطلوب.
ميزات "أنظمة إدارة التعلُّم" الأساسية بالنسبة إلى المتدربين:
فيما يأتي بعض الميزات الضرورية لتقديم تجربة تعلُّم إلكتروني فعالة ومُرضية بالنسبة إلى المتدرِّب:
1. التعلُّم المتنقل:
يجب أن يتسنى للمتدرِّب إمكانية الوصول إلى مواد التدريب في المكان والزمان الذي يناسبه، ومن هنا برزت فكرة تطبيقات الأجهزة المحمولة التي تتيح لجميع الموظفين بالتساوي إمكانية الوصول لمحتوى التدريب بالطريقة التي تتناسب مع ظروفهم واحتياجاتهم وتضمن راحتهم.
يتيح التعلُّم المتنقل للمستخدم اختيار زمان ومكان إتمام نشاطات التدريب، ويتم تقديم المحتوى بهذه الطريقة بشكل أساسي عن طريق تطبيق "التعلُّم المصغر" (microlearning).
2. أدوات التواصل:
يُعد التعلُّم الاجتماعي أسلوب تدريب فعالاً جداً؛ لأنَّه يحول المتلقي السلبي إلى مشارك نَشِط، وتساهم منتديات النقاشات، والمحادثات المباشرة، والتعليقات والمراسلات في إنشاء مجتمعات تتشارك نفس الاهتمامات من أي مكان في العالم.
يمكنك أن تختار "نظام إدارة تعلم" يتيح إمكانية استخدام منتديات النقاشات في وحدات معيَّنة من الدورات التدريبية، بهدف تقديم محتوى تفاعلي وممتع بالنسبة إلى المستخدمين.
3. "التعلُّم المدمج" (Blended learning):
تزداد فاعلية التدريب عند دمج الجلسات الصفية على أرض الواقع مع نظيرتها الإلكترونية، ويناسب التدريب المدمج مختلف أنماط التعلُّم، ويتيح للمتدربين إمكانية التحكُّم بعناصر التدريب، فضلاً عن دوره في زيادة اندماج وتفاعل المتدربين عن طريق توفير ميزة التغذية الراجعة والنشاطات التفاعلية في الزمن الحقيقي.
يجب أن يتضمن "نظام إدارة التعلُّم" المصمَّم لدعم "التعلُّم المدمج" الميزات الآتية:
- القدرة على تنظيم مواعيد الورشات عبر الإنترنت.
- أتمتة إشعارات نشاطات التدريب المدمج المقبلة.
- القدرة على التسجيل في الدورة التدريبية وإدارتها بسهولة.
- التكامل مع مؤتمرات الفيديو التي تقدم سبورة افتراضية، وتتيح إمكانية مشاركة الملفات، والمحادثات في الزمن الحقيقي وغيرها من الخدمات المشابهة.
4. "التلعيب" (Gamification):
يمكن الاستفادة من "التعليب" في إضفاء عناصر الحماسة والمتعة إلى نشاطات وإجراءات التدريب، فضلاً عن دوره في زيادة تفاعل واندماج المتدربين، وتشمل ميزات "التعليب" الأساسية التي يجب توفرها في "نظام إدارة التعلُّم" النقاط، والأوسمة، والمكافآت، والمستويات، ولوحات المتصدرين على سبيل المثال.
5. تعزيز إمكانية الوصول للمحتوى:
يتطلب إعداد برنامج تدريب شامل يحظى على رضى العملاء عدم التوقف عند المبادئ التوجيهية العامة للوصول إلى محتوى الويب (WCAG-2)، وإنَّما يجب البحث عن "نظام إدارة تعلم" يقدم ميزات جاهزة للوصول إلى الموقع الإلكتروني، وتشمل هذه الميزات إضافة الترجمات لمقاطع الفيديو، أو التكامل مع منصات المؤتمرات حتى يتسنى لك تخزين الجلسات المباشرة ومشاركتها مع المتدربين.
تعوق عوامل اللغة والموقع الجغرافي إمكانية وصول بعض المستخدمين لمحتوى التدريب، ويمكن التغلب على هذه المشكلة عن طريق استخدام "نظام إدارة تعلم" يقدم ميزات توطين المحتوى وتعدد اللغات، حتى يتمكن المتدرب من حضور التدريب بصرف النظر عن موقعه الجغرافي، ولغته، وثقافته، ومنطقته الزمنية.
في الختام:
لا يمكن الجزم بأنَّ الميزات هي العامل الحاسم في اختيار "نظام إدارة التعلُّم"، فثمة عوامل أخرى يجب أخذها بالحسبان مثل الميزانية، ودعم العملاء، والجداول الزمنية للإجراءات، ومتطلبات الاستضافة.
يمكنك أن تستفيد من الأفكار الواردة في هذا المقال في حصر خيارات البحث عن المنصة المناسبة، فتستحق عملية الاختيار أن تخصِّص لها ما يلزم من الوقت؛ لأنَّها تحدِّد مكانة وفاعلية التدريب في المؤسسة.
